目次
はじめに
「スコープドキュメントとWBSは何が違うのだろう」
「プロジェクトを始めるときは、どちらを先に作ればよいのだろう」と迷っていませんか。
成果物や対応範囲を整理したつもりでも、そのまま作業一覧へ落とし込もうとすると、必要なタスクが抜けたり、反対に対象外の作業までWBSへ入れてしまったりすることがありますよね。
この記事では、両者の役割や関係性、作成する順序、具体例を通じた使い分けまで、実務で迷わないよう順を追って説明していきます。
スコープドキュメントとは？
スコープドキュメントは、プロジェクトで実施する範囲と実施しない範囲を明確にし、関係者の認識をそろえるための文書です。
ここでは、スコープドキュメントの役割と、文書に記載する主な内容を解説します。
スコープドキュメントの役割
スコープドキュメントは、プロジェクトで作成する成果物や対応する作業、対応しない作業、完了条件を文書で整理し、関係者の認識をそろえるための資料です。
依頼の追加や仕様変更があった場合も、記載内容と照らし合わせることで、当初の範囲内か追加対応かを判断しやすくなります。
その結果、認識のずれや予定外の作業を防ぎ、納期や予算、担当範囲を管理しやすくなります。
スコープドキュメントに記載する内容
スコープドキュメントには、プロジェクトの目的、成果物、実施する作業と実施しない作業、完了条件、前提条件、制約条件、担当者、納期などを記載します。
成果物は名称や提出形式まで明確にし、作業範囲は開始から終了まで分かるように整理することが大切です。
また、対象外の業務も記載しておくと、追加依頼があった際に対応範囲を判断しやすくなります。
WBSとは？
WBSは、プロジェクトの成果物や作業を細かい単位に分解し、実施すべきタスクを整理するための文書です。
ここでは、WBSの役割と、WBSに記載する主な内容を解説します。
WBSの役割
WBSは、プロジェクトで必要な作業を成果物や工程ごとに分け、担当者や作業期間、完了条件を明確にするための表です。
作業を担当者が管理しやすい単位まで細かく分けることで、抜け漏れや重複を防ぎやすくなります。
また、開始日と終了日を設定することで、進捗状況や遅れの影響も把握しやすくなります。
WBSに記載する内容
WBSには、作業名、作業番号、担当者、開始日、終了日、所要日数、進捗率、先行作業、完了条件などを記載します。
作業は担当者が実施内容を判断できる単位で整理し、開始日と終了日で実施期間を明確にします。
さらに、先行作業や完了条件を記載しておくと、着手できるタイミングや作業の完了を判断しやすくなります。
スコープドキュメントとWBSの違い
スコープドキュメントとWBSは、どちらもプロジェクトの計画や管理に使いますが、作成する目的や示す成果物、管理する対象が異なります。
この違いを理解せずに使うと、プロジェクトの範囲と具体的な作業内容が混同され、抜け漏れや認識のずれが生じるおそれがあります。
ここでは、スコープドキュメントとWBSの違いを、目的・成果物・管理対象の3つの観点から解説します。
目的
スコープドキュメントの目的は、プロジェクトで対応する範囲や成果物、完了条件を明確にし、関係者の認識をそろえることです。
一方、WBSの目的は、決めた範囲を実行できる作業単位に分け、担当者や期限、進捗を管理しやすくすることです。
つまり、スコープドキュメントは「何を行うか」を決め、WBSは「どう進めるか」を整理する役割があります。
成果物
スコープドキュメントの成果物は、プロジェクトの目的や対象範囲、対象外の業務、成果物、完了条件をまとめた文書です。
一方、WBSの成果物は、必要な作業を階層ごとに分け、担当者や期間、完了条件などを整理した一覧です。
スコープドキュメントがプロジェクト全体の範囲を示すのに対し、WBSは実際の作業内容を整理するために使われます。
管理対象
スコープドキュメントでは、成果物や作業範囲、対象外の業務、完了条件を管理します。
一方、WBSでは、担当者、開始日、終了日、進捗率、先行作業など、作業の進み具合を管理します。
そのため、スコープドキュメントは対応範囲を管理し、WBSはその範囲内の作業を管理する役割を担います。
スコープドキュメントとWBSの関係
スコープドキュメントとWBSは別々に作成する文書ではなく、プロジェクトの範囲を具体的な作業へ落とし込む流れの中で連携させます。
ここでは、WBSを作成する順序やスコープとのつながり、両者を連携させる重要性を解説します。
WBSはスコープドキュメントをもとに作成する
WBSは、スコープドキュメントに記載した成果物や作業範囲、完了条件をもとに作成します。
成果物ごとに必要な作業を洗い出し、担当者が管理しやすい単位まで分解していきます。
スコープドキュメントにない作業を追加すると対応範囲が広がるため、内容を確認しながら作成することが大切です。
WBSはスコープの作業を可視化する
