目次
はじめに
「プロジェクトスコープ記述書は、WBS作成プロセスでどのように使われるのだろう」
「入力資料として使うはずなのに、なぜWBSと関係する出力のように説明されることがあるのだろう」と迷っていませんか。
PMBOKやプロジェクト管理の資料を読んでいても、Create WBSという言葉や入力・出力の関係が並ぶと、プロジェクトスコープ記述書とWBSのどちらを先に作り、何を受け渡すのか分からず、理解が止まってしまうことがありますよね。
この記事では、プロジェクトスコープ記述書がCreate WBSの入力になる理由と、WBS作成後の成果物との関係を整理し、作成プロセスの流れを順を追って説明していきます。
プロジェクトスコープ記述書とCreate WBSプロセスの関係
プロジェクトスコープ記述書とCreate WBSプロセスの関係を理解するには、まずそれぞれが何を定め、どの段階で使われるのかを整理する必要があります。
ここでは、プロジェクトスコープ記述書とCreate WBSプロセスの役割を確認したうえで、記述書に定めた成果物や対象範囲が、どのようにWBSの作成へつながるのかを解説します。
プロジェクトスコープ記述書とは
プロジェクトスコープ記述書とは、プロジェクトで作成する成果物や実施する作業、対象外とする範囲、成果物の受入条件などを整理した文書です。
何を完成とみなすのか、どこまでを担当範囲に含めるのかを事前に明確にしておくことで、関係者の認識をそろえやすくなります。
その結果、作業の抜けや不要な作業の追加を防ぎ、プロジェクトを計画どおりに進めやすくなります。
Create WBSプロセスとは
Create WBSプロセスとは、プロジェクトで作成する成果物と必要な作業を、担当者を割り当てたり所要時間を見積もったりできる単位まで細かく分解するプロセスです。
分解した内容を階層構造で整理することで、どのような作業が必要なのかを全体で把握しやすくなります。
作業範囲を漏れなく整理できるため、計画や進捗管理もしやすくなります。
両者はどのように関係しているのか
プロジェクトスコープ記述書は、Create WBSプロセスで成果物や作業を分解するときの基準となる文書です。
記述書にまとめた成果物や実施範囲、対象外の範囲、受入条件を確認しながら作業を分解することで、担当者の割り当てや所要時間の見積もりまで進めやすくなります。
一方で、記述書の内容が曖昧なままだと、WBSに必要な作業が抜けたり、対象外の作業まで含まれたりする可能性があります。
Create WBSプロセスの入力・ツール技法・出力
Create WBSプロセスは、必要な情報を受け取り、成果物を管理可能な単位へ分解し、その結果を文書として整理する流れで進みます。
ここでは、プロセスの出発点となる入力、分解に用いるツールと技法、作成後に得られる出力の順に確認します。
入力
Create WBSプロセスでは、プロジェクトマネジメント計画書、プロジェクト文書、組織体の環境要因、組織のプロセス資産を入力として使用します。
特に、スコープ・マネジメント計画書やプロジェクトスコープ記述書、要求事項文書を確認し、成果物や対応範囲、対象外の範囲を整理します。
これらを基準にすることで、WBSへ含める作業を漏れなく判断できます。
ツール技法
Create WBSプロセスでは、専門家の判断と要素分解を用います。
専門家の判断では、成果物や作業の分け方について経験のある担当者から意見を得ます。
要素分解では、成果物を段階的に細分化し、担当者を割り当て、工数や費用を見積もれるワーク・パッケージまで整理します。
出力
Create WBSプロセスの主な出力は、スコープ・ベースラインとプロジェクト文書更新版です。
スコープ・ベースラインは、プロジェクトスコープ記述書、WBS、WBS辞書で構成され、プロジェクトの作業範囲を判断する基準になります。
また、要素分解の結果に応じて、前提条件ログや要求事項文書などのプロジェクト文書も更新します。
なぜプロジェクトスコープ記述書が入力にも出力にも登場するのか
プロジェクトスコープ記述書がCreate WBSプロセスの入力と出力の両方に登場すると、同じ文書が二重に扱われているように見えることがあります。
