目次
はじめに
「WBSの要素分解はどこまで細かく分ければよいのだろう」
「作業を分けたつもりなのに、あとから抜け漏れや手戻りが出てしまうのはなぜだろう」と迷っていませんか。
プロジェクトの計画を立てる場面で、成果物ごとに分けるのか、担当者の作業単位で分けるのかが曖昧なままだと、スケジュールや工数の見積もりにもズレが出やすくなります。
この記事では、WBSにおける要素分解の意味や基本的な進め方、失敗しやすい分解の仕方、具体例を順を追って説明していきます。
WBSにおける要素分解とは？
WBSにおける要素分解は、プロジェクト全体を作業単位に分け、管理しやすい形に整理するための考え方です。
ここでは、WBSと要素分解の関係を整理したうえで、なぜプロジェクトマネジメントにおいて重要なのかを説明します。
WBSと要素分解の関係
WBSにおける要素分解とは、プロジェクトの最終成果物を起点に、必要な作業を段階的に細かく分けていくことです。
たとえば「Webサイト制作」を「設計」「デザイン」「コーディング」「テスト」に分け、さらに担当者が作業できる単位まで細分化します。WBSは、こうして分解した作業を階層ごとに整理したものです。
適切に要素分解することで、必要な作業が整理され、担当者や期限も設定しやすくなります。
要素分解がプロジェクトマネジメントで重要な理由
要素分解が重要なのは、プロジェクトに必要な作業を整理し、抜け漏れを防ぎやすくなるためです。
作業を適切な単位まで分けることで、それぞれに担当者や期限を設定しやすくなり、進捗状況も確認しやすくなります。
また、遅れている作業や対応が必要な部分にも早めに気づけるため、プロジェクトを計画的に進めるうえで役立ちます。
WBSで要素分解する方法
WBSで要素分解する際は、思いついた作業を順番に並べるのではなく、何を基準に分けるかを決めてから整理することが大切です。
ここでは、それぞれの要素分解の進め方と、成果物単位とフェーズ単位の違いを説明します。
成果物単位で要素分解する方法
成果物単位で要素分解する場合は、まずプロジェクトで完成させるものを洗い出します。
たとえばWebサイト制作なら、「トップページ」「下層ページ」「問い合わせフォーム」などに分け、それぞれに必要な作業を整理します。
「トップページ」であれば、「構成作成」「デザイン作成」「コーディング」のように細かく分けていきます。
成果物を起点にすることで、完成までに必要な作業を整理しやすくなります。
フェーズ単位で要素分解する方法
フェーズ単位で要素分解する場合は、プロジェクトの進行に沿って作業を分けます。
たとえばシステム開発なら、「要件定義」「設計」「開発」「テスト」「リリース」といった段階に分け、さらに各フェーズで必要な作業を細かく整理します。
プロジェクトの流れに沿って分解できるため、各段階で何を行うのかを把握しやすくなります。
成果物単位とフェーズ単位の違い
成果物単位とフェーズ単位の違いは、作業を分けるときの起点です。
成果物単位では「何を作るか」を基準にするのに対し、フェーズ単位では「どのような順番で進めるか」を基準にします。
完成物ごとに作業を整理したい場合は成果物単位、プロジェクト全体の流れを整理したい場合はフェーズ単位が向いています。
成果物単位とフェーズ単位のどちらで整理するか迷う場合は、WBSの基本的な作り方から確認すると、自分のプロジェクトに合う分け方を判断しやすくなります。
▶WBSの作り方｜プロジェクト作業を正しく分解する5ステップと具体例
WBSで要素分解を進める手順
WBSで要素分解を進める際は、いきなり細かい作業を書き出すのではなく、プロジェクト全体から段階的に分けていくことが大切です。
ここでは、WBSで要素分解を進める基本的な手順を、項目の粒度ごとに説明します。
プロジェクト全体の成果物を洗い出す
まずは、プロジェクトで最終的に完成・納品する成果物をすべて書き出します。
