目次
はじめに
本記事の目的
本記事は、ChatGPTの新機能「プロジェクト」を使って、日常のプロジェクトマネジメントをより効率的に進める方法を分かりやすく紹介します。専門用語は最小限にし、具体例を交えて解説します。
対象読者
- 小規模チームや個人でタスク管理をしている方
- プロジェクト管理の効率化に関心があるビジネスパーソン
- ChatGPTを実務に活用したい方
この記事で学べること
- 「プロジェクト」機能の概要と利点
- 基本的な使い方の流れと注意点
- 実務で使える具体例と業務フロー
- プロジェクトマネージャー向けの実践プロンプト例
読み方のコツ
各章は独立して読みやすく構成しています。まず第2章で機能の全体像を把握し、第3章以降で実際の操作や活用法を試してください。必要に応じて、具体例を追いながら自分の業務に当てはめてみると理解が深まります。
ChatGPTの「プロジェクト」機能とは？
概要
ChatGPTのプロジェクト機能は、タスク、関連ファイル、チャット履歴、指示やナレッジを一つのフォルダにまとめて管理できる機能です。個別チャットだと情報が散らばりますが、プロジェクトでは関係する情報をまとまて見返せます。
主な要素
- タスク管理：期限や担当を設定でき、進捗を追えます。
- ファイル添付：資料や画像を一元保存できます。
- チャット履歴：プロジェクトに関する会話を記録します。
- 指示・ナレッジ：テンプレートや決まり事を残せます。
具体例
新製品のローンチなら、会議メモ、デザイン案、タスク一覧、外注先とのやり取りを一つにまとめます。採用活動では候補者情報、面接フィードバック、スケジュール調整を集約できます。
利点
情報が分散せず探しやすくなります。チームでの引き継ぎが楽になり、業務の抜け漏れを減らせます。
プロジェクト機能の基本的な使い方
新規プロジェクトの作成
サイドバーの「プロジェクト」を開き、「新規プロジェクト作成」を選びます。プロジェクト名を入力して作成するだけで準備完了です。例えば「Webサイト制作_クライアントA」など、分かりやすい名前を付けると後で探しやすくなります。
チャットでのやり取り
プロジェクト内で通常どおりAIと会話できます。会話はそのプロジェクトに紐づくため、関連するやり取りだけを集めて管理できます。たとえば企画の相談やレビュー依頼を同じ場所で行えます。
ファイルのアップロード
「ファイルの追加」機能で資料や証拠（エビデンス）をアップロードします。PDF、画像、スプレッドシートなどを添付でき、AIはアップロード済みの資料を参照して応答します。資料を一か所に置くと確認漏れを防げます。
指示の追加（ルールやゴール）
プロジェクトごとのルールや目標を事前に登録できます。例：納期、返信ルール、成果物のフォーマットなどを明記すると、AIがそれに沿って提案や回答を行います。
履歴と一元管理の活用法
プロジェクト内のチャット、ファイル、指示が一元管理され、履歴が追いやすくなります。途中から参加したメンバーも過去のやり取りや根拠資料を短時間で把握できます。
使い方のちょっとしたコツ
- プロジェクト名に日付やフェーズを入れると整理しやすいです。
- 重要ファイルには分かりやすいファイル名を付けましょう。
- 指示は箇条書きで簡潔に書くとAIが従いやすくなります。
以上が基本的な流れです。まずは小さなプロジェクトで試して、慣れてから運用ルールを整えるとよいです。
プロジェクトマネジメントにおける主な活用例
タスク管理と進捗確認
タスク一覧をAIにまとめてもらうと、担当者・期限・状態が一目で分かります。カンバン方式やガントチャートのテンプレートを自動生成して、すぐに共有できます。例えば「今週の遅延タスク」を抽出させれば、対応策に集中できます。
資料・議事録の集約と整理
会議録や報告書を要約し、重要な決定事項やTODOを箇条書きで出力します。関連資料をリンク付きで整理すれば、メンバーは探す時間を減らせます。議事録のテンプレートを用意しておくと記録が揃います。
リサーチと分析の短時間化
市場調査や競合情報の要点だけを抽出してもらえます。数値データがある場合は、グラフ案や注目ポイントを示してもらうと意思決定が速くなります。
優先順位付けと意思決定支援
影響度と緊急度を基に簡易スコアを付け、優先順位の候補を提示させます。利点・リスクを比較させることで、合意形成がスムーズになります。
イベントやチーム活動の管理
