目次
はじめに
「プロジェクトマネジメントでKPIを設定したいけれど、何を数値にすればいいの？」
「進捗率や工数を設定してみたものの、プロジェクトの状況を正しく判断できているのか分からない」と感じていませんか。
実際のプロジェクトでは、担当者ごとに作業を進めていても、予定どおり進んでいるのか、遅れや問題がどの程度発生しているのかを数値で確認しにくいことがあります。
この記事では、プロジェクトマネジメントにおけるKPIの意味や設定方法、進捗・品質・コストなどに関する具体例を整理します。
プロジェクトマネジメントにおけるKPIとは？
プロジェクトマネジメントでKPIを設定するとき、「KPIは何を表す指標なのか」「KGIとはどう違うのか」「そもそもプロジェクトで設定する目的は何なのか」と疑問に感じることがあります。
ここでは、KPIの基本的な意味を整理したうえで、KGIとの違いやプロジェクトでKPIを設定する目的について順を追って説明します。
KPIとは
KPIとは、最終目標を達成するまでの進み具合を数値で確認するための指標です。
たとえば、納期までに作業を終えることが目標なら、完了したタスク数や進捗率などをKPIに設定します。
目標値と実績を定期的に比べることで、計画どおりに進んでいるかを確認できます。
KPIとKGIの違い
KGIはプロジェクトで最終的に達成したい成果を示す指標で、KPIはそこに至るまでの途中経過を測る指標です。
KGIだけでなくKPIも設定しておくことで、最終目標に対して現在どこまで進んでいるのかを把握しやすくなります。
プロジェクトでKPIを設定する目的
プロジェクトでKPIを設定する目的は、目標達成までの進み具合を確認し、遅れや問題に早めに気づくことです。
目標値を下回っている場合は、作業量や担当者、スケジュールを見直すことで、最終期限が迫る前に必要な対応を取りやすくなります。
プロジェクトマネジメントでKPIを活用するメリット
プロジェクトでKPIを活用すると、目標に対して現在どこまで進んでいるのかを数値で確認しやすくなります。
ここでは、KPIを活用することで得られる具体的なメリットを順を追って説明します。
進捗や問題点を早期に把握できる
KPIを毎週や毎月など決めた頻度で確認すると、計画値と実績値の差から進捗の遅れを早めに把握できます。
予定していたタスク完了数を下回っている場合は、遅れている作業を確認し、必要に応じて対応を見直すことで、問題が大きくなる前に対処できます。
プロジェクト関係者で状況を共有しやすくなる
KPIを共通の指標として設定すると、プロジェクト関係者が同じ数値を見ながら状況を共有できます。
定例会議などで目標値と実績値を確認することで、進捗や未達の項目が分かりやすくなり、関係者の認識もそろえやすくなります。
プロジェクトマネジメントで使われるKPIの具体例
プロジェクトでKPIを設定する際は、何を確認したいのかによって適した指標が変わります。
ここでは、プロジェクトマネジメントで実際に使われるKPIを確認対象ごとに分けて、具体例を順を追って説明します。
進捗状況を確認するKPI
進捗状況を確認するKPIには、タスク完了率や予定工数に対する実績工数などがあります。
タスク完了率は「完了したタスク数÷全タスク数×100」で算出し、計画した進捗率と比べることで遅れを確認できます。
また、予定工数と実績工数を比較すれば、想定より作業に時間がかかっていないかも把握できます。
品質を確認するKPI
品質を確認するKPIには、不具合件数や修正件数、不具合発生率などがあります。
テストで見つかった不具合を週単位などで記録し、件数や発生率が基準値を上回っていないか確認することで、必要な修正や原因の見直しにつなげられます。
コストやリソースを確認するKPI
コストやリソースを確認するKPIには、予算消化率や実績工数、稼働率などがあります。
予算消化率は「使用した金額÷予定予算×100」で算出し、費用の使用状況を確認します。
実績工数や稼働率も計画値と比べることで、人員や作業時間の配分を見直す必要があるか判断できます。
プロジェクトマネジメントのKPIを設定する方法
プロジェクトのKPIを設定するときは、最初に何を達成したいのかを明確にし、その目的に合った指標を選ぶことが重要です。
ここでは、プロジェクトの目的を整理してからKPIの指標や目標値、確認頻度を決める手順を順を追って説明します。
プロジェクトの目的と達成基準を決める
KPIを設定する前に、プロジェクトで何を達成するのかを数値や期限で具体的に決めます。
たとえば、納期を「9月30日まで」とするなど、達成したかどうかを判断できる基準を設けておくと、目的に合ったKPIを設定しやすくなります。
目的に合わせて測定する指標を選ぶ
目的と達成基準を決めたら、その達成状況を数値で確認できる指標を選びます。
進捗ならタスク完了率、品質なら不具合件数など、目的に直接関係する指標に絞ることで、目標達成に近づいているかを判断しやすくなります。
目標値と確認頻度を設定する
選んだKPIには具体的な目標値を設定し、いつ確認するかも決めておきます。
たとえば、タスク完了率を「毎週90％以上」と設定し、週1回の定例会議で確認すれば、基準を下回った段階で必要な対応を検討できます。
KPIを設定するときの注意点
KPIを設定するときは、数値を記録することだけを目的にせず、プロジェクトの目標達成に役立つ指標になっているかを確認する必要があります。
ここでは、KPIを設定した後も有効に活用するために、数値の扱い方とプロジェクトの状況に合った指標の選び方について順を追って説明します。
数値を管理すること自体を目的にしない
KPIは数値を記録するだけでなく、その結果を作業の見直しや対応につなげることが大切です。
目標値を下回った場合に原因を確認し、どのような対応を行うのかまで決めておくと、KPIをプロジェクトの改善に活かしやすくなります。
プロジェクトの状況に合ったKPIを設定する
KPIは、プロジェクトの目的や確認したい内容に合った指標を設定します。
進捗を確認するならタスク完了率など、目的に直接関係する数値を選びましょう。
また、途中で目的や作業内容が変わった場合は、現在の状況に合わせてKPIを見直すことも大切です。
まとめ
プロジェクトマネジメントにおけるKPIは、最終目標に向けて順調に進んでいるかを数値で確認するための指標です。
進捗や品質、コストなど、目的に合ったKPIを設定することで、遅れや問題にも早めに気づきやすくなります。
大切なのは、数値を確認するだけで終わらせず、必要に応じて作業内容やスケジュールを見直すことです。まずは特に確認したい項目からKPIを設定し、プロジェクトの目標達成に役立てていきましょう。