目次
はじめに
「Jiraでプロジェクト管理をすると、具体的に何ができるのだろう」
「タスクを登録しても、担当者や進捗状況をうまく整理できるか不安」と感じていませんか。
複数人で開発や業務改善を進める場面では、チャットや表計算ソフトに情報が分かれ、誰がどの作業を担当しているのか、期限に遅れているタスクはないかを確認するだけでも時間がかかりますよね。
この記事では、Jiraでプロジェクトを管理する仕組み、主な機能、基本的な運用方法、導入によって得られるメリットを解説します。
Jiraとは？
Jiraをプロジェクト管理で活用するには、まずどのようなツールなのかを理解し、ほかの管理ツールと比べて選ばれる理由を整理することが大切です。
ここでは、Jiraの基本的な概要と、タスクや進捗を管理するツールとして多くの現場で利用される理由を解説します。
Jiraの概要
Jiraは、Atlassianが提供するプロジェクト管理ツールです。
作業内容をチケットとして登録し、担当者や期限、優先度、進行状況を設定して管理できます。チケットは「未着手」「進行中」「完了」などの状態で整理できるため、誰が何を担当し、どこまで進んでいるかをひと目で把握できます。
また、コメントや添付ファイル、更新履歴もチケット内に残せるため、作業に関する情報をまとめて管理しやすくなります。
プロジェクト管理ツールとして選ばれる理由
Jiraがプロジェクト管理ツールとして選ばれる理由は、タスクごとに担当者や期限、優先度、進行状況を設定し、チーム全体で同じ情報を共有できるためです。
コメントや更新履歴も残せるので、口頭やチャットだけでやり取りする場合よりも、確認漏れや認識のずれを防ぎやすくなります。
また、ステータスや管理画面をプロジェクトに合わせて変更できるため、それぞれのチームに合った運用がしやすい点も特徴です。
Jira以外のツールとも比較してから導入を決めたい場合は、それぞれの特徴や違いも確認しておくと、自社に合ったツールを選びやすくなります。
プロジェクト管理ツールのおすすめはこれ｜失敗しない選び方と目的別ベストツール一覧
Jiraでできるプロジェクト管理
Jiraでは、プロジェクトに必要な情報を一つの画面にまとめ、作業の抜け漏れや進捗の遅れを確認できます。
ここでは、タスクや課題の登録、進捗状況の可視化、担当者と期限の設定、レポートによる状況把握など、Jiraで実行できる主なプロジェクト管理について解説します。
タスク・課題を管理できる
Jiraでは、タスクや課題をチケットとして登録し、担当者、期限、優先度、進行状況を設定できます。
コメントや添付ファイル、更新履歴も1か所にまとめられるため、必要な情報を探す手間を減らせます。
また、未着手や進行中、完了などの状態で整理できるため、残っている作業や対応が遅れている課題も確認しやすくなります。
進捗状況を可視化できる
Jiraでは、登録したタスクを未着手、進行中、完了などの状態ごとにボードで一覧表示できます。
担当者別や期限別に絞り込めるため、誰の作業が進んでいるか、どのタスクが遅れているかをひと目で確認できます。
タスクの更新内容もすぐに反映されるため、プロジェクト全体の進捗を把握しやすくなります。
担当者や期限を管理できる
Jiraでは、タスクごとに担当者と期限を設定し、誰がいつまでに対応するのかを明確にできます。
担当者別にタスクを表示できるため、作業量の偏りや未完了のタスクも確認しやすくなります。
また、期限を過ぎたタスクもすぐに把握できるため、早めの対応やスケジュールの見直しにつなげられます。
レポートで状況を把握できる
Jiraでは、完了・未完了のタスク数や作業時間などをレポートで確認できます。
期間や担当者ごとに表示できるため、計画どおりに進んでいるかや、作業が滞っている箇所を把握しやすくなります。
過去の状況とも比較できるため、進捗の遅れや作業量の偏りを確認する際にも役立ちます。
Jiraの主な機能
Jiraには、プロジェクトの状況を整理し、作業を計画どおりに進めるための機能が備わっています。
