目次
はじめに
「プロジェクトマネジメント計画書を作ることになったけれど、何を書けばいいの？」
「無料で使えるテンプレートを使いたいけれど、どの項目から埋めればいいのか分からない」
「プロジェクトの目的やスケジュール、担当者をどう整理すればいいの？」と悩んでいませんか。
プロジェクトマネジメント計画書は、プロジェクトの目的、進め方、スケジュール、担当範囲、リスク対応などを関係者で確認するための資料です。
この記事では、プロジェクトマネジメント計画書のテンプレートを無料で使う方法、初心者が押さえておきたい基本項目、実際に記入するときの書き方と記入例について、順を追って説明していきます。
プロジェクトマネジメント計画書テンプレートとは
プロジェクトマネジメント計画書テンプレートを使う前に、まずは計画書そのものが何のためにあるのかを押さえておくことが大切です。
計画書は、作業内容や担当者、スケジュール、進め方を関係者全員で確認するための土台になります。
ここでは、プロジェクトマネジメント計画書の役割や必要性、テンプレートを使うことで得られるメリットを順番に見ていきます。
プロジェクトマネジメント計画書の役割
プロジェクトマネジメント計画書の役割は、プロジェクトを始める前に、目的や作業内容、担当者、期限、確認方法を1つの文書にまとめ、関係者が同じ内容を確認しながら進められるようにすることです。
誰が何をいつまでに行うのか、成果物を誰が確認するのかを事前に決めておくことで、認識のズレや確認漏れを防ぎやすくなります。
プロジェクト中は、判断に迷ったときや進め方を確認したいときに見返す基準として活用されます。
なぜ計画書が必要なのか
計画書が必要なのは、目的や担当者、作業内容、期限、確認方法を事前に整理し、関係者の認識をそろえるためです。
口頭だけで進めると、「誰が対応するのか」「いつまでに終わらせるのか」があいまいになり、作業が止まる原因になることがあります。
計画書に決定事項をまとめておけば、担当者は自分の役割や期限を確認しながら進められ、管理する人も同じ基準で進捗を確認できます。
そのため、計画書はプロジェクトをスムーズに進めるために欠かせない文書です。
テンプレートを使うメリット
テンプレートを使うメリットは、計画書に必要な項目を一から考えずに作成できることです。
目的や成果物、担当者、期限、確認方法などを順番に埋めるだけなので、書き漏れを防ぎやすくなります。また、毎回同じ形式で作成できるため、過去の計画書と比較しやすく、関係者も必要な情報をスムーズに確認できます。
初めて計画書を作る人でも、内容を整理しながら進めやすい点もメリットです。
すぐ使えるプロジェクトマネジメント計画書テンプレート例
プロジェクトマネジメント計画書は、最初から完璧な形式を作ろうとすると手が止まりやすくなります。
ここでは、すぐに使いやすいシンプル版、項目を細かく整理できる詳細版、初めて作る人でも書き方をイメージしやすい記入例を紹介します。
シンプル版テンプレート
| 項目 | 記入内容 |
|---|---|
| プロジェクト名 | |
| 目的 | |
| 期間 | |
| 成果物 | |
| プロジェクトマネージャー | |
| メンバー | |
| 作業内容 | |
| スケジュール | |
| リスク | |
| 確認・承認者 | |
| 備考 |
初めてプロジェクトマネジメント計画書を作る場合は、必要な項目だけをまとめたシンプルなテンプレートから始めると取り組みやすくなります。
目的や担当者、期限などを記入するだけでも、関係者の認識をそろえやすくなります。
詳細版テンプレート
実際のプロジェクトでは、作業内容だけでなく、進捗管理やリスク対応、承認方法まで決めておくと、プロジェクトを進めやすくなります。複数人で進めるプロジェクトでは、詳細版テンプレートを使うと管理しやすくなります。
| 項目 | 記入内容 |
|---|---|
| プロジェクト名 | プロジェクトの名称 |
| 目的 | プロジェクトで達成したいこと |
| 背景 | 実施する理由や目的 |
| スコープ | 対象範囲・対象外の範囲 |
| 成果物 | 完成させるもの |
| スケジュール | マイルストーン・開始日・終了日 |
| 担当者 | 各作業の責任者 |
| 役割分担 | メンバーごとの担当業務 |
| 必要な資源 | 人員・予算・機材・ツールなど |
| リスク | 想定されるリスクと対応策 |
| コミュニケーション方法 | 会議・チャット・報告方法 |
| 品質管理 | 完成基準・レビュー方法 |
| 変更管理 | 計画変更時の手順 |
| 承認者 | 計画書を承認する担当者 |
| 備考 | 補足事項 |
シンプル版は「最低限の項目をまとめる」ことが目的ですが、詳細版はPMBOKで管理する内容も意識した実務向けのテンプレートとして使いやすい構成です。
PMBOKを参考にした計画書を作りたい場合は、まず計画書全体の考え方を確認しておくと、各項目の役割が理解しやすくなります。
▶ PMBOKとは？プロジェクトマネジメント知識体系をわかりやすく解説
初心者向けの記入例
