はじめに
「プロジェクトマネジメントの5つのプロセスって聞いたことはあるけど、実際にどう進めればいいの？」と感じたことはありませんか。
「順番ややることがあいまいでイメージできない」
「途中で何を確認して、どのタイミングで進めばいいのか迷う」
こうした悩みは、「どの段階で何をするか」が整理されていないと起こりやすくなります。
この記事では、プロジェクトの流れに沿って、5つのプロセスを順番にやさしく整理していきます。読みながら、「自分ならここで何をするか」をイメージできるように進めていきます。
プロジェクトマネジメントの5つのプロセスとは？
プロジェクトマネジメントの5つのプロセスは、次の流れで進みます。
プロセス①：開始
目的を1つに絞り、「いつまでに・何を・どの状態にするか」を決めます。あわせて関係者を洗い出し、誰が決めて誰が動くのか役割を整理します。
プロセス②：計画
作業を1つずつタスクに分解し、各タスクに担当者1名と開始日・終了日を設定します。全体スケジュールを組み、必要な人員・コスト・想定リスクまでここで固めます。
プロセス③：実行
計画に沿って作業を開始し、進捗率や実績工数を日次・週次で更新します。タスク単位で「予定どおり進んでいるか」を確認しながら進めます。
プロセス④：監視コントロール
計画と実績を比較し、遅延日数やコスト差分を数値で確認します。ズレが出た場合は、担当変更・日程調整・作業内容の見直しをその場で判断します。
プロセス⑤：終結
すべてのタスク完了を確認し、成果物が当初の基準を満たしているかチェックします。関係者の承認を得て終了し、課題や改善点を記録して次に活かします。
プロジェクトマネジメントの5つのプロセス
プロジェクトマネジメントは「思いつきで進める作業」ではなく、開始から完了までを5つのプロセスに分けて管理します。
最初に目的と範囲を決める立上げから始まり、スケジュールやコストを具体的な数値で固める計画、決めた内容をもとに人と作業を動かす実行、進捗や遅れを日単位・週単位で確認して修正する監視・コントロール、そして成果物の引き渡しと記録を行う終結まで、一連の流れで進みます。
ここでは、それぞれのプロセスがどのタイミングで何を決め、どのように次につながるのかを順番に整理します。
立上げプロセス
プロジェクトの立ち上げでは、まず「本当に始めるべきか」を判断するために、目的・成果物・期間・予算の上限を数値で整理します。
次に、プロジェクト憲章を作成し、何を完成させるのかを1つに絞り、開始日と終了日、予算を明確にします。この内容を責任者が確認し、承認が下りた時点で正式にスタートします。
あわせて、プロジェクトマネージャーを1名決め、どこまで判断できるのかをあらかじめ決めておくことで、その後の進行が迷わず進められる状態になります。
計画プロセス
計画プロセスでは、立ち上げで決めた成果物を達成するために、必要な作業をすべて洗い出し、日単位のタスクに分けていきます。
それぞれのタスクに開始日・終了日を設定し、担当者を1人ずつ割り当てたうえで、かかる工数も見積もります。これをもとに全体のスケジュールを組み、プロジェクトの完了日を確定させます。
あわせて、予算は項目ごとに分けて配分し、タスク単位でコストを見える形にしておきます。さらに、進捗は0％〜100％で判断できるように基準を決め、遅れを判断する目安の日付もあらかじめ設定します。
こうした内容を計画書としてまとめ、関係者全員で同じ数字とスケジュールを共有しておくことで、その後の進行も迷いにくくなります。
実行プロセス
実行プロセスでは、計画で決めたタスクを開始日から順に進めていき、担当者がそれぞれの作業を期限内に完了させていきます。
作業は日単位で進め、完了率を0％〜100％で更新しながら、予定とのズレも日数で把握していきます。プロジェクトマネージャーは日次または週次で進捗を確認し、1日以上の遅れが出ているタスクがあれば、その場で調整を行います。
また、予算についても計画と実績を照らし合わせ、差が出た場合は使い方を見直したり、必要に応じて承認を取り直します。こうして、進捗と数値をこまめに更新していくことで、計画とのズレをその都度整えながら進められる状態を保てます。
監視・コントロールプロセス
監視・コントロールプロセスでは、計画で決めた日付・予算・進捗の基準と、実際の数値を照らし合わせながらズレを確認していきます。
たとえば、タスクごとに予定と実績を比べて遅れが何日あるかを把握したり、完了率が想定より低いものを見つけていきます。同時に、予算についても計画と実績を比較し、使いすぎていないかを確認します。
もしズレが大きくなってきた場合は、担当の調整やスケジュールの見直し、必要に応じて予算の再承認などをその場で判断します。こうして、計画との差をこまめに整えていくことで、全体のスケジュールに影響が出ないように進めていきます。
終結プロセス
終結プロセスでは、まず計画どおりに成果物がすべて完成しているかを確認し、各タスクが100％完了している状態を確定します。
そのうえで、成果物を発注者や承認者に提出し、内容や仕様が問題ないかを確認してもらい、正式な承認を受けます。
あわせて、最終的な支出額を整理し、当初の予算との差も確認しておきます。さらに、契約や支払いなどに未処理が残っていないかもチェックしておくと安心です。
これらがすべて整った時点で終了日を確定し、プロジェクトを正式に完了とします。
まとめ
プロジェクトマネジメントの5つのプロセスは、「開始→計画→実行→監視・コントロール→終結」という流れに沿って進めることで、今やるべきことを迷わず判断できるようにするための基本の型です。
最初に目的やゴールをはっきり決め、次に作業を具体的なタスクに落とし込み、その計画どおりに進めながら、ズレが出たらその都度調整していきます。そして最後に、すべてが完了していることを確認して締める、というシンプルな流れです。
この順番を意識して進めるだけで、「今どの段階で何をすればいいのか」が自然と整理され、余計に迷うことなくプロジェクトを進められるようになります。