ここでは、課題管理機能、スクラムボード・カンバンボード、ワークフロー管理、ダッシュボード・レポート機能の役割をそれぞれ解説します。
課題管理機能
Jiraの課題管理機能では、対応が必要な作業や問題を課題として登録し、担当者、期限、優先度、進行状況を設定できます。
各課題には説明文やコメント、添付ファイル、更新履歴をまとめられるため、対応内容や経緯を確認しやすくなります。
また、条件を指定して検索できるので、未対応や期限切れの課題もすぐに見つけられます。
スクラムボード・カンバンボード
Jiraのスクラムボードとカンバンボードでは、課題を未着手、進行中、完了などの列に分けてカード形式で管理できます。
スクラムボードは一定期間で取り組む課題の進捗を確認しやすく、カンバンボードは進行中の課題数を管理しながら、作業の滞りを把握しやすい点が特徴です。
それぞれの開発スタイルに合わせて使い分けられます。
ワークフロー管理
Jiraのワークフロー管理では、課題が未着手から対応中、確認中、完了へ進む流れを設定できます。
状態を変更できる担当者や条件も決められるため、確認漏れや手順の抜けを防ぎやすくなります。
また、チームの業務に合わせてワークフローを変更できるため、実際の運用に合わせた管理が可能です。
ダッシュボード・レポート機能
Jiraのダッシュボード・レポート機能では、未完了の課題数や期限切れの課題、担当者ごとの作業状況などをまとめて確認できます。
表示項目は自由に設定できるため、必要な情報だけを1つの画面で把握できます。
また、バーンダウンチャートや累積フロー図を使うことで、進捗状況や作業の滞りも確認しやすくなります。
Jiraを使ったプロジェクト管理の運用例
Jiraを使ったプロジェクト管理では、作業内容をチケットとして登録し、担当者や進捗状況を更新しながら完了まで管理します。
ここでは、チケットの作成から担当者の割り当て、進捗確認、完了までの流れを順に解説します。
チケットを作成する
Jiraでプロジェクト管理を始めるときは、作業を1件ずつチケットとして登録します。
チケットには、作業内容や担当者、期限、優先度、完了条件を設定し、誰が何をいつまでに行うのかを明確にします。
担当者や完了条件が異なる作業は、別々のチケットに分けて登録すると管理しやすくなります。
担当者を割り当てる
作成したチケットには、実際に作業を進める担当者を設定します。
担当者を決めておくことで、誰が対応する作業なのかが分かりやすくなり、対応漏れも防ぎやすくなります。
また、担当者ごとにチケットを確認すれば、作業量の偏りや未割り当ての課題も把握できます。
進捗状況を管理する
作業を始めたらチケットを「進行中」、完了したら「完了」へ更新し、進捗状況を管理します。
管理者は未着手や期限超過のチケットを確認することで、遅れている作業を早めに把握できます。
実際の状況と表示内容がずれないよう、作業の節目ごとにチケットを更新することが大切です。
完了までの流れを確認する
作業が終わったら、設定した完了条件を満たしているかを確認し、必要な確認や承認を経てチケットを完了へ変更します。
修正が必要な場合は進行中へ戻し、担当者や期限を見直して対応を進めます。
更新履歴も残るため、作業の経過をあとから振り返る際にも役立ちます。
Jiraを導入するメリット
Jiraを導入すると、プロジェクトに関する情報を一元管理できるため、チーム内の認識をそろえながら作業を進めやすくなります。
ここでは、状況共有のしやすさ、タスクの抜け漏れ防止、開発チームとの相性という3つの観点から、Jiraを導入するメリットを解説します。
チーム全体の状況を共有しやすい
Jiraを導入すると、担当者や期限、優先度、進行状況をチーム全員が同じ画面で確認できます。
チケットの更新内容もすぐに反映されるため、個別に進捗を確認する手間を減らせます。
また、未着手・進行中・完了の状況を共通の基準で把握できるため、認識のずれも起こりにくくなります。
タスクの抜け漏れを防げる
Jiraでは、作業を1件ずつチケットとして登録し、担当者や期限、進行状況を管理できます。
