目次
はじめに
「プロジェクトマネジメントサービスって、具体的に何をしてもらえるの？」
「自社のプロジェクトには、どのサービスを選べばいいの？」と迷っていませんか。
プロジェクトの進行が遅れていたり、社内の担当者だけではスケジュール管理や関係者との調整まで手が回らなかったりすると、外部へ相談したくても、どこまで任せられるのか分からず依頼先を決めにくいですよね。
この記事では、プロジェクトマネジメントサービスの主な種類や支援内容、依頼先を選ぶときに確認したいポイントを整理します。
プロジェクトマネジメントサービスとは？
プロジェクトマネジメントサービスとは、プロジェクトの計画作成や進捗管理、課題への対応などを外部の専門人材が支援するサービスです。
ここでは、プロジェクトマネジメントサービスの基本的な役割と、PM支援・PMO支援の違いを説明します。
プロジェクトの計画や進行を外部の専門人材が支援するサービス
プロジェクトマネジメントサービスでは、外部の専門人材が目標や期限を確認し、必要な作業や担当者を整理して計画を立てます。
開始後は進捗や課題を確認し、遅れや問題があれば対応方法や期限を決めます。
状況に合わせて調整しながら、プロジェクトがスムーズに進むよう支援するサービスです。
PM支援とPMO支援の違い
PM支援は、プロジェクト全体の計画を立て、作業指示や進捗確認、課題への対応などを行う支援です。
一方、PMO支援は、進捗や課題の整理、会議資料の作成などを通してPMの管理業務を支えます。
PMはプロジェクト全体の進行を担い、PMOはその管理をサポートする点が主な違いです。
プロジェクトマネジメントサービスの主な種類
プロジェクトマネジメントサービスは、外部へ任せる業務や解決したい課題によって支援の種類が異なります。
ここでは、プロジェクトマネジメントサービスの主な4つの種類を説明します。
PMとしてプロジェクト全体を管理する支援
PM支援では、外部の専門人材がPMとして計画を立て、必要な作業や担当者、期限を整理します。
開始後は進捗を確認し、遅れや課題があれば対応方法を決めながら、プロジェクト全体がスムーズに進むよう管理します。
PMOとして進捗や課題管理を支援するサービス
PMO支援では、各担当者の作業状況や期限を確認し、プロジェクトの進捗や課題を整理します。
遅れている作業や未対応の課題を分かりやすくまとめることで、PMが必要な対応を判断しやすいようサポートします。
コンサルティングによるプロジェクト改善支援
コンサルティングでは、現在のプロジェクトの進め方を確認し、計画や進捗管理、課題管理などの問題点を整理します。
そのうえで、作業手順や管理方法の見直しを行い、プロジェクトをより進めやすい形へ改善します。
研修による社内のプロジェクトマネジメント人材育成
研修では、計画の立て方や進捗確認、課題管理など、プロジェクトを管理するために必要な知識や方法を学びます。
実務で活かせる管理方法を身につけることで、社内でプロジェクトを進められる人材の育成につなげます。
プロジェクトマネジメントサービスで依頼できること
プロジェクトマネジメントサービスでは、計画を立てる段階から実行中の管理まで、プロジェクトの進行に必要な業務を依頼できます。
ここでは、プロジェクトマネジメントサービスで依頼できる主な4つの業務を説明します。
プロジェクト計画やスケジュールの作成
プロジェクト計画では、目標や期限を確認し、必要な作業を洗い出して担当者を決めます。
さらに、各作業の開始日や完了日、作業の順番を整理し、誰が何をいつまでに行うのかを明確にします。
進捗・課題・リスクの管理
進捗管理では、各作業が予定どおり進んでいるかを確認し、遅れや課題があれば担当者や対応期限を決めます。
また、今後起こりそうなリスクも事前に整理し、問題が発生した場合に対応できるよう準備します。
関係部署やステークホルダーとの調整
関係部署やステークホルダーとの調整では、プロジェクトに必要な確認事項や決定事項を整理し、関係者へ共有します。
部署ごとに意見や希望が異なる場合は、それぞれの条件を確認しながら調整し、認識のずれや作業のやり直しを防ぎます。
会議運営や報告資料の作成
会議では、事前に議題や確認事項を整理し、終了後は決定事項や担当者、対応期限を関係者へ共有します。
また、進捗状況や課題、今後の予定を報告資料にまとめ、関係者がプロジェクトの状況を把握しやすいようにします。
プロジェクトマネジメントサービスを利用するメリット
プロジェクトマネジメントサービスを利用すると、社内にPMやPMOを担当できる人材が不足している場合でも、外部人材の支援を受けながらプロジェクトを進められます。
ここでは、プロジェクトマネジメントサービスを利用する主な4つのメリットを説明します。
PM・PMO人材が不足していてもプロジェクトを進めやすい
