はじめに
「自分ではきちんと説明したつもりなのに、相手にうまく伝わらない」
「話している途中で何を言いたいのか分からなくなってしまう」と感じていませんか。
職場で上司や同僚に状況を説明したときに何度も聞き返されたり、会議で意見を伝えても要点をつかんでもらえなかったりすると、自分の話し方に問題があるのか気になりますよね。
この記事では、聞き手に内容が伝わりやすくなる話し方の基本や、実際に話すときに意識したいコツについて、順を追って説明していきます。
伝わる話し方とは？
伝わる話し方をするには、自分が話したい順番ではなく、聞き手が内容を理解しやすい順番に整理して伝えることが大切です。
まずは、聞き手が理解しやすい話の組み立て方と、話しているのに伝わらなくなる原因を整理していきます。
伝わる話し方は相手が理解しやすい順番で話すことが重要
相手に分かりやすく伝えるには、まず結論や要点を伝え、そのあとに理由や詳しい内容を説明する流れを意識することが大切です。
最初に「何についての話なのか」が分かると、聞き手もその後の内容を整理しながら聞きやすくなります。
思いついた順番で話すのではなく、相手が理解しやすい情報から順番に伝えていきましょう。
話しているのに伝わらない原因は情報整理にある
必要なことを話しているつもりでも、情報が整理されていないと、相手には伝わりにくくなることがあります。
結論と理由が混ざっていたり、大切な内容と補足を同じように説明したりすると、聞き手は要点をつかみにくくなります。
話す前に「結論」「理由」「必要な情報」を整理し、伝える順番を決めておくと、自分が伝えたいことも分かりやすくなります。
伝わりやすくなる話し方のコツ
話の内容を相手に伝わりやすくするには、結論や要点を整理するだけでなく、聞き手が理解しやすい言葉や文章の長さを意識することが大切です。
ここでは、日常の会話や仕事で取り入れやすい、伝わりやすい話し方のコツを説明します。
最初に結論を伝えて話の目的を明確にする
話し始めは、最初の1〜2文で結論を伝え、何について話すのかを分かりやすくするとよいでしょう。
最初に結論が分かっていると、聞き手もその後の理由や説明を結びつけながら聞きやすくなります。
前置きを長くするよりも、まずは一番伝えたいことから話すことを意識してみてください。
要点を絞って必要な情報だけを伝える
一度にたくさんの情報を伝えるのではなく、要点を1〜3個程度に絞ると、聞き手も大切な部分をつかみやすくなります。
関連する内容であっても、今回の話に直接必要のない情報は省き、結論を理解するために必要な内容を優先しましょう。
話す前に要点と補足を分けておくと、伝える内容も整理しやすくなります。
具体例や数字を使って内容をイメージしやすくする
相手に内容をイメージしてもらうには、「多い」「早め」といった曖昧な表現だけでなく、数字や具体例を取り入れることがポイントです。
たとえば、「3件」「10分」「15時まで」のように数量や時間を示すと、相手も具体的な状況を把握しやすくなります。
数字で表しにくい内容であれば、実際の場面をイメージできる具体例を添えてみましょう。
相手に合わせた言葉を選んで理解しやすくする
専門用語や略語を使うときは、相手がその言葉を知っているかを意識することも大切です。
馴染みのない言葉はできるだけ分かりやすい表現に置き換え、必要な場合は意味を簡単に説明してから話を続けましょう。
相手に合わせて言葉を選ぶことで、内容そのものに集中してもらいやすくなります。
一文を短くして聞き手が整理しやすくする
一文に多くの情報を詰め込みすぎると、聞き手が内容を整理しにくくなることがあります。
できるだけ一文では一つの内容を伝え、「結論」「理由」「補足」などの区切りで分けると、話の流れも分かりやすくなります。
話すときも一文ごとに適度に区切りながら、相手の様子を見て次の内容へ進んでいきましょう。
伝わる話し方を実践するときの確認ポイント
伝わる話し方を実践するには、話し方のテクニックだけでなく、話す前後の確認も大切です。
ここでは、相手に伝わる話し方を実践するときに確認したいポイントを説明します。
話す前に伝えたい内容と目的を整理する
分かりやすく話すためには、話し始める前に「何を伝えたいのか」と「相手にどうしてほしいのか」を整理しておくことが大切です。
この2つが決まっていると、途中で話がそれにくくなり、必要な内容に絞って伝えやすくなります。
まずは結論と目的を一文ずつ考え、それに必要な情報を組み立ててみましょう。
相手の反応を見ながら伝え方を調整する
話しているときは、自分のペースで説明を続けるのではなく、相手の表情や返答にも目を向けてみましょう。
相手が戸惑っていたり、理解しにくそうな様子が見られたりした場合は、いったん説明を区切り、より分かりやすい言葉に置き換えて伝え直します。
相手の反応に合わせて話す速さや情報量を調整すると、内容を理解してもらいやすくなります。
一方的に話さず理解できているか確認する
説明が一区切りついたところで、相手が内容を理解できているか確認することも大切です。
「ここまでで分からない点はありますか」などと声をかけると、疑問や認識のずれにも気づきやすくなります。
一方的に最後まで話し続けるのではなく、途中や最後に確認する時間を設けながら、相手と一緒に話を進めていきましょう。
伝わらない話し方になる原因
自分では分かりやすく説明しているつもりでも、話の組み立て方や言葉の選び方によっては、相手に内容がうまく伝わらないことがあります。
ここでは、伝わらない話し方になってしまう主な原因を説明します。
結論が後になり何を伝えたいか分からなくなる
前置きや経緯から話し始めて結論が最後になると、聞き手は「何についての話なのだろう」と分からないまま説明を聞くことになります。
話の目的が見えないと、途中の情報もどこが大切なのか判断しにくくなります。
できるだけ最初の1〜2文で結論を伝え、そのあとに理由や経緯を説明すると、話の内容を理解してもらいやすくなるでしょう。
情報を詰め込みすぎて重要な部分が伝わらない
伝えたいことが多いほど、つい一度にたくさんの情報を話してしまうことがあります。
しかし、要点や補足を詰め込みすぎると、聞き手はどの部分が大切なのか分かりにくくなってしまいます。
まずは要点を1〜3個程度に絞り、結論に必要な情報を優先して伝えることを意識してみましょう。
曖昧な表現や難しい言葉で理解しにくくなる
「なるべく早く」「多めに」といった表現は、人によって受け取り方が異なるため、思っていた内容とずれが生じることがあります。
また、専門用語や略語をそのまま使うと、相手が意味を理解できないまま話が進んでしまうかもしれません。
「15時まで」「3件」のように具体的に伝えたり、難しい言葉を分かりやすく言い換えたりすると、より伝わりやすくなります。
まとめ
伝わる話し方では、相手が理解しやすい順番を意識し、最初に結論を伝えることが大切です。
要点を絞り、数字や具体例を使いながら分かりやすい言葉で伝えると、認識のずれも防ぎやすくなります。
うまく伝わらないと感じたときは、話す量を増やすのではなく、順番や言葉の選び方を見直してみましょう。相手の反応を確認しながら話すことで、伝えたい内容をより理解してもらいやすくなります。