目次
はじめに
「プロジェクトマネジメントの具体例って、実際には何を管理するの？」
「プロジェクトを任されたけれど、どこから手を付ければいいの？」と迷っていませんか。
プロジェクトを進める際は、作業内容や担当者、期限を決めたつもりでも、途中で予定より遅れたり、課題が発生したりすると、何を確認してどう対応すればよいのか分からなくなることがあります。
この記事では、具体的なプロジェクトの例をもとに、管理する項目や基本的な進め方を整理します。
プロジェクトマネジメントとは？
プロジェクトマネジメントは、決められた目標に向けて計画を立て、作業の進捗や課題を確認しながらプロジェクトを進めていくための管理方法です。
ここでは、プロジェクトマネジメントの基本的な考え方と全体像を順に説明します。
プロジェクトマネジメントとは？
プロジェクトマネジメントとは、決められた目標を達成するために、作業内容や担当者、期限などを計画し、進み具合を確認しながら管理することです。
たとえば、10月31日までに成果物を完成させる場合は、必要な作業を洗い出し、それぞれの担当者と期限を決めます。
作業に遅れが出たときは原因を確認し、担当者や期限を調整するなど、必要に応じて計画を見直しながら目標達成を目指します。
Webサイト制作を例にプロジェクトマネジメントの全体像を確認
Webサイト制作では、公開日から逆算して、要件整理、デザイン、コーディング、テストなどの作業と担当者、期限を決めます。
たとえば、11月30日に公開する場合は、各作業の開始日と終了日を設定し、定期的に進み具合を確認します。
デザインの遅れでコーディングに影響が出る場合は、後続作業の予定を調整するなど、全体の状況を見ながら公開日に向けて進めていきます。
プロジェクトマネジメントで管理する項目の例
プロジェクトマネジメントでは、作業の進捗だけでなく、対応する範囲やスケジュール、予算、品質、人員など複数の項目を管理します。
ここでは、プロジェクトマネジメントで管理する代表的な項目について、それぞれの役割を順に説明します。
スコープ｜プロジェクトで対応する範囲を決める
スコープでは、プロジェクトで実施する作業と、実施しない作業の範囲を決めます。
たとえばWebサイト制作なら、「トップページを含む5ページと問い合わせフォームを制作する」など、対象となる成果物を具体的に設定します。
範囲が曖昧だと途中で追加作業が発生しやすいため、開始時点でどこまで対応するのかを明確にしておくことが大切です。
スケジュール｜作業内容と期限を決めて進捗を管理する
スケジュールでは、必要な作業を洗い出し、それぞれの開始日と終了日を決めて進捗を管理します。
たとえば、4月1日から5日まで要件整理、6日から15日まで設計というように、作業ごとに期間を設定します。
開始後は予定と実際の進み具合を確認し、遅れがあれば後続作業への影響を考えながらスケジュールを調整します。
コスト｜予算内で完了できるように費用を管理する
コストでは、プロジェクトに必要な費用を見積もり、決められた予算内で完了できるように管理します。
人件費や外注費、システム利用料などの項目ごとに予定額を設定し、実際に発生した費用と比較します。
予定より支出が増えている場合は原因を確認し、必要に応じて作業内容や発注内容を見直します。
品質｜成果物が求める基準を満たしているか確認する
品質では、完成した成果物が事前に決めた基準を満たしているかを確認します。
Webサイトなら、表示崩れがないか、リンクが正しく動作するか、必要なページが完成しているかなどを確認します。
あらかじめ確認項目や合格条件を決めておくと、担当者による判断の違いを減らしやすくなります。
リソース｜必要な人員と役割を決める
リソースでは、プロジェクトに必要な人員を確保し、それぞれの担当作業や役割を決めます。
たとえば、プロジェクトマネージャー、デザイナー、エンジニアなど、必要な作業に合わせて担当者を配置します。
誰が何を担当するのかを明確にしておくことで、作業をスムーズに進めやすくなります。
リスク｜遅延やトラブルを想定して対策する
リスクでは、プロジェクト中に起こりそうな遅延やトラブルを事前に考え、対応方法を決めておきます。
たとえば、必要な資料の提出が遅れる可能性がある場合は、提出期限を早めに設定するなどの対策が考えられます。
問題が起きてから対応するだけでなく、あらかじめリスクを整理して備えておくことが大切です。
コミュニケーション｜関係者への情報共有方法を決める
コミュニケーションでは、誰に、何を、いつ、どのように共有するのかを決めます。
たとえば、メンバーとは週1回の会議で進捗を共有し、責任者には週次報告で課題や状況を伝えるといった方法があります。
報告先や共有する内容、頻度をあらかじめ決めておくことで、重要な情報の伝達漏れを防ぎやすくなります。
プロジェクトマネジメントの進め方を具体例で解説
プロジェクトマネジメントは、最初に目標や完了条件を決め、必要な作業や担当者、期限を整理して計画を立てることから始めます。
ここでは、具体例を交えながらプロジェクトマネジメントの進め方を順に説明します。
プロジェクトマネジメントの進め方
