目次
はじめに
「PMBOKにおけるプロジェクト計画書とは、どのような資料のこと？」
「プロジェクトマネジメント計画書や管理計画とは何が違うの？」
「実際に作るときは、どの項目から書けばいいの？」と迷っていませんか。
PMBOKでは、プロジェクトを進める前に、目的、成果物、スケジュール、コスト、品質、リスク、関係者との進め方などを整理し、関係者が同じ内容を確認できる状態にしておくことが大切です。
この記事では、PMBOKにおけるプロジェクト計画書の意味、主な構成項目、作成手順、プロジェクトマネジメント計画書や管理計画との違いについて、初心者の方にも分かりやすいように順を追って説明していきます。
プロジェクト計画書とPMBOKの関係
PMBOKを確認するときは、普段の職場で使われる「プロジェクト計画書」という呼び方と、PMBOKで使われる正式な用語を分けて考える必要があります。
ここでは、PMBOK上での正式な位置づけを確認しながら、プロジェクト計画書、プロジェクトマネジメント計画書、プロジェクト憲章、管理計画の違いを整理していきます。
PMBOKに「プロジェクト計画書」という正式名称はない
PMBOKでは、「プロジェクト計画書」という正式な名前の書類を作るとは定められていません。
示されているのは、スコープ、スケジュール、コスト、品質、リスクなど、プロジェクトを進めるために管理すべき内容です。日本で「プロジェクト計画書」と呼ばれる資料は、これらの内容を1つにまとめたものとして使われることが多くあります。
そのため、PMBOKに沿って計画書を作る場合は、PMBOKの管理項目を自社の書式に合わせて整理して記載する形になります。
PMBOKでの正式な位置づけ
PMBOKで正式に位置づけられているのは、「プロジェクト計画書」ではなく「プロジェクトマネジメント計画書」です。
これは、作業範囲、費用、品質、リスク、連絡方法など、プロジェクトを管理するための内容をまとめる文書です。
そのため、PMBOKを基準に計画書を作る場合は、単なる予定表ではなく、何をどのように管理するのかを整理して書くことが大切です。
プロジェクト憲章との違い
プロジェクト憲章は、プロジェクトを正式に開始するための文書です。
目的や背景、責任者、主な成果物などをまとめ、プロジェクトを進める承認を得るために作成します。一方、プロジェクト計画書は、承認後にプロジェクトをどのように進めるかを整理する文書です。
作業範囲やスケジュール、費用、リスクなどをまとめ、進捗を確認しながら活用します。
つまり、プロジェクト憲章は「開始を決める文書」、プロジェクト計画書は「進め方を決める文書」と考えると分かりやすいです。
計画書と管理計画の違い
計画書は、プロジェクト全体の進め方を1つにまとめた文書です。
目的や作業範囲、スケジュール、担当者、費用、リスクなどを整理し、関係者が共通の内容を確認できるようにします。一方、管理計画は、スケジュールやコスト、品質、リスクなどの項目ごとに、管理方法や確認基準を定めるものです。
つまり、計画書は全体を整理する文書、管理計画は各項目の管理方法を決める内容と考えると分かりやすいです。
PMBOKで整理されるプロジェクト計画書の構成
PMBOKの考え方でプロジェクト計画書を整理するときは、目的や背景だけを書いて終わりではなく、何をどこまで作るのか、いつまでに進めるのか、誰が担当するのかまで一つずつ確認する必要があります。
ここでは、プロジェクト計画書に入れておきたい主な構成項目を順番に見ていきます。
プロジェクトの目的・背景
プロジェクトの目的・背景には、「なぜこのプロジェクトを行うのか」と「何を達成したいのか」を書きます。
目的があいまいだと、作業範囲やスケジュールを決める際の判断がぶれやすくなります。そのため、解決したい課題や目指す状態、関係者が共有しておく前提を最初に整理しておくことが大切です。
目的を明確にしておくことで、その後の作業内容や進め方も同じ基準で判断しやすくなります。
スコープと成果物
スコープと成果物には、プロジェクトで行う作業の範囲と、完成時に受け渡すものを書きます。
スコープがあいまいだと、途中で作業が増えたり、完成イメージにずれが生じたりすることがあります。そのため、対応する作業と対応しない作業、納品する資料やシステム、完成と判断する条件を最初に整理しておくことが大切です。
こうしておくことで、スケジュールや費用、担当範囲も決めやすくなります。
スケジュールとマイルストーン
スケジュールとマイルストーンには、プロジェクトの開始日や各作業の期限、重要な確認日を書きます。予定があいまいだと、作業の遅れや確認漏れに気づきにくくなります。
そのため、作業ごとの開始日と完了日、関係者が確認する日、納品前の判断日などをあらかじめ整理しておくことが大切です。
こうしておくことで、プロジェクトの進み具合を共通の基準で確認しやすくなります。
体制図と役割分担
体制図と役割分担には、プロジェクトに関わる部署や担当者、責任者、承認者を整理して書きます。
役割があいまいだと、作業が止まったり、同じ作業を重複して進めたりする原因になります。そのため、作業を担当する人、進捗を確認する人、最終判断をする人を明確にしておくことが大切です。