プロジェクトマネジメントサービスを利用すれば、社内にPM・PMO人材が不足していても、外部の専門人材に管理業務を任せられます。
計画作成や進捗確認、課題管理を補ってもらえるため、必要な人材をすぐに確保できない場合でもプロジェクトを進めやすくなります。
遅延や課題を早期に把握して対応しやすい
外部人材が各作業の進捗や課題を継続して確認するため、遅れている作業や対応が必要な問題に気づきやすくなります。
問題が見つかった段階で担当者や期限を決めて対応することで、遅延や課題が大きくなる前に対処しやすくなります。
外部の知見やノウハウを活用できる
外部人材が持つ計画作成や進捗管理、課題管理などの知見を取り入れられることもメリットです。
社内で管理方法が決まっていない場合でも、必要な手順や確認項目を整理し、プロジェクトに合った進め方を整えやすくなります。
社内メンバーが本来の業務に集中しやすい
進捗確認や課題の整理などを外部人材へ任せることで、社内メンバーが管理業務に使う時間を減らせます。
進捗表の更新や課題の取りまとめに追われにくくなり、それぞれが本来担当している業務に集中しやすくなります。
課題別に見るプロジェクトマネジメントサービスの選び方
プロジェクトマネジメントサービスを選ぶときは、自社で発生している課題と必要な支援内容を対応させることが大切です。
ここでは、4つの課題別に適したプロジェクトマネジメントサービスの選び方を説明します。
PM・PMO人材が不足しているならPM・PMO支援を選ぶ
プロジェクト全体を管理する人材がいない場合は、計画作成や進捗管理を担うPM支援が向いています。
PMはいるものの管理業務まで手が回らない場合は、進捗確認や課題整理を補助するPMO支援を選びましょう。
プロジェクトの遅延や課題が多いなら進捗・課題管理の支援を選ぶ
遅れている作業や未対応の課題が増えている場合は、進捗・課題管理を依頼できるサービスが向いています。
各作業の状況を継続して確認してもらうことで、遅延や課題に早めに気づき、必要な対応を進めやすくなります。
複数部署や外部企業との調整が難しいなら調整支援に強いサービスを選ぶ
複数部署や外部企業との確認や合意に時間がかかっている場合は、関係者との調整に強いサービスを選びます。
確認事項や回答期限、決定事項を整理してもらうことで、誰に何を確認すべきかが明確になり、調整を進めやすくなります。
社内にノウハウを残したいならコンサルティングや研修を選ぶ
社内でプロジェクトを管理できる人材を育てたい場合は、コンサルティングや研修が向いています。
管理方法の改善や、計画作成・進捗管理などの方法を学ぶことで、外部に頼るだけでなく社内にもノウハウを残せます。
プロジェクトマネジメントサービスを選ぶときの確認ポイント
プロジェクトマネジメントサービスを比較するときは、料金だけで依頼先を決めず、必要な業務を任せられるか確認することが大切です。
ここでは、プロジェクトマネジメントサービスを選ぶ際に確認したい4つのポイントを説明します。
必要な支援範囲に対応しているか確認する
まずは、計画作成や進捗管理、課題管理、関係者との調整など、自社が依頼したい業務を整理します。
そのうえで必要な業務がサービスに含まれているかを確認し、どこまで任せられるのかを明確にしておきましょう。
自社と同じ業界やプロジェクトの支援実績を確認する
依頼先を比較するときは、自社と同じ業界や似たプロジェクトの支援実績があるかを確認します。
業界名や案件数だけでなく、どのようなプロジェクトで何を支援したのかまで見ると、自社との相性を判断しやすくなります。
担当者の経験やプロジェクトマネジメントの専門性を確認する
実際に担当する人が、どのようなプロジェクトでPMやPMOを経験してきたのかも確認しましょう。
プロジェクトの規模や期間、担当業務などを見ることで、自社が任せたい業務に対応できる経験があるか判断しやすくなります。
料金だけでなく支援内容や契約範囲も確認する
料金を比較するときは、金額だけでなく、その料金でどこまで支援してもらえるのかを確認することが大切です。
契約前に支援内容や追加費用の条件まで確認しておけば、契約後の認識違いも防ぎやすくなります。
まとめ
プロジェクトマネジメントサービスは、プロジェクトの計画作成や進捗・課題管理、関係者との調整などを外部の専門人材に依頼できるサービスです。
PM・PMO支援のほか、管理方法を見直すコンサルティングや社内人材を育成する研修もあるため、自社が抱えている課題に合わせて選ぶ必要があります。
依頼先を比較するときは、必要な支援範囲に対応しているかに加え、同じ業界やプロジェクトの支援実績、担当者の経験、料金に含まれる業務まで確認しましょう。
まずは自社で不足している役割や任せたい業務を整理し、その範囲を具体的に支援できるサービスを選ぶことが大切です。