目次
はじめに
「プロジェクトマネジメントでいうクロージングとは何をする工程なの？」
「プロジェクトが終われば、そのまま業務を終了してよいの？」と疑問に感じていませんか。
プロジェクトの終了が近づき、成果物の納品や最終報告を終えたものの、契約の手続きや振り返り、関係資料の整理まで必要なのか分からず、どこで区切りをつければよいのか迷ってしまうこともあるでしょう。
この記事では、クロージングの意味や目的、プロジェクトマネジメントで実施する具体的な作業、実施しない場合に起こりやすい問題まで、順を追って説明していきます。
プロジェクトマネジメントにおけるクロージングとは？
プロジェクトマネジメントにおけるクロージングは、プロジェクトを正式に終了させるために欠かせない工程です。
ここでは、まずクロージングの基本的な意味を整理したうえで、実施する目的や、PMBOKにおける位置付けについて順を追って解説していきます。
クロージングとは
クロージングとは、プロジェクトで予定していた作業が完了したあとに、成果物の最終確認や顧客の承認を行い、プロジェクトを正式に終了させる工程です。
開発や制作が終わっただけではなく、成果物の引き渡しや完了報告まで終えて、初めてプロジェクトは完了と判断されます。
最後の手続きを行うことで、関係者全員がプロジェクトの終了を共通認識として確認できます。
クロージングを行う目的
クロージングを行う目的は、プロジェクトの完了を関係者全員が正式に確認し、契約で定められた業務を問題なく終えることです。
成果物の承認状況や未対応事項を最終確認することで、追加対応や責任範囲を巡る認識の違いを防げます。
また、契約や管理上の区切りを明確にし、安心してプロジェクトを締めくくるためにも重要な工程です。
PMBOKにおけるクロージングの位置付け
PMBOKでは、クロージングはプロジェクトやフェーズを正式に終了するためのプロセスと位置付けられています。
成果物の承認後に、引き渡しや完了手続き、必要な記録の整理を行い、プロジェクトを正式に終了します。
作業が終わっただけでは完了とはならず、終了手続きを終えて初めて完了とされる点が特徴です。
PMBOKでは、クロージング以外にもプロジェクトを進めるためのプロセスが体系化されています。全体像を理解したい方は、こちらの記事も参考にしてください。
PMBOKガイド第6版とは？5つのプロセス群・10の知識エリア・第7版との違いを解説
クロージングで実施する主な作業
クロージングでは、プロジェクトを終了と宣言するだけではなく、成果物の確認や承認、関係者への報告、資料の整理など、完了後に必要な作業を漏れなく実施することが重要です。
ここでは、クロージングで実施する代表的な作業を順を追って解説していきます。
成果物の最終確認と顧客承認
成果物の最終確認では、契約書や要件定義書に沿って、納品物に漏れや未対応項目がないかを確認します。
その後、顧客による検収や承認を受けることで、成果物が契約内容を満たしていることを正式に確認できます。
顧客承認を完了させることで、プロジェクトを正式に終了する準備が整います。
関係者への完了報告
関係者への完了報告では、顧客やスポンサー、プロジェクトメンバーに対して、プロジェクトが正式に完了したことを共有します。
あわせて、成果物の引き渡しや契約上の作業が終了したことも伝え、関係者間で認識をそろえます。
完了を正式に共有することで、その後の対応漏れや認識違いを防ぎやすくなります。
ドキュメント整理とナレッジ共有
ドキュメント整理とナレッジ共有では、要件定義書や設計書、議事録などの資料を整理し、必要な情報を確認しやすい状態にまとめます。
また、プロジェクトで得られた改善点や有効だった対応も記録しておくことで、次のプロジェクトに活かしやすくなります。
後から内容を振り返る際にも役立つ大切な工程です。
振り返り（Lessons Learned）の実施
振り返り（Lessons Learned）では、プロジェクトでうまくいった点や課題になった点を整理し、次回に活かせる内容として記録します。
スケジュール管理やリスク対応などを振り返ることで、同じ失敗を防ぎ、効果的だった進め方も再現しやすくなります。
経験を次につなげるための重要な取り組みです。
メンバーや予算などリソースの解放
メンバーや予算などのリソースの解放では、プロジェクトで利用していた人員や予算、設備を通常の運用へ戻します。
担当メンバーのアサインを終了し、利用していた環境や予算を整理することで、次の業務やプロジェクトへ円滑に活用できます。
不要なコストやリソースの占有を防ぐためにも大切な工程です。
クロージングで失敗しやすいポイント
クロージングはプロジェクトの最後の工程だからこそ、対応漏れがあると後からトラブルにつながることがあります。
ここでは、クロージングでよくある失敗例と、その理由について順を追って解説していきます。
承認を取らずに終了してしまう
成果物を納品しただけで顧客の承認を受けずにプロジェクトを終了すると、あとから修正依頼や認識の違いが生じることがあります。
最終確認が終わったら、検収や承認を正式に完了したことを記録しておくことが大切です。
承認を得てから終了することで、トラブルを防ぎやすくなります。
振り返りを行わない
振り返りを行わずに終了すると、うまくいった点や課題が整理されず、次のプロジェクトで同じ問題を繰り返す可能性があります。
プロジェクト完了後は、計画と実績の違いや改善点を記録し、Lessons Learnedとして残しておくことが大切です。
経験を振り返ることで、次回のプロジェクトにも活かしやすくなります。
ドキュメントを残さない
ドキュメントを残さずに終了すると、成果物や意思決定の経緯を後から確認できず、引き継ぎや保守対応に支障が出ることがあります。
設計書や議事録、完了報告書などは整理して保管し、必要なときに確認できる状態にしておくことが大切です。
情報を残しておくことで、その後の対応もスムーズに進めやすくなります。
プロジェクトを最後まで円滑に進めるには、クロージングだけでなく、立ち上げから計画・実行まで一連の流れを理解することも重要です。
プロジェクトマネジメントの流れを6ステップで解説｜企画から振り返りまで順番にわかる
まとめ
クロージングは、成果物を納品して終わりではなく、顧客承認や完了報告、ドキュメント整理、振り返りなどを行い、プロジェクトを正式に締めくくるための大切な工程です。
最後まで必要な手続きを進めることで、認識の違いや対応漏れを防ぎ、安心してプロジェクトを完了できます。
また、クロージングで整理した記録や振り返りは、次のプロジェクトにも役立つ貴重な資産になります。
最後の工程まで丁寧に取り組むことを意識すると、プロジェクト全体をより良い形で終えられるでしょう。