こうしておくことで、作業依頼や進捗確認、承認の流れもスムーズになります。
リスク管理と課題管理
リスク管理と課題管理には、まだ起きていない問題への備えと、すでに発生している問題への対応を書きます。
これらを分けて整理することで、事前に備える内容と、今すぐ対応すべき内容が分かりやすくなります。そのため、発生しそうな問題と対策、すでに発生している課題、担当者、対応期限を整理しておくことが大切です。
こうしておくことで、状況に応じて適切に対応しやすくなります。
コミュニケーション計画
コミュニケーション計画には、誰に、いつ、どの方法で、何を共有するのかを書きます。
共有方法が決まっていないと、連絡漏れや認識のずれが起こりやすくなります。そのため、報告先や報告の頻度、会議の日程、使用する連絡手段、共有する資料をあらかじめ整理しておくことが大切です。
こうしておくことで、関係者全員が同じ情報を同じタイミングで確認しやすくなります。
PMBOKベースでプロジェクト計画書を作成する流れ
PMBOKベースでプロジェクト計画書を作成するときは、いきなりスケジュール表や担当者一覧から作り始めるのではなく、まずプロジェクトの目的と成功条件をそろえることが大切です。
ここでは、PMBOKの考え方に沿ってプロジェクト計画書を作成する流れを見ていきます。
目的と成功条件を整理する
目的と成功条件を整理するときは、プロジェクトを行う理由と、どの状態になれば成功と判断するのかを明確にします。
目的があいまいだと、作業範囲やスケジュール、担当範囲の判断がぶれやすくなります。そのため、解決したい課題や目指す状態、完成時に確認する成果物、承認条件を最初に整理しておくことが大切です。
こうしておくことで、その後の計画も同じ基準で進めやすくなります。
WBSとスケジュールを決める
WBSとスケジュールを決めるときは、必要な作業を小さな単位に分け、開始日や完了日、担当者を決めます。
作業内容があいまいだと、誰が何をいつまでに行うのか分からず、進捗も確認しにくくなります。そのため、作業項目や順番、担当者、開始日、完了日、確認日をあらかじめ整理しておくことが大切です。
こうしておくことで、作業量や期限を共通の基準で確認しやすくなります。
体制・役割・承認フローを整理する
体制・役割・承認フローを整理するときは、担当者や責任者、確認者、承認者を明確にします。
役割が決まっていないと、作業が止まったり、誰に確認すればよいのか分からなくなったりすることがあります。そのため、作業担当や進捗確認者、成果物の確認者、承認者をあらかじめ整理しておくことが大切です。
こうしておくことで、作業依頼から確認、承認までをスムーズに進めやすくなります。
リスクと対応方針を明確にする
リスクと対応方針を明確にするときは、起こりそうな問題と、その対処方法をあらかじめ決めておきます。
事前に整理していないと、問題が発生したときに対応が遅れたり、判断に迷ったりすることがあります。そのため、想定されるリスクや影響、事前の対策、発生後の対応、判断する責任者を整理しておくことが大切です。
こうしておくことで、問題が起きても落ち着いて対応しやすくなります。
PMBOKベースのプロジェクト計画書の簡易構成例
PMBOKベースでプロジェクト計画書を作る場合でも、小規模な案件まで分厚い資料にする必要はありません。関係者が少なく、期間も短いプロジェクトであれば、目的、成果物、作業範囲、スケジュール、担当者、リスクなど、進行中に確認する項目を絞ってまとめると使いやすくなります。
ここでは、小規模プロジェクトで使いやすい構成例と、最低限入れておきたい管理項目を整理していきます。
小規模プロジェクトの構成例
| 項目 | 記載内容の例 |
|---|---|
| 目的 | プロジェクトの目的・達成したい内容 |
| 成果物 | 納品物や完成イメージ |
| 作業範囲 | 実施する作業・対象外の作業 |
| スケジュール | 開始日・完了日・主なマイルストーン |
| 担当者 | 担当者・責任者・承認者 |
| リスク | 想定されるリスクと対応方法 |
| 連絡方法 | 会議日程・チャット・メールなどの共有方法 |
小規模プロジェクトでは、必要な情報を1つの資料にまとめると管理しやすくなります。
まずは目的や成果物を明確にし、そのうえで作業範囲やスケジュール、担当者、リスク、連絡方法を整理すると、関係者全員が同じ内容を確認しながら進めやすくなります。
最低限まとめるべき管理項目
| 管理項目 | 記載する内容 |
|---|---|
| 目的 | プロジェクトの目的・達成目標 |
| 成果物 | 納品物・完成条件 |
| 作業範囲 | 対応する作業・対象外の作業 |
| スケジュール | 開始日・完了日・主な期限 |
| 担当者 | 担当者・責任者・承認者 |
| リスク | 想定される問題と対応方針 |
| 連絡方法 | 報告先・会議・チャットなどの共有方法 |
これらの項目を1つの資料にまとめておくと、関係者が同じ内容を確認しながらプロジェクトを進めやすくなります。