会議のスケジュール案、準備リスト、役割分担表を自動作成できます。ワークショップやキックオフの進行台本も用意でき、現場運営が安定します。
活用のポイント
定期的にテンプレートを見直し、出力のフォーマットをチームで統一してください。小さな運用ルールを決めるだけで効果が出やすくなります。
実際の業務フロー例と導入メリット
導入の狙い
プロジェクト開始時に必要な資料、ナレッジ、指示を一か所に登録します。AIにタスクや議事録の雛形作成を任せ、チームの情報を分散させません。
実際の業務フロー（例）
- 初期登録：計画書、関係者リスト、顧客要望をプロジェクトに登録する。
- 自動生成：AIが作業分解（タスク）と優先順位、会議の議事録雛形を出力する。
- 実行・更新：担当者が進捗を入力すると、AIが進捗ダッシュボードや未解決課題リストを更新する。
- 定期報告：AIがデータを集約して週次報告や会議用の要点を自動作成する。
導入メリット
- 情報の所在が明確になり「このデータはどこ？」が減ります。
- タスクと議事録の作成工数を削減できます。
- 進捗や課題が可視化され、意思決定が早くなります。
- ナレッジが蓄積され、新人教育や属人化の解消に役立ちます。
現場での効果イメージ
日常の会話やファイルをプロジェクト内で集約すると、確認や共有の時間が短縮します。結果として、業務全体の生産性が向上します。
第6章: プロジェクトマネージャー向けChatGPTプロンプト例
はじめに
ここでは現場で使える具体的なプロンプト例を示します。スクラムやウォーターフォールなどフェーズ別にAIへ指示を出せます。表やカンバン形式も生成可能です。
立ち上げ（プロジェクトチャーター）
- 例プロンプト: "このプロジェクトの目的、スコープ、主要利害関係者、成功指標を盛り込んだプロジェクトチャーターを作成して。背景は◯◯、期限は◯◯です。"
- 出力: 1ページのチャーター、キーメトリクス、関係者リスト。
計画（タスク分解とスケジュール）
- 例プロンプト: "製品リリースのWBSとガント風のスケジュールを週単位で作って。優先度と担当者の欄を付けて。"
- 出力: テーブル形式のタスクリスト、マイルストーン。
実行（進捗と会議準備）
- 例プロンプト: "今週の進捗レポートをまとめて。完了、遅延、次のアクションを明記して。"
- 例プロンプト（会議）: "次回ステアリング委員会のアジェンダを作って。各議題に想定時間と決定事項の候補も付けて。"
監視・コントロール（リスクと課題）
- 例プロンプト: "現在のリスクを評価して、影響度・対応策・責任者を表で出して。緊急度の高いものを3つ挙げて。"
- 出力: リスク登録簿やカンバンボードのJSON/テーブル。
クロージング（振り返りと成果物レビュー）
- 例プロンプト: "プロジェクトの振り返り（KPT形式）を作って。重要な学びと次回への改善案を3点提示して。"
プロンプトテンプレート（使いやすい短文）
- "プロジェクトチャーターを1ページにまとめて。背景: 、期限: 。"
- "週次進捗を表でまとめて。担当者別に遅延タスクを抽出して。"
- "次回会議のアジェンダを作成。資料確認の時間を含めて。"
注意点
AIの出力は雛形と捉え、人間が検証・修正して活用してください。機密情報は直接入力しないようにしてください。
今後の展望と注意点
今後の展望
ChatGPTのプロジェクト機能は、作業の自動化や他ツールとの連携が進みます。例えば、会議内容から自動でタスクを作成したり、カレンダーや課題管理ツールと同期して進捗を可視化したりする機能が期待できます。テンプレートやチーム単位のワークフローを共有できるようになり、共同作業がより効率化します。
実務導入時の注意点
- セキュリティとアクセス権限：取り扱うデータの機密性を確認し、最小権限の原則でアクセスを設定してください。ログ記録や監査機能があるか事前に確認します。
- 人間の最終確認：AIは提案を生成しますが、最終判断と責任は人間が負います。重要な成果物には承認フローを設けてください。
- データ取り扱いルール：個人情報や機密情報の取り扱い方針を策定し、保存場所や暗号化の要件を明確にします。
- 導入プロセス：まずは小規模なパイロットで効果とリスクを検証します。運用マニュアル、教育、フォールバック手順を準備してください。
継続的運用のポイント
バージョン管理とログ監査を行い、出力品質を定期的にチェックします。コストや権限の変化を監視し、改善サイクルを回す仕組みを作ると定着しやすくなります。