未割り当てのチケットや期限を過ぎたタスクもすぐに確認できるため、対応漏れを防ぎやすくなります。
また、完了するまでチケットが一覧に残るので、口頭やチャットだけで管理する場合よりも作業を見落としにくくなります。
開発チームとの相性が良い
Jiraは、機能追加や不具合修正などの開発作業をチケット単位で管理できるため、ソフトウェア開発との相性が良いツールです。
スクラムやカンバンに合わせてボードやワークフローを設定できるため、普段の開発手順に合わせて運用できます。
コード管理ツールと連携すれば、チケットと修正内容をひも付けて確認することも可能です。
スクラムやカンバンという言葉に馴染みがない場合は、それぞれの進め方や違いを理解しておくと、Jiraの活用イメージをつかみやすくなります。
▶スクラムとカンバンの違いとは？特徴や使い分けを解説
Jiraが向いているチーム・向いていないチーム
Jiraは多くの機能を備えていますが、すべてのチームに適しているとは限りません。
ここでは、プロジェクトの進め方や管理するタスクの量、メンバー構成を踏まえ、Jiraが向いているケースと向いていないケースを解説します。
Jiraが向いているケース
Jiraは、複数の担当者が並行して作業し、タスクごとの期限や優先度、進捗を管理したいチームに向いています。
未着手、対応中、確認中、完了といった作業の流れをボードで管理できるため、進捗をひと目で把握できます。
また、週単位やスプリントごとにタスクを進めるチームでも、状況を確認しながら運用しやすいツールです。
Jiraが向いていないケース
Jiraは、管理するタスクが少なく、担当者や期限を表や口頭だけで十分に管理できるチームにはあまり向いていません。
少人数で短期間の作業を進める場合は、チケットの作成や更新が負担になることもあります。
また、進捗をこまめに更新する運用が定着していないチームでは、実際の状況と表示内容がずれやすいため、導入前に運用ルールを決めておくことが大切です。
初心者向けにJiraを導入する方法
Jiraを初めて導入する場合は、最初から全社で運用するのではなく、基本設定と使い方を確認しながら段階的に進めることが大切です。
ここでは、無料プランの利用、プロジェクトの作成、小規模チームでの試験運用という流れに沿って、初心者向けの導入方法を解説します。
無料プランから始める
Jiraを初めて使う場合は、まず無料プランで基本的な操作を試してみましょう。
課題の登録や担当者・期限の設定、進捗の更新などを実際に使うことで、自分たちの運用に合うかを確認できます。
必要な機能が増えてから有料プランへ切り替えれば、無駄なコストを抑えられます。
プロジェクトを作成する
アカウントを作成したら、管理したい業務に合わせて新しいプロジェクトを作成します。
スクラムやカンバンなどのテンプレートを選び、プロジェクト名やキーを設定すれば準備は完了です。
作成後は、ステータスが実際の作業手順に合っているか確認し、必要に応じて調整しましょう。
まずは小規模チームで運用する
Jiraに慣れるまでは、3～5人程度の小規模なチームで試すのがおすすめです。
対象となる業務を1つに絞り、チケットの作成や進捗更新を共通のルールで進めると、運用方法を定着させやすくなります。
1～2週間ほど運用し、問題がなければ対象メンバーや業務の範囲を少しずつ広げていきましょう。
まとめ
Jiraは、タスクや課題をチケットとして管理し、担当者や期限、進捗状況をチーム全体で共有できるプロジェクト管理ツールです。
スクラムやカンバンなど、チームの進め方に合わせて運用できるため、作業の見える化や情報共有をスムーズにしたい場合に役立ちます。
一方で、少人数で管理するタスクが少ない場合や、進捗を更新する運用が定着していない場合は、かえって手間を感じることもあります。
そのため、まずは無料プランで小規模なプロジェクトから試し、自分たちの業務に合うかを確認しながら少しずつ運用を広げていくと、無理なくJiraを活用しやすくなるでしょう。