目次
はじめに
「プレゼンテーションは、どんな順番で話せばわかりやすくなるの？」
「資料を作り始めたものの、内容がうまくまとまらない」と感じることはありませんか。
伝えたい情報はそろっているのに、スライドの順番を決められなかったり、説明が長くなって結局何を伝えたいのかわからなくなったりすると、準備の手が止まりやすくなります。
この記事では、プレゼンテーションの基本構成を押さえながら、導入から本題、まとめまでをどのようにつなげればよいのか、わかりやすい組み立て方を紹介します。
プレゼンテーションの基本構成とは？
プレゼンテーションは、伝えたい内容をただ順番に並べるだけでは、聞き手に意図が伝わりにくくなります。
ここでは、プレゼンテーションの基本となる「導入・本論・まとめ」の3部構成と、それぞれの役割を見ていきます。
プレゼンテーションの基本構成
プレゼンテーションは、基本的に「導入・本論・まとめ」の3つで構成します。
導入でテーマや目的を示し、本論で具体的な内容を説明したあと、まとめで重要なポイントや結論を伝えると、聞き手が話の流れを追いやすくなります。
各構成パートの役割と伝える内容
導入では、テーマや目的を示し、これから何を話すのかを伝えます。
本論では、根拠やデータを交えながら内容を説明し、まとめでは重要なポイントを振り返って、聞き手に覚えてほしい結論を伝えます。
プレゼンテーションの基本構成の組み立て方
プレゼンテーションを分かりやすく組み立てるには、「導入・本論・まとめ」のそれぞれで何を伝えるかを決めておくことが大切です。
ここでは、3つのパートをどのように組み立てればよいのかを具体的に見ていきます。
導入で目的と結論を伝える
導入では、「何について話すのか」と「何を伝えたいのか」を明確にします。
最初に結論まで示しておくと、聞き手は本論で注目すべきポイントをつかみやすくなります。
導入は全体の10〜20％程度を目安にしましょう。
本論で根拠や具体例をわかりやすく説明する
本論では、導入で示した結論を支える根拠や具体例を順番に説明します。
伝えるポイントを3つ程度に絞り、「根拠→具体例」の順で組み立てると、聞き手も内容を理解しやすくなります。
本論は全体の60〜80％程度が目安です。
まとめで要点と次の行動を伝える
まとめでは、本論の要点を2〜3点に絞って振り返り、最後に聞き手に取ってほしい行動を伝えます。
「○日までに回答してください」のように、行動や期限を具体的に示すと、次に何をすればよいかが分かりやすくなります。
まとめは全体の10〜20％程度を目安にしましょう。
わかりやすいプレゼンテーションを作るポイント
わかりやすいプレゼンテーションにするには、伝えたい情報を増やすのではなく、聞き手が内容を理解しやすい形に整理することが大切です。
ここでは、内容の絞り方や情報の整理方法、結論から伝える構成の作り方について解説します。
伝えたい内容を一つのテーマに絞る
プレゼンテーションでは、最も伝えたいテーマを一つに絞り、それに直接関係する情報を選びます。
資料を作る前に「このプレゼンで最も伝えたいこと」を1文で書き出しておくと、必要な内容を判断しやすくなります。
聞き手に合わせて情報量と話す順番を整理する
聞き手が知っている内容は短くし、初めて聞く内容には説明する時間を多めに取ります。
「前提となる情報→判断に必要な情報→結論」の順に整理し、時間内に収まらない場合は優先度の低い情報を減らしましょう。
結論から話して一貫性のある構成にする
最初に結論を示し、そのあとに理由や根拠を説明すると、聞き手は話の目的を理解したうえで内容を追いやすくなります。
導入からまとめまで同じ結論につながる内容でそろえ、関係のない情報を入れないことも大切です。
初心者でも使えるプレゼンテーションの基本構成例
プレゼンテーションの基本構成を理解しても、実際にどのような内容を当てはめればよいのか迷うことがあります。
ここでは、3部構成を使ったプレゼンテーションの例と、自分のテーマに当てはめる方法を紹介します。
3部構成を使ったプレゼンテーションの例
「社内会議の時間を短縮する」というテーマなら、導入で「会議時間を30分以内にする」という結論を示します。
本論では、会議が長引く原因と改善方法を説明し、まとめで要点を振り返りながら「次回から30分以内で進行する」など、実行する内容を確認します。
構成例を自分のプレゼンに当てはめる方法
まず、プレゼンで最も伝えたい結論を1文で書き出し、それを支える理由や根拠を3つ程度に絞ります。
導入に結論、本論に理由や根拠、まとめに要点と次の行動を配置し、すべての内容が最初の結論につながっているか確認しましょう。
プレゼンテーションの基本構成でよくある失敗
プレゼンテーションは基本構成を意識していても、情報の入れ方や話す順番によっては内容が伝わりにくくなることがあります。
ここでは、プレゼンテーションの構成で起こりやすい失敗と、意識したいポイントを確認していきます。
情報を詰め込みすぎて要点が伝わらない
情報を詰め込みすぎると、聞き手は何が重要なのか分かりにくくなります。
伝えるポイントを3つ程度に絞り、結論に直接つながらない説明は減らして、覚えてほしい内容を明確にしましょう。
話の順番が整理されておらず理解しにくい
結論や根拠が前後すると、聞き手は話の流れを追いにくくなります。
「結論→理由→根拠」の順に整理し、一つの話題を説明してから次へ進むと、内容のつながりが分かりやすくなります。
まとめがなく印象に残らない
本論を説明したまま終わると、聞き手が重要なポイントを整理しにくくなります。
最後に要点を2〜3点振り返り、導入で示した結論をもう一度伝えることで、プレゼン全体の内容をまとめやすくなります。
プレゼンテーションの構成を考える前に確認したいこと
プレゼンテーションの構成を考える前に、まず「何のために話すのか」「誰に伝えるのか」を整理しておくことが大切です。
ここでは、プレゼンの目的、聞き手が知りたい内容、持ち時間の3点から事前に確認しておきたいことを見ていきます。
プレゼンの目的を明確にする
構成を考える前に、聞き手に何を理解してもらい、最終的にどのような行動をしてほしいのかを決めます。
「商品の導入を検討してもらう」のように目的を1文で表しておくと、必要な内容を選びやすくなります。
聞き手が知りたい内容を整理する
聞き手がすでに知っていることと、初めて知ることを分けて、判断に必要な情報を整理します。
聞き手が抱きそうな疑問を3つ程度書き出し、それぞれに答える内容を盛り込むと、相手に合わせた構成を作りやすくなります。
時間に合わせて内容を調整する
持ち時間を確認し、「導入・本論・まとめ」の3つに時間を割り振ります。
10分なら導入1〜2分、本論6〜8分、まとめ1〜2分を目安にし、実際に話して時間を超えた場合は、優先度の低い説明から減らしていきましょう。
まとめ
プレゼンテーションは、「導入・本論・まとめ」の3つに分けると、伝えたい内容を整理しやすくなります。
導入で目的や結論を示し、本論で根拠を説明したうえで、最後に要点を振り返ることで、聞き手にも話の流れが伝わりやすくなります。
構成に迷ったときは、まず「誰に何を伝え、どうしてほしいのか」を1文で考えてみましょう。その目的を軸に必要な内容を選んでいけば、情報を詰め込みすぎず、伝わりやすいプレゼンにまとめやすくなります。