目次
はじめに
「プロジェクトマネジメントがうまくいかない」と感じたことはありませんか？チームの予定がずれたり、納期が守れなかったり、情報が伝わらないなど、原因はさまざまです。本シリーズでは、プロジェクトマネジメントが苦手な人の特徴や背景、陥りやすい問題、そして具体的な対策までをわかりやすく解説します。
誰に向けた記事か
プロジェクトを任されて不安を感じている方、管理業務が負担に感じる方、マネジメントに向いているか悩んでいる方に役立ちます。経験の浅い人だけでなく、長年の習慣で手詰まりを感じている人にも参考になる内容です。
この記事の進め方
例や日常的なシチュエーションを交えて、専門用語は最小限にします。各章で具体的な問題点と対処法を順に示すので、読み進めるだけで自分の課題が見えてきます。
この章では全体像をお伝えしました。次章から、まず「プロジェクトマネジメントができない人とは」を丁寧に見ていきます。
プロジェクトマネジメントができない人とは
定義
プロジェクトマネジメントが「できない人」とは、プロジェクトを計画・推進し、目的どおりに成果を出せないことが繰り返される人を指します。単発の失敗ではなく、役割を果たすうえで継続的に課題が見られる場合です。
具体的な状態と例
- 期限や進捗を正確に把握できず、頻繁に遅延が発生する（例：期日を守れず調整も後手に）。
- 関係者との情報共有が不十分で、誤解や二度手間が起きる（例：要件が伝わらずやり直しになる）。
- 優先順位を決められず、重要でない作業に時間を割いてしまう。
- 意思決定を先送りにし、問題が大きくなってから対応する。
よくある誤解
技術力や個人の頑張りが高くても、PMは別のスキルを要求します。したがって「技術がある＝PMもできる」とは限りません。逆にPMが苦手でも、チーム内で他の役割に向いていることが多いです。
補足（心構え）
"できない"は改善できる状態です。原因を特定し、役割分担や学びでフォローすることが有効です。
第3章: プロジェクトマネジメントに向いていない人の特徴
プロジェクトマネジメントが向いていない人には共通する特徴があります。ここでは主なポイントを分かりやすく説明します。
1. 論理的に考えられず直感や主観で判断しがち
説明：根拠よりも感覚で決める傾向があります。
しるし：スケジュールの根拠を示せない、課題の優先順位が変わりやすい。
例：会議で誰もが納得する理由を示せず決定を変える。
2. 一人で作業したい、協力が苦手
説明：他人に作業を任せるのが苦手で、自分で抱え込みます。
しるし：タスクを割り振らない、進捗が遅れても協力を求めない。
例：小さな作業まで自分でやってしまい全体が滞る。
3. 人前で話すのが苦手、意思疎通が不得意
説明：説明や合意形成が難しいと感じます。
しるし：報告が曖昧、誤解が起きやすい。
例：仕様変更を口頭で伝えたら別の解釈で進められた。
4. 優柔不断で決断できない
説明：選択肢がある場面で決め切れません。
しるし：会議が長引く、決定が先延ばしになる。
例：スコープ調整でいつまでも結論が出ない。
5. マルチタスクや調整が苦手でストレスを感じやすい
説明：同時に複数の調整を行うのが負担になります。
しるし：対応が後手に回る、優先度判断が混乱する。
例：複数のメンバーからの問い合わせに対応しきれない。
6. 責任を負うことに消極的で問題対応を避ける
説明：トラブルの責任を取ることを避けます。
しるし：原因追及を避ける、対処が場当たり的になる。
例：失敗時に問題整理をせず次に進めてしまう。
7. 地道な調整や管理を面倒に感じやすい
説明：日々の報告や進捗管理を軽視します。
しるし：記録がない、変更履歴が残らない。
例：議事録やタスク管理を後回しにし情報が散逸する。
それぞれの特徴は単独で現れることも、複数が重なることもあります。次章では、こうした特徴が原因で起きる具体的な問題を見ていきます。
プロジェクトマネジメントができない人が陥りやすい問題
進行遅延
計画が甘い、進捗の確認が不十分だと、納期が遅れます。例：タスクの見積もりが楽観的で、後から残業で対応する羽目になる。対処例としては、短い期間での進捗確認やバッファの設定を行うと遅延を減らせます。
品質低下
確認やレビューを怠ると、手戻りや不具合が増えます。例：テストを省略してリリースした結果、顧客に不具合が見つかる。対処例は、チェックリストや簡単なレビュー手順を導入することです。
チームメンバーのモチベーション低下
指示があいまい、負担が偏ると不満が出ます。例：役割分担が不明確で同じ人に仕事が集中する。対処例は、役割を明確にし、進捗を可視化して負担を調整することです。
クライアントや経営層との信頼関係の悪化
報告が遅れると信頼を失います。例：問題が起きてもすぐに共有しないため、後から大きな不信感が生まれる。対処例は、早めの報告と代替案の提示です。
共通する原因と小さな改善策
主な原因は計画不足、情報共有の欠如、対応の遅れです。まずは小さな改善から始めましょう。日次の短いミーティングや簡単な進捗表の活用は効果が出やすい方法です。