まずは最低限の管理項目をそろえ、必要に応じて詳細な管理内容を追加していくと、実際の運用でも使いやすい計画書になります。
初心者が最初に省略しない方がよい項目
| 項目 | 省略しない理由 |
|---|---|
| 目的 | プロジェクトの方向性を共有するため |
| 成果物 | 完成基準を明確にするため |
| 作業範囲 | 対応する作業と対象外を区別するため |
| スケジュール | 期限や進捗を確認するため |
| 担当者 | 誰が何を担当するかを明確にするため |
| リスク | 問題が起きたときに対応しやすくするため |
| 連絡方法 | 報告や相談のルールを統一するため |
初めて計画書を作る場合は、項目を減らしすぎないことが大切です。
まずは上記の内容を整理しておけば、目的や役割、進め方を関係者全員で共有しやすくなり、プロジェクトをスムーズに進めやすくなります。
プロジェクト計画書を作成する際のポイント
プロジェクト計画書は、一度作れば終わりの資料ではなく、プロジェクトを進めながら確認し、必要に応じて直していく資料です。
ここでは、プロジェクト計画書を作成するときに押さえておきたい粒度や運用のポイントを整理していきます。
最初から完璧に作り込まない
最初から完璧な計画書を作ろうとすると、作成に時間がかかり、プロジェクトの開始が遅れることがあります。
計画書は一度作って終わりではなく、進行に合わせて更新していく資料です。そのため、まずは目的や成果物、期限、担当者、確認方法など、着手前に必要な内容を整理しましょう。
未確定の項目は空欄にせず、「確認中」や決定予定日を記載しておくと、あとから見直しやすくなります。
関係者が理解できる粒度にする
関係者が理解できる粒度にするときは、誰が読んでも内容を正しく理解できる書き方を心がけます。
略語や担当者しか分からない表現が多いと、確認や説明の手間が増えてしまいます。そのため、作業名や担当者、期限、確認方法、完了条件は、関係者全員が同じ意味で受け取れる表現で整理することが大切です。
細かい手順まで書き込みすぎず、必要な判断ができる内容にまとめると、使いやすい計画書になります。
更新を前提に運用する
計画書は、一度作成したら終わりではなく、プロジェクトの進行に合わせて更新していくことが大切です。
スケジュールや担当者、作業範囲、リスクなどは、進行中に変更されることがあります。そのため、更新日や更新者、変更した内容、変更理由を記録し、関係者が常に最新の情報を確認できる状態にしておきましょう。
これにより、認識のずれや手戻りを防ぎやすくなります。
プロジェクト計画書作成でよくある失敗
プロジェクト計画書は、項目を増やせば増やすほど使いやすくなるわけではありません。
ここでは、プロジェクト計画書を作成するときに起こりやすい失敗と、作っただけで終わらせないために注意したい点を整理していきます。
情報を詰め込みすぎる
情報を詰め込みすぎると、目的や期限、担当者など、重要な内容を見つけにくくなります。
作業手順や会議メモ、参考資料まで1つの文書にまとめると、確認に時間がかかり、必要な情報を見落としやすくなります。
そのため、計画書には日常的に確認する内容だけをまとめ、詳しい説明や参考資料は別の資料に分けて管理することが大切です。
管理方法だけ細かく決めてしまう
管理方法だけ細かく決めても、目的や成果物、作業範囲があいまいでは、プロジェクトをスムーズに進めることはできません。
管理の手順が増えすぎると、報告資料の作成に時間を取られ、本来の作業が遅れることもあります。
そのため、まずは目的や成果物、作業範囲、担当者、完了条件を整理し、その内容を確認するための手段として管理方法を決めることが大切です。
作っただけで運用されなくなる
作っただけで更新されない計画書は、実際の進行と内容がずれてしまいます。
更新ルールがないと、古い情報のまま放置され、必要な場面で役立たなくなることもあります。そのため、計画書は作成して終わりではなく、進捗確認のたびに期限や担当者、変更内容、未対応の課題を見直すことが大切です。
こうしておくことで、関係者全員が最新の情報を共有しやすくなります。
まとめ
PMBOKでは、「プロジェクト計画書」という正式な文書は定義されていませんが、プロジェクトマネジメント計画書や各管理計画の考え方を取り入れることで、実務で使いやすい計画書を作れます。
計画書を作るときは、まず目的や成果物を明確にし、次に作業範囲やスケジュール、担当者、リスク、連絡方法などを整理していくことが大切です。
小規模なプロジェクトでも、これらの基本項目を押さえておくことで、関係者全員が同じ認識で進めやすくなります。
また、計画書は一度作って終わりではありません。
進捗に合わせて内容を見直し、変更点を反映しながら運用することで、認識のずれや手戻りを防ぎやすくなります。
初めて作成する場合は、最初から完璧を目指す必要はありません。
まずは必要な項目をシンプルに整理し、プロジェクトの状況に合わせて少しずつ更新していくことを意識すると、実際の業務でも活用しやすい計画書になります。