WBSは、スコープドキュメントで定めた成果物を完成させるための作業を、担当者や開始日、終了日、完了条件などに分けて整理します。
作業の順序や担当が明確になるため、誰がいつ何を行うのかを把握しやすくなります。
その結果、スコープで決めた内容が作業へ漏れなく反映されているかを確認できます。
両者を連携させる重要性
スコープドキュメントとWBSを連携させることで、成果物や作業範囲を担当者や期限、完了条件まで正確に反映できます。
内容が一致していないと、必要な作業が漏れたり、対象外の作業が追加されたりするおそれがあります。
そのため、WBSの作成や変更時にはスコープドキュメントと照らし合わせ、内容に漏れや重複がないか確認することが重要です。
スコープドキュメントとWBSはどちらを先に作る？
スコープドキュメントとWBSは、作成する順序を誤ると、必要な作業が抜けたり、対象外の作業までWBSに含まれたりするおそれがあります。
ここでは、両者の一般的な作成順序と、要件整理からWBS作成までの流れを解説します。
一般的な作成順序
一般的には、先にスコープドキュメントを作成し、その後にWBSを作成します。
まず、成果物や作業範囲、完了条件などをスコープドキュメントで整理します。
その内容をもとに、成果物ごとの作業を分解し、担当者や期間、完了条件をWBSへ設定します。
要件整理からWBS作成までの流れ
まず、プロジェクトの目的や成果物、納期、予算、対応範囲などの要件を整理します。
次に、対応する作業や対象外の業務、完了条件をスコープドキュメントにまとめ、関係者の合意を得ます。
その後、成果物ごとに必要な作業を分解し、担当者や開始日、終了日、先行作業などをWBSへ設定します。
なぜスコープドキュメントの後にWBSを作成するのか？
スコープドキュメントの後にWBSを作成するのは、先にプロジェクトの対象範囲や成果物を確定しなければ、必要な作業を正しく分解できないためです。
ここでは、スコープが曖昧だとWBSを作れない理由と、WBSがスコープ漏れ防止に役立つ理由を解説します。
スコープが曖昧だとWBSが作れない理由
スコープが曖昧なままでは、成果物や作業範囲、完了条件が決まっていないため、必要な作業を漏れなくWBSへ落とし込めません。
その状態で担当者や期限を決めても、後から作業の追加や修正が発生し、WBS全体を見直す必要があります。
そのため、実行しやすいWBSを作るには、先にスコープを明確にしておくことが大切です。
WBSがスコープ漏れ防止につながる理由
WBSでは、スコープドキュメントに記載した成果物ごとに必要な作業を整理するため、対応漏れを見つけやすくなります。
成果物と作業を照らし合わせることで、不足している工程や設定漏れに気付きやすくなります。
そのため、スコープの内容をWBSへ反映することで、必要な作業の抜け漏れを防ぎやすくなります。
スコープドキュメントとWBSに関するよくある質問
スコープドキュメントとWBSを作成する際は、必ず両方を用意すべきか、小規模なプロジェクトでも必要なのかと迷うことがあります。
ここでは、スコープドキュメントがない場合のWBS作成、小規模プロジェクトでの必要性、テンプレート利用の可否について解説します。
スコープドキュメントがないとWBSは作れない？
スコープドキュメントがなくてもWBSは作成できますが、成果物や対応範囲、完了条件などが別の資料で明確になっていることが前提です。
これらが決まっていないまま作成すると、後から作業の追加や修正が発生しやすくなります。
そのため、名称にかかわらず、WBSを作る前にスコープを文書で確認できる状態にしておくことが大切です。
小規模プロジェクトでも必要？
小規模なプロジェクトでも、スコープドキュメントとWBSは役立ちます。
ただし、内容がシンプルであれば、成果物や対応範囲、担当者、期限などを1枚の資料にまとめても問題ありません。
作業が少なくても認識のずれを防ぐために、必要な内容は文書で残しておくことが大切です。
テンプレートを利用しても問題ない？
テンプレートを利用しても問題ありません。
ただし、そのまま使うのではなく、成果物や対応範囲、完了条件、担当者、期限などをプロジェクトに合わせて見直すことが大切です。
作成後は、実際の作業内容と合っているかを確認してから運用しましょう。
まとめ
スコープドキュメントとWBSは似ているように見えますが、それぞれ役割が異なります。
まずスコープドキュメントで「何をどこまで行うのか」を明確にし、その内容をもとにWBSで作業へ落とし込むことで、認識のずれや作業漏れを防ぎながらプロジェクトを進めやすくなります。
また、小規模なプロジェクトでも、成果物や対応範囲、担当者、期限などを文書で整理しておくことは大切です。
スコープドキュメントとWBSの違いを理解したうえで適切に使い分ければ、計画から実行までをスムーズに進めやすくなるでしょう。