初めて計画書を作るときは、実際の記入例を見ながら作成するとイメージしやすくなります。ここでは、社内システムの更新プロジェクトを例にしたシンプルな記入例を紹介します。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| プロジェクト名 | 社内システム更新プロジェクト |
| 目的 | 社内システムを最新版へ更新し、業務効率を向上させる |
| 期間 | 2026年8月1日～2026年9月30日 |
| 成果物 | 更新済みシステム、操作マニュアル |
| プロジェクトマネージャー | 山田 太郎 |
| メンバー | 山田、佐藤、鈴木 |
| 作業内容 | 要件確認、システム更新、テスト、マニュアル作成 |
| スケジュール | 8月：要件確認・更新／9月：テスト・リリース |
| リスク | 更新作業の遅延、システム障害 |
| 確認・承認者 | 情報システム部 部長 |
| 備考 | 毎週金曜日に進捗会議を実施 |
このように具体例を参考にすると、各項目に何を書けばよいかイメージしやすくなります。まずは自分のプロジェクトに合わせて内容を書き換えながら作成してみましょう。
プロジェクトマネジメント計画書テンプレートの基本構成
プロジェクトマネジメント計画書テンプレートには、プロジェクトを進める前に関係者で確認しておきたい項目をまとめておく必要があります。
ここでは、スケジュール、体制・役割分担、リスク管理、進捗管理方法まで、計画書に入れておきたい基本項目を順番に確認していきます。
プロジェクト概要
プロジェクト概要には、プロジェクト名、目的、実施期間、対象範囲、成果物を記入します。
ここがあいまいだと、「何をどこまで進めるのか」の認識が人によって変わり、確認や修正が増えやすくなります。
目的には「何のために行うのか」、実施期間には開始日と完了予定日、対象範囲には対応する作業と対応しない作業、成果物には提出する資料やデータの内容を書きます。
最初に整理しておくことで、関係者が同じ認識で作業を進めやすくなります。
目的・ゴール
目的・ゴールには、プロジェクトで何を達成するのか、完了時にどの状態を目指すのかを記入します。
「業務を改善する」「効率化する」だけでは達成できたか判断しにくいため、「○月○日までに」「○件を完了する」「○分以内に確認できる状態にする」など、日付や数量、判断できる基準を入れて書くことが大切です。
目標を具体的にしておくと、途中で対応範囲が広がりそうになっても、計画どおりに進めるべきか判断しやすくなります。
スケジュール
スケジュールには、プロジェクトの開始日、完了予定日、作業ごとの期限、確認日、承認日を記入します。
「できるだけ早く」「今月中」のような書き方では期限が伝わりにくいため、「下書きは○月○日まで」「確認は○月○日まで」「最終提出は○月○日まで」のように、作業ごとに日付を決めておくことが大切です。
あらかじめスケジュールを整理しておくと、進捗の遅れにも気づきやすく、早めに調整しやすくなります。
スケジュールを細かく管理したい場合は、作業をどこまで分けるか迷うことがあります。その場合は、WBSの作り方を確認すると計画を立てやすくなります。
WBSとは？プロジェクトマネジメントでの作り方と具体例をわかりやすく解説
体制・役割分担
体制・役割分担には、プロジェクトに関わる人の名前と担当する作業、確認する人、最終判断をする人を記入します。
「全員で対応する」のような書き方では役割が分かりにくいため、「資料作成は○○さん」「内容確認は○○さん」「承認は○○部長」のように、人ごとに担当を明確にしておくことが大切です。
あらかじめ役割を決めておくと、確認先に迷わず、担当漏れや重複対応も防ぎやすくなります。
リスク管理
リスク管理には、作業の遅れや確認漏れ、担当者の不在、成果物の修正、追加依頼など、起こりそうな問題を記入します。
あわせて、「○日以上遅れたら誰に報告するか」「確認者が不在のときは誰が対応するか」「修正は何日以内に行うか」など、発生時の対応も決めておくことが大切です。
あらかじめ整理しておくことで、予定どおりに進まない場面でも落ち着いて対応しやすくなります。
進捗管理方法
進捗管理方法には、作業の進み具合をいつ、誰が、どのように確認するのかを記入します。
「随時確認する」のような書き方では判断が人によって変わりやすいため、「毎週月曜日に進捗を入力する」「完了・作業中・未着手で管理する」「予定日から1日遅れたら管理者へ報告する」など、確認日や判断基準を決めておくことが大切です。
あらかじめルールを決めておくことで、作業の遅れにも早く気づき、期限前に対応しやすくなります。
進捗管理で「どの作業が遅れても全体に影響しないか」を判断したい場合は、ネットワーク図の考え方も参考になります。
フリーフロートとは？意味と結果の求め方をわかりやすく解説
プロジェクトマネジメント計画書の作り方
プロジェクトマネジメント計画書は、テンプレートの項目をただ埋めるだけではなく、プロジェクトの進め方が関係者に伝わるように整理することが大切です。
ここでは、計画書を作るときの基本的な手順と、作成後に関係者へ共有して更新していく流れを確認していきます。
目的と成果物を整理する