たとえばWebサイト制作なら、「トップページ」「会社概要ページ」「問い合わせフォーム」など、完成後に確認できるものを整理します。
最初に成果物を明確にしておくことで、その後に必要な作業を分解しやすくなり、WBSの抜け漏れも防ぎやすくなります。
大項目へ要素分解する
次に、洗い出した成果物をもとに、WBSの上位に置く大きな作業のまとまりを作ります。
たとえばWebサイト制作なら、「設計」「原稿作成」「デザイン」「実装」「確認」といった形で分けます。
最初から細かく分解するのではなく、まず大きな区切りを作ることで、その後の作業を整理しやすくなります。
中項目へ要素分解する
大項目を作ったら、その中で実際に行う作業を中項目として分けていきます。
たとえば「設計」であれば、「サイト構成の作成」「画面レイアウトの作成」「入力項目の整理」など、具体的な作業内容が分かる形にします。
誰が見ても何をする作業なのか分かる程度まで分けると、作業の抜けや重複も確認しやすくなります。
小項目へ要素分解する
最後に、中項目を担当者が実際に着手できる作業単位まで細かく分けます。
たとえば「画面レイアウトの作成」であれば、「トップページのワイヤーフレーム作成」のように、対象と作業内容が分かる形にします。
完了したかどうかを判断できる粒度まで分解することで、担当者や期限、進捗状況を管理しやすくなります。
WBSはどこまで要素分解すればよい？
WBSの要素分解は、細かくすればするほどよいわけではありません。
ここでは、WBSをどこまで要素分解すればよいのかを、担当者の割り当て、工数見積もり、分解しすぎを防ぐ考え方に分けて説明します。
担当者を割り当てられる粒度まで分解する
WBSは、1人または1チームに担当を割り当てられる粒度まで要素分解します。
たとえば「テスト」ではなく、「問い合わせフォームの入力確認」「会社概要ページの表示確認」のように分けると、担当者を決めやすくなります。
作業名を見た時点で誰が担当するのか判断できる程度まで分解することが、ひとつの目安です。
工数を見積もれる粒度まで分解する
WBSは、作業に必要な時間や日数を見積もれる粒度まで要素分解することも大切です。
たとえば「デザイン作成」ではなく、「トップページのデザイン作成」のように対象を明確にすると、必要な工数を考えやすくなります。
作業範囲が広すぎる場合は、ある程度の工数を見積もれる単位まで分けていきましょう。
作業を分解できても、必要な時間や日数をどのように見積もればよいか迷う場合は、工数見積もりの基本的な考え方も確認しておきましょう。
▶プロジェクト工数の見積もり方｜PMが使う3つの実務手法と精度を上げるコツ
要素分解しすぎないための考え方
WBSは細かく分けるほどよいわけではなく、管理しやすい粒度で止めることも大切です。
担当者や期限を決められ、完了したかどうかを確認できるのであれば、それ以上細かく分ける必要はありません。
細分化しすぎると項目数が増えて管理の負担も大きくなるため、実際に進捗を確認しやすい粒度を意識しましょう。
WBSの要素分解の具体例
WBSの要素分解は、考え方だけを理解しても、実際のプロジェクトに置き換えられないと作成時に手が止まりやすくなります。
ここでは、システム開発プロジェクトとWebサイト制作プロジェクトを例に、WBSの要素分解をどのように整理するのかを説明します。
システム開発プロジェクトの要素分解例
システム開発では、まず「要件定義」「設計」「開発」「テスト」「リリース」のように、大きな工程へ分けます。
次に「要件定義」を「利用者へのヒアリング」「必要機能の整理」「要件定義書の作成」など、具体的な作業へ分解します。
さらに「テスト」を画面や機能ごとの確認作業に分けることで、担当者や期限を設定しやすいWBSになります。
Webサイト制作プロジェクトの要素分解例
Webサイト制作では、まず「サイト設計」「原稿作成」「デザイン」「コーディング」「公開前確認」のように、大きな作業へ分けます。