プロジェクトマネジメントは、最初に目標や完了条件を決め、必要な作業や担当者、期限を整理して計画を立てることから始めます。
ここでは、Webサイト制作などの具体例を交えながら、基本的な進め方を順に説明します。
目的とゴールを決めて完了条件を明確にする
最初に、プロジェクトで何を達成するのかを決め、完了と判断できる条件を明確にします。
Webサイト制作なら、「11月30日までに5ページを公開し、問い合わせフォームを利用できる状態にする」など、期限や成果物を具体的に設定します。
ゴールを明確にしておくことで、その後の作業や進捗を確認するときの基準が分かりやすくなります。
必要な作業を洗い出して分解する
次に、ゴールを達成するために必要な作業を洗い出し、実際に進められる単位まで分けていきます。
Webサイト制作なら、要件整理、ページ設計、デザイン、コーディング、テスト、公開準備などに分け、必要に応じてさらに細かく整理します。
作業を具体的にしておくことで、必要な工程が分かり、スケジュールも立てやすくなります。
担当者と期限を決めて計画を立てる
洗い出した作業ごとに担当者と期限を決め、プロジェクト全体のスケジュールを作ります。
たとえば、4月1日から5日までを要件整理、6日から15日までをデザインとするなど、作業の順番も考えながら予定を組みます。
誰がいつまでに何を担当するのかを明確にすると、それぞれが取り組む作業を把握しやすくなります。
進捗を確認して遅れや問題を早めに把握する
プロジェクトが始まったら、計画と実際の進み具合を定期的に比べ、遅れている作業や問題がないかを確認します。
たとえば週1回の進捗確認で、完了した作業や遅れている作業を確認すると、スケジュールへの影響を早めに把握できます。
遅れが見つかった場合は原因を確認し、必要に応じて担当者や期限を調整します。
変更やトラブルが発生したら計画を見直す
途中で仕様変更やトラブルが発生したときは、その影響を確認して必要に応じて計画を見直します。
Webサイト制作でページの追加が必要になった場合は、作業時間や担当者、公開日への影響を確認し、期限や作業の順番を調整します。
変更した内容は関係者にも共有し、認識を合わせながら作業を進めることが大切です。
成果物を確認してプロジェクトを完了する
すべての作業が終わったら、成果物が最初に決めた完了条件を満たしているかを確認します。
Webサイト制作なら、予定したページが公開されているか、問い合わせフォームが正しく動くかなどを確認します。
修正が必要な部分に対応し、すべての条件を満たしたことを確認できればプロジェクトは完了です。
プロジェクトマネジメントで使われる代表的な手法の例
プロジェクトマネジメントでは、作業内容やスケジュール、作業同士の関係などを整理するために、さまざまな手法が使われます。
ここでは、WBSやガントチャート、PERT、CCPMなど、代表的な手法の特徴を順に説明します。
WBS｜必要な作業を細かく分解する
WBSは、プロジェクトに必要な作業を洗い出し、実行しやすい単位まで分けて整理する手法です。
Webサイト制作なら、「サイト制作」を要件整理、ページ設計、デザイン、コーディング、テストなどに分け、必要に応じてさらに細かくします。
作業を一覧にすることで抜け漏れを確認しやすくなり、担当者や期限も決めやすくなります。
ガントチャート｜作業スケジュールを見える化する
ガントチャートは、作業ごとの開始日と終了日を横棒で示し、スケジュールを見える化する手法です。
たとえば、「要件整理は4月1日から5日」「デザインは6日から15日」のように作業期間を表示します。
予定と実際の進み具合を比べることで、遅れている作業や全体のスケジュールを確認しやすくなります。
PERT｜作業の順序や依存関係を整理する
PERTは、作業にかかる期間や作業同士のつながりを整理し、プロジェクト全体の流れを把握するための手法です。
たとえば、作業Aが終わらないと作業Bを始められない場合は、その関係を図で表して作業の順序を明確にします。
どの作業の遅れが後続作業や完了日に影響するのかを把握しやすくなり、スケジュールを考える際にも役立ちます。
CCPM｜重要な工程と余裕時間を管理する
CCPMは、作業の順序だけでなく、人員などのリソースも考えながら、プロジェクト全体の納期を管理する手法です。
各作業に余裕を持たせるのではなく、工程の後ろなどにバッファを設け、どの程度使われているかを確認します。
たとえば作業の遅れでバッファの消費が増えた場合は、納期への影響を確認しながら早めに対応します。
まとめ
プロジェクトマネジメントでは、目標や完了条件を明確にしたうえで、スコープ、スケジュール、コスト、品質、リソース、リスク、コミュニケーションなどを管理します。
具体的には、必要な作業を洗い出して担当者と期限を決め、進捗や問題を確認しながら、遅れや変更が発生した場合は計画を見直して対応します。
また、WBSやガントチャート、PERT、CCPMなどの手法を使うことで、作業やスケジュール、依存関係、バッファなどを整理しやすくなります。
プロジェクトの状況に合わせて管理項目と手法を使い分け、成果物が完了条件を満たしていることを確認するまで継続して管理することが重要です。