目的と成果物は、最初に「何のために行うのか」と「最後に何を完成させるのか」を分けて整理します。
目的には、完了後に目指す状態を、成果物には提出する資料やマニュアル、報告書など完成形として残るものを記入します。
最初に整理しておくことで、「この作業は必要か」「何を提出すれば完了か」を判断しやすくなり、作業範囲も決めやすくなります。
スケジュールと担当者を決める
スケジュールと担当者は、作業ごとに開始日、完了予定日、担当者、確認者をセットで決めます。
「資料作成」「内容確認」「修正」「承認」のように分けておくと、誰がいつまでに何を行うのかが分かりやすくなります。
あわせて確認者も決めておくことで、作業の遅れや確認漏れを防ぎやすくなります。
リスクと対応策を書き出す
リスクと対応策は、作業が止まりそうな原因を洗い出し、それぞれの対応方法を決めておきます。
たとえば、担当者の不在や確認の遅れ、必要資料の未提出などが考えられます。「1営業日以内に代替担当へ引き継ぐ」「2営業日返信がなければ管理者が確認する」のように、対応する人と期限まで決めておくことが大切です。
あらかじめ整理しておくことで、問題が起きても落ち着いて対応しやすくなります。
関係者と共有・更新する
計画書を作成したら、担当者、確認者、承認者が同じ内容を確認できる場所に保存し、最新版の日付が分かるようにして共有します。
共有するときは、「どのファイルを見るのか」「更新した箇所」「次の確認日」をあわせて伝えると、認識のズレを防ぎやすくなります。
また、計画書を更新した場合は、変更日や変更内容、更新した人を記録しておくと、あとから内容を確認しやすくなります。
プロジェクトマネジメント計画書を作る際の注意点
プロジェクトマネジメント計画書は、作れば終わりではなく、プロジェクトの進み方に合わせて見直しながら使うものです。
項目を細かく入れすぎると確認に時間がかかり、逆に内容が難しすぎるとチーム内で認識がそろいにくくなります。
ここでは、情報量の調整、更新しやすい形式、チーム全員が理解できる書き方について確認していきます。
情報を詰め込みすぎない
計画書には、作業に必要な情報を分かりやすくまとめることが大切です。
背景説明を詳しく書きすぎると、期限や担当者、確認方法など必要な情報を見つけにくくなります。
目的、成果物、担当者、期限、確認方法、リスク対応など、作業に直接関わる内容を中心に整理すると、関係者も次に何をすればよいか判断しやすくなります。
1つの項目には必要な内容だけを簡潔に書くことを意識しましょう。
更新しやすい形式にする
更新しやすい計画書にするには、担当者、期限、進捗状況、変更内容、更新日を後から書き換えやすい形で整理しておくことが大切です。
文章だけでまとめるよりも、項目ごとに分けておくと、変更があった部分だけをスムーズに修正できます。
また、更新日や更新した人を記録しておけば、どの情報が最新なのかも確認しやすくなります。
チーム全員が理解できる内容にする
チーム全員が理解できる計画書にするには、専門用語や社内だけで通じる略語はできるだけ避け、誰が読んでもすぐ行動できる内容にすることが大切です。
「対応する」「確認する」ではなく、「○○の資料を作成する」「○月○日までに確認結果を記入する」のように、行動や期限を具体的に書きます。
分かりやすく整理しておくことで、認識のズレを防ぎ、確認や修正の手間も減らしやすくなります。
プロジェクトマネジメント計画書テンプレートはExcel・Wordどちらがおすすめ？
プロジェクトマネジメント計画書テンプレートは、ExcelとWordのどちらでも作れますが、整理したい内容によって使いやすさが変わります。
ここでは、Excelが向いているケースとWordが向いているケースを分けて確認していきます。
Excelが向いているケース
Excelは、担当者や開始日、完了予定日、進捗状況などを一覧で管理したい場合に向いています。
作業ごとに情報を整理できるため、未着手や確認待ちの作業もひと目で把握しやすくなります。
進捗状況の管理や期限順の並べ替えも行いやすく、日付や担当者の変更があった場合も、必要な部分だけを簡単に修正できます。
Wordが向いているケース
Wordは、プロジェクトの目的や背景、対応範囲、承認内容などを文章で整理したい場合に向いています。
作業一覧よりも内容を分かりやすく説明したいときや、上司や取引先へ提出する計画書を作成するときに使いやすい形式です。
見出しごとに目的や成果物、スケジュール、体制、リスク対応をまとめられるため、関係者も内容を確認しやすくなります。
まとめ
プロジェクトマネジメント計画書は、目的や担当者、期限などを事前に整理し、関係者が同じ認識でプロジェクトを進めるための大切な資料です。
テンプレートを活用すれば、必要な項目を順番に埋められるため、初めて作成する方でも取り組みやすくなります。
また、計画書は一度作って終わりではなく、進捗や変更に合わせて更新しながら使うことが大切です。
ExcelやWordなど、自分たちの運用に合った形式を選び、見やすく分かりやすい内容を心がけましょう。
まずはテンプレートを活用し、自分たちのプロジェクトに合わせて少しずつ調整していくことから始めてみてください。