次に「デザイン」を「トップページ」「会社概要ページ」などのページ単位に分解し、必要に応じてさらに細かくします。
「公開前確認」も表示確認やフォームの送信確認などに分けることで、作業内容が分かりやすいWBSになります。
WBSの要素分解でよくある失敗
WBSの要素分解では、作業を分けたつもりでも、実際には管理しにくい状態になっていることがあります。
ここでは、WBSの要素分解でよくある失敗を、分解不足、細分化しすぎ、担当者を決められない状態に分けて説明します。
要素分解が不足している
要素分解が不足していると、WBSの作業範囲が広すぎて、担当者や期限、工数を決めにくくなります。
たとえば「Webサイト制作」「テスト」だけでは、具体的に何をするのかが分かりません。
作業名を見た時点で内容が分かり、担当者や期限を設定できる程度まで分解することが大切です。
要素分解を細かくしすぎている
要素分解を細かくしすぎると、WBSの項目数が増え、かえって管理の負担が大きくなります。
たとえば「問い合わせフォームの送信確認」を、入力やボタン操作ごとに分ける必要はありません。
担当者や期限、完了状況を確認できる粒度で止め、細かな作業手順まで分解しないようにしましょう。
担当者が決められない状態になっている
WBSの作業名を見ても担当者を決められない場合は、作業内容が曖昧になっている可能性があります。
たとえば「資料作成」ではなく、「要件定義書の作成」「テスト結果表の作成」のように、何を作るのかが分かる名前にします。
1人または1チームに担当を割り当てられる状態を目安に、作業内容を整理すると分かりやすくなります。
要素分解したWBSを作成した後の確認ポイント
WBSは要素分解して作成しただけでは、すぐに進捗管理に使えるとは限りません。
ここでは、要素分解したWBSを作成した後に確認すべきポイントを、作業範囲、担当者と期限、進捗管理の粒度に分けて説明します。
作業の抜け漏れはないか確認する
WBSを作成した後は、最初に洗い出した成果物と照らし合わせ、必要な作業がすべて入っているか確認します。
たとえば「問い合わせフォーム」であれば、画面作成や入力確認、送信確認など、完成までに必要な作業を見直します。
成果物ごとに確認することで、作業の抜け漏れを見つけやすくなります。
担当者と期限が設定されているか確認する
WBSに並べた各作業に、担当者と期限が設定されているかを確認します。
担当者が決まっていないと着手する人が曖昧になり、期限がないと進捗を確認する基準も分かりにくくなります。
すべての作業について、誰が担当し、いつまでに完了するのかが分かる状態にしておきましょう。
担当者と期限まで設定した後、作業の順番やスケジュールへの落とし込み方が分からない場合は、WBSを使ったスケジュール管理の方法も確認しておくと安心です。
スケジュール管理とは？プロジェクトマネジメントで遅れを防ぐ5つの手順を解説
進捗管理できる粒度になっているか確認する
WBSの各作業が、未着手・作業中・完了といった進捗状況を判断できる粒度になっているか確認します。
たとえば「テスト」だけでは進み具合が分かりにくいため、「問い合わせフォームの送信確認」のように具体的な作業へ分けます。
各項目を見て完了したかどうかを判断できる程度の粒度が目安です。
まとめ
WBSの要素分解では、作業を細かくすること自体が目的ではありません。
大切なのは、プロジェクト全体を整理し、誰が何をいつまでに進めるのかを分かりやすくすることです。
まずは最終的な成果物を洗い出し、大項目から中項目、小項目へと順番に分けてみましょう。
担当者や期限を決められ、完了したかどうかを確認できる程度まで分解できれば、WBSとして管理しやすくなります。
細かく分けすぎると管理の負担が増えるため、最初から完璧なWBSを作ろうとする必要はありません。
実際のプロジェクトに合わせて見直しながら、チームが使いやすい粒度に整えていきましょう。