ここでは、WBS作成前に参照する入力時の役割と、WBS作成後に更新・確定される出力時の役割を分けて整理し、両者を混同しやすい理由を確認します。
入力時の役割
入力時のプロジェクトスコープ記述書は、WBSへ含める成果物や作業範囲を判断するための基準として使用します。
記載されている成果物や受入条件、実施範囲、対象外の範囲を確認しながら進めることで、どこまでを作業として分解すべきかを判断しやすくなります。
そのため、必要な作業の抜けや、対象外の作業を含めてしまうミスを防ぎやすくなります。
出力時の役割
出力時のプロジェクトスコープ記述書は、作成したWBSとWBS辞書とあわせて、スコープ・ベースラインを構成する文書として扱われます。
Create WBSプロセスで整理した成果物や作業範囲を反映し、関係者の承認を受けることで、プロジェクトで管理する正式なスコープの基準となります。
その後は、成果物や作業がスコープどおりに進んでいるかを確認する際の基準として活用されます。
混同しやすいポイント
混同しやすいのは、入力時と出力時で別々のプロジェクトスコープ記述書を作成すると考えてしまうことです。
実際には、入力時はすでに作成されている記述書をWBS作成の基準として利用し、出力時はその記述書がWBSとWBS辞書とあわせてスコープ・ベースラインを構成します。
つまり、文書そのものが新しく作り直されるのではなく、プロジェクト全体の管理基準として位置付けられる点が大きな違いです。
プロジェクト憲章からWBS作成までの流れ
プロジェクト憲章で示された目的や成果物の概要は、そのままWBSへ分解するのではなく、スコープを具体化する工程を経て作業単位へ落とし込みます。
ここでは、プロジェクト憲章の作成からスコープ定義とプロジェクトスコープ記述書の作成を経て、Create WBSプロセスで成果物を分解するまでの流れを確認します。
プロジェクト憲章
プロジェクト憲章は、プロジェクトの目的や達成目標、主要な成果物、概算予算、主な関係者、プロジェクトマネージャーの権限などをまとめ、プロジェクトの開始を正式に承認するための文書です。
プロジェクト全体の方向性を関係者で共有する役割があり、その後のスコープ定義では、この内容を基準に実施する範囲や対象外の範囲を具体的に整理していきます。
スコープ定義とスコープ記述書
スコープ定義では、プロジェクト憲章や要求事項文書を基に、作成する成果物や実施する作業、対象外とする範囲、成果物の受入条件を具体的に整理します。
その内容をプロジェクトスコープ記述書としてまとめることで、WBSへ分解する対象と、プロジェクトに含めない内容を明確にできます。
これにより、関係者が同じ基準でプロジェクトの範囲を確認しやすくなります。
Create WBSと成果物分解
Create WBSでは、プロジェクトスコープ記述書に記載された成果物を、管理しやすい単位まで段階的に分解していきます。
最下位のワーク・パッケージまで細かく整理することで、担当者の割り当てや所要時間・費用の見積もり、完了条件の確認まで進められる状態になります。
そのため、実際の作業計画や進捗管理を行いやすくなります。
まとめ
プロジェクトスコープ記述書は、Create WBSプロセスで成果物や作業を分解するための基準となる文書です。
記述書にまとめた成果物や実施範囲、対象外の範囲、受入条件を確認しながらWBSを作成することで、必要な作業の抜けや不要な作業の追加を防ぎやすくなります。
また、Create WBSプロセスが完了すると、プロジェクトスコープ記述書はWBSやWBS辞書とあわせてスコープ・ベースラインを構成し、プロジェクトを管理する正式な基準として活用されます。
そのため、同じ文書でも「入力資料」と「管理基準」の2つの役割を持つことが、混同しやすいポイントです。
試験対策では、プロジェクトスコープ記述書がCreate WBSの入力であることと、最終的にはWBS・WBS辞書とともにスコープ・ベースラインを構成することをセットで理解しておくと整理しやすくなります。
作成の流れまであわせて押さえておくと、プロセス全体のつながりもイメージしやすくなるでしょう。