目次
はじめに
「プレゼンは、どんな順番で話せば分かりやすくなるの？」
「スライドを作り始めたものの、何を最初に置いて、どう本題へつなげればいいか分からない」と迷っていませんか。
発表する内容は決まっていても、思いついた情報からスライドに並べていくと、話の順番が前後したり、結論が最後まで伝わらなかったりすることがあります。
この記事では、プレゼン構成の基本的な流れを整理しながら、聞き手が内容を追いやすい順番の決め方や、構成を作るときのポイントを解説します。
プレゼンの構成とは？
プレゼンでは、伝えたい情報を並べるだけでは、聞き手が「何について説明しているのか」「どこが重要なのか」をつかみにくくなることがあります。
ここでは、プレゼン構成が果たす役割と、スライド作成前に全体の流れを決める重要性について解説します。
プレゼン構成
プレゼン構成は、伝えたい内容を整理し、聞き手が理解しやすい順番に並べるためのものです。
「最初に伝えること」「詳しく説明すること」「最後に伝えること」を決めておけば、話の流れを追いやすくなります。
また、各項目で伝える内容を整理することで、説明の重複や必要な情報の抜けも防ぎやすくなります。
スライドを作る前に全体の流れを決めることが重要
スライドを作る前に、プレゼン全体で何をどの順番で伝えるかを決めておきましょう。
「導入→本題→まとめ」の流れを作り、それぞれの内容を割り振ってからスライドにすると、作成を進めやすくなります。
先に流れを整えておけば、後から説明を追加したり、重複したスライドを削ったりする修正も減らせます。
プレゼン構成の基本の流れは「導入・本題・まとめ」
プレゼンの内容を分かりやすく伝えるには、話す情報を「導入・本題・まとめ」の3つに分けて組み立てる方法があります。
ここでは、導入・本題・まとめの3つに分けて、それぞれに盛り込む内容を解説します。
導入では目的や聞き手が知りたい内容を明確にする
導入では、「何について話すのか」「聞き終わったときに何が分かるのか」を最初に伝えます。
プレゼンの目的や内容を示しておくと、聞き手も何に注目すればよいか分かりやすくなります。
導入は長くなりすぎないよう、1〜2分程度を目安に本題へ進みましょう。
本題では伝える情報を順番に整理して説明する
本題では、伝えたい情報を3〜5項目程度に分け、理解しやすい順番で説明します。
1つの項目で扱う内容を絞ると話の流れを追いやすくなり、前後の説明のつながりも伝わりやすくなります。
まとめでは重要なポイントや伝えたい結論を示す
まとめでは、本題のなかから特に覚えてほしいポイントを振り返り、最後に結論を伝えます。
すべての内容を繰り返すのではなく、重要なポイントを2〜3点程度に絞ると、プレゼンで伝えたかったことを整理して受け取ってもらいやすくなります。
わかりやすいプレゼン構成の作り方
わかりやすいプレゼン構成を作るには、最初からスライドの文章やデザインを考えるのではなく、何をどの順番で伝えるかを整理することが大切です。
ここでは、目的と結論の決め方から、情報の整理、伝える順番の決め方まで解説します。
プレゼンの目的と最終的に伝えたい結論を決める
まず、プレゼンを聞いた相手に「何を理解してほしいのか」「何を判断してほしいのか」を明確にします。
そのうえで、最終的に伝えたい結論を1つに絞っておくと、構成に必要な情報を選びやすくなります。
聞き手に必要な情報だけを整理する
伝えたい情報を書き出したら、結論を理解するために必要かどうかを確認しましょう。
すでに知られている内容や結論につながらない情報は省き、必要なものを3〜5項目程度に分けると、本題で説明する内容を整理しやすくなります。
内容を伝える順番に並べて構成を作る
整理した情報は、聞き手が理解しやすい順番に並べます。
前提となる情報から詳しい説明へ進み、最後に結論へつながる流れにすると、内容を追いやすくなります。
並べた後は前後のつながりを確認し、説明の飛びや重複があれば整えていきましょう。