できない理由とその背景
性格的な傾向
プロジェクト管理が苦手な理由の一つは性格です。人付き合いが得意でない人は調整や交渉が苦手になりますし、完璧主義だと細部に時間をかけすぎて全体の進行が止まりがちです。決断が遅い人は優先順位を決められず、メンバーを動かしにくくなります。
経験やスキルの不足
計画作りや見積もり、リスク管理、会議の進行といった具体的スキルが不足していると、全体を俯瞰して動かせません。たとえば見積もりが甘いと期日が守れず、信頼を失います。これらは経験で改善できます。
適性のミスマッチ
開発や設計など集中作業を好む人は、管理業務と相性が悪いことがあります。会議や報告が多いと本来の仕事に価値を感じにくくなり、モチベーションが下がります。
組織や環境の影響
役割があいまいだったり、教育やサポートが不足していると個人の能力が発揮しにくくなります。リソースが足りない現場では無理な期待が生まれ、失敗の原因になります。
克服の可能性
性格は影響しますが、克服は可能です。短時間の計画を繰り返す、小さな会議でファシリテーション練習をする、メンターをつけてフィードバックを受けるなど、段階的に力を付けられます。ツールやテンプレートも有効です。
向いていない人でもプロジェクトマネジメントはできるのか
結論
完全に「向いていない人」はほとんどいません。向き不向きはありますが、必要なスキルや考え方は意識して身につけられます。苦手意識で回避するのではなく、不足部分を具体的に補うことが大切です。
なぜできるのか
プロジェクトマネジメントは一部が技術的な知識であり、多くはコミュニケーションや段取りです。これらは練習やルール化で改善できます。例えば進捗報告はフォーマットを作れば誰でも伝えやすくなります。
補える主なスキルと具体例
- 計画力：小さなタスクに分けて締切を設定する訓練をします。例）1週間単位で細分化する。
- 調整力：会議で議題と目的を明確にする。例）議事録テンプレートを使う。
- リスク管理：想定される問題をリスト化し優先度をつける。例）重要リスクを3つに絞る。
実践的な進め方
- 自分の弱点をリスト化する。2. 優先順位を付けて小さな目標を設定する。3. 成果を記録して振り返る。4. フィードバックを受けて改善する。
心構え
苦手だからと避けるより、試行錯誤を続ける姿勢が重要です。訓練と経験で十分にカバーできます。
プロジェクトマネジメントが苦手な人への対策・克服法
概要
苦手を克服するには、一度に全部変えようとせず小さな習慣から始めます。論理的思考や計画力、コミュニケーションの強化、道具やフレームワークの活用が効果的です。ここでは実践しやすい方法を具体例とともに紹介します。
論理的思考と計画力を鍛える
・仕事を「目的」「期限」「手順」に分ける習慣をつけます。例：会議の準備なら目的（決めること）→期限（いつまでに）→手順（資料作成→共有→議事録）。
・逆算でスケジュールを立て、日次の小さなタスクに落とします。1日の終わりに翌日の3つの優先事項を決めると負担が減ります。
コミュニケーションスキルの向上
・情報は短く要点を伝えます。例：メールは結論→理由→次のアクションの順で書く。
・週に一度、短い進捗報告を習慣化しておくと誤解や抜け漏れを防げます。
フレームワークとツールを活用する
・簡単なチェックリストやカンバン（カード形式の進行管理）を使うと見える化できます。
・タスク管理ツールは最初は基本機能だけ使い、慣れたらラベルや期限を増やします。
小規模プロジェクトから経験を積む
・まず1週間〜1ヶ月の小さな案件で役割を試してみます。完了と振り返りを繰り返すことで自信がつきます。
適性診断とフィードバックの活用
・自己診断や簡単な適性テストで自分の強み・弱みを把握します。上司や同僚に短いフィードバックを求める習慣を作ると改善点が明確になります。
継続のコツ
・毎週10〜15分の振り返りタイムを設定します。改善点を一つだけ決め、翌週に試すと負担が少ないです。
まとめ
ポイントの整理
プロジェクトマネジメントが苦手な人には共通する傾向がありますが、性格や経験は変えられます。本書では「特徴の把握」「原因の理解」「具体的な対策」を示しました。何を改善すべきか分かれば、着実に力を伸ばせます。
今日からできる3つの実践
- 目的と最優先事項を一行で書く。
例：今週のゴールを1文で決め、その達成に必要な最重要タスクをリスト化します。 - 小さな期限で区切る。
例：大きな作業は1週間単位のマイルストーンに分け、達成感を得やすくします。 - 定期的な報告習慣を作る。
例：朝5分の進捗共有や簡単なテンプレートでコミュニケーションを習慣化します。
継続のコツ
- 小さな成功体験を積むことで自信が付きます。
- 定期的に振り返り、次に生かす仕組みを作ります。
- 周囲に助けを求め、役割を分担して負担を減らします。
まずは一歩ずつ取り組んでください。苦手意識は行動で変わります。