プレゼン構成を作るときに意識したいポイント
プレゼン構成を作るときは、伝えたい内容を順番に並べるだけでなく、聞き手が迷わず理解できる流れになっているかを確認することが大切です。
ここでは、結論や目的の示し方、情報量の整理、聞き手が自然に理解できる順番の確認方法について解説します。
最初に結論や目的を示して理解しやすくする
プレゼンの冒頭では、最終的に伝えたい結論や目的を1〜2文で示します。
最初に話の到達点を伝えておくと、聞き手はその後の説明が何につながるのかを意識しながら聞けるため、話の流れを理解しやすくなります。
1つの流れに不要な情報を入れすぎない
構成に入れる情報は、プレゼンの目的や結論につながるものに絞りましょう。
なくても結論を理解できる情報は省き、1つの項目で伝える内容を1つにすると、何について説明しているのかが分かりやすくなります。
聞き手が自然に理解できる順番になっているか確認する
構成を作ったら、最初から順番に読み、前の説明を踏まえて次の内容を理解できるか確認します。
必要な情報が後ろにあれば前へ移し、同じ内容が繰り返されている場合は1か所にまとめると、自然で分かりやすい流れに整えられます。
プレゼン構成でよくある失敗例
プレゼンの内容を十分に準備していても、構成の作り方によっては聞き手に要点が伝わりにくくなることがあります。
ここでは、プレゼン構成で起こりやすい3つの失敗例について解説します。
伝えたい情報を並べるだけで流れがない
伝えたい情報を思いついた順番に並べると、前後のつながりが弱くなり、聞き手が話の流れを追いにくくなります。
構成を作ったら最初から読み直し、前の説明を踏まえて次の内容を理解できる順番になっているか確認しましょう。
結論が後になり聞き手が内容を理解しにくい
結論を最後まで示さないと、聞き手は何のための説明なのか分からないまま話を聞くことになります。
冒頭で結論を示し、その理由や根拠を順番に説明すると、話の方向が分かりやすくなり、内容も理解しやすくなります。
目的に対して不要な情報を入れすぎている
プレゼンに情報を詰め込みすぎると、何が重要なのか伝わりにくくなります。
構成に入れる内容は、目的の達成や結論の理解に必要かどうかを確認し、なくても伝わる情報は省きながら整理しましょう。
目的に合わせてプレゼン構成を調整する方法
プレゼンでは、説明・提案・報告などの目的によって、聞き手が必要とする情報や伝える順番が変わります。
ここでは、説明・提案・報告の3つに分けて、目的に合わせたプレゼン構成の調整方法を解説します。
説明するプレゼンでは理解しやすい順番で整理する
説明するプレゼンでは、聞き手が内容を理解しやすい順番に情報を並べます
。最初にテーマや前提を示し、その後に詳しい内容を説明すると、話の流れを追いやすくなります。
構成を作った後は、前後のつながりに無理がないか確認しましょう。
提案するプレゼンでは課題と解決策を明確にする
提案するプレゼンでは、最初に解決したい課題を示し、その理由と解決策を順番に説明します。
課題と解決策のつながりを分かりやすくすることで、聞き手も「なぜこの提案が必要なのか」を理解しやすくなります。
報告するプレゼンでは結果と理由を整理する
報告するプレゼンでは、最初に結果を示し、その後に理由を説明すると内容を把握しやすくなります。
理由が複数ある場合は2〜3項目程度に分け、結果との関係が分かる順番に整理すると、伝えたい内容がまとまりやすくなります。
まとめ
プレゼンを分かりやすく伝えるには、スライドを作る前に全体の構成を整えておくことが大切です。
「導入・本題・まとめ」を基本に、目的や結論を明確にしてから必要な情報を順番に並べると、聞き手も話の流れを追いやすくなります。
情報をたくさん盛り込むよりも、「何を一番伝えたいのか」を意識して内容を絞ることがポイントです。
まずはスライドを作り始める前に、伝えたい結論と大まかな流れを書き出すところから始めてみましょう。