目次
はじめに
「自分では順序立てて話しているつもりなのに、相手から何度も聞き返される」
「仕事の説明や報告をすると、結局何を伝えたいのか分からないと言われてしまう」と困っていませんか。
会議で状況を説明するときや、上司・同僚へ仕事の進め方を伝えるときに、思いついた順番で話してしまい、途中で話が長くなったり要点が埋もれたりすることもありますよね。
この記事では、相手に内容が伝わりやすくなる話の組み立て方から、説明する順番、言葉の選び方、話すときに意識したいポイントまで解説します。
分かりやすく伝えるとは？
分かりやすく伝えるには、自分が話したい内容をそのまま並べるのではなく、相手が内容を理解できる順番や言葉に整えて話す必要があります。
ここでは、分かりやすく伝えることの意味、話が伝わらない人との違い、分かりやすく伝えることが重要な理由について説明します。
分かりやすく伝えるとは相手が理解しやすい状態を作ること
分かりやすく伝えるとは、相手が話の内容や結論、次に何をすればよいかを理解できるように伝えることです。
結論を先に示してから理由や必要な情報を補い、専門用語を避けて相手が理解しやすい言葉を選ぶと、内容が伝わりやすくなります。
話が伝わらない人との違い
分かりやすく伝えられる人は、相手に必要な情報を選び、結論や理由を整理してから話します。
一方、思いついた順番で話したり、細かな情報を続けたりすると、相手は何を伝えたいのか分かりにくくなります。
大切なのは情報量ではなく、相手が話を理解しやすい順番と言葉に整えることです。
分かりやすく伝えることが重要な理由
分かりやすく伝えることが大切なのは、相手が内容を正しく理解でき、確認や聞き直しを減らせるためです。
仕事でも、報告や依頼が正確に伝われば認識のずれを防ぎやすくなり、相手も次に何をすればよいか判断しやすくなります。
分かりやすく伝えられない主な原因
話の内容を自分では整理しているつもりでも、相手から「結局、何を伝えたいの？」と聞き返されることがあります。
ここでは、結論が分からず話が長くなるケース、情報を詰め込みすぎるケース、相手に合わせた説明ができていないケースに分けて説明します。
結論が分からず話が長くなる
結論を示さずに説明を始めると、相手は何についての話なのか分からないまま聞くことになります。
経緯や理由を長く話すほど大切な内容が埋もれやすいため、まず結論を伝えてから必要な理由や経緯を補うと、話の目的を理解してもらいやすくなります。
情報を詰め込みすぎてしまう
一度に多くの情報を伝えると、相手はどこが大切なのか判断しにくくなります。
すべてを説明しようとせず、その場で相手が判断したり行動したりするために必要な情報を選び、重要なものから順番に伝えることが大切です。
相手に合わせた説明ができていない
自分にとって分かりやすい言葉でも、相手に同じ知識がなければ内容が伝わりにくくなります。
相手がどこまで知っているかを考え、知らない言葉には説明を加えるなど、理解度に合わせて言葉や情報量を調整することが大切です。
分かりやすく伝える方法・話し方・説明のコツ
分かりやすく伝えるには、思いついた順に話すのではなく、相手が内容を追いやすい形に整えて説明することが大切です。
ここでは、日常会話や仕事の説明で実践しやすい、分かりやすく伝えるための話し方と説明のコツを順に説明します。
最初に結論から伝える
最初に結論を伝えると、相手は何についての話なのかを把握したうえで、その後の説明を聞けます。
まず最も伝えたいことを1つにまとめ、そのあとに理由や必要な情報を補うと、話の目的が伝わりやすくなります。
一度に伝える内容を絞る
一度に多くの情報を伝えると、相手はどこが大切なのか判断しにくくなります。
「今伝える必要がある情報」と「あとから補足できる情報」に分け、複数の要点がある場合も1つずつ区切って伝えると理解しやすくなります。
話の順番を整理して説明する
話す前に「結論→理由→補足」のように順番を決めておくと、相手も内容を追いやすくなります。
途中で過去の話に戻ったり、別の情報を挟んだりせず、決めた順番に沿って説明することを意識しましょう。
具体例を交えて伝える
言葉だけではイメージしにくい内容は、具体例を加えることで理解してもらいやすくなります。
ただし、例が多いとかえって要点が分かりにくくなるため、説明した内容をイメージするために必要な例を1つ程度に絞るのがおすすめです。
相手が理解できる言葉を選ぶ
相手の知識に合わせて言葉を選ぶことも、分かりやすく伝えるためのポイントです。
相手が知らない専門用語や社内だけで使う略語は、意味が伝わる言葉に置き換えたり、必要に応じて説明を加えたりしましょう。
重要なポイントを繰り返す
覚えてほしい内容や判断してほしいことは、説明の最後にもう一度伝えると要点を確認してもらいやすくなります。
同じ話を何度も繰り返すのではなく、本当に伝えたいポイントだけを選んで繰り返すことが大切です。
分かりやすく伝える前に整理しておきたいこと
相手に分かりやすく伝えるには、話し始める前に「何を伝えるのか」「どの順番で話すのか」を整理しておくことが大切です。
ここでは、伝えたい内容の絞り方、結論から話すための整理方法、相手の理解を確認する方法について説明します。
伝えたい内容を一つに絞る
話し始める前に、「相手に最も理解してほしいことは何か」を1つ決めておきます。
伝えたいことが複数ある場合は、今伝える内容とあとから補足できる内容に分けると、話題がずれにくくなり、相手も要点をつかみやすくなります。
結論から話せるよう整理する
結論から話すためには、最初の1文で何を伝えるのかを決めておくことが大切です。
「結論→理由→補足」の順に内容を整理しておけば、相手も要点をつかんだうえで、その後の説明を聞きやすくなります。
相手に伝わったか確認する
説明した後は、相手の返答や質問から、伝えた内容に認識のずれがないか確認します。
うまく伝わっていない部分があれば言葉や説明を変えて伝え直し、相手が内容や次にすることを理解できているか確かめましょう。
分かりやすく伝える具体例
分かりやすく伝える方法を身につけるには、実際の会話でどのように話せばよいのかを具体例で確認すると理解しやすくなります。
ここでは、仕事と日常会話での説明例に加えて、分かりやすい伝え方と分かりにくい伝え方を比較しながら紹介します。
仕事で説明するときの例
たとえば、上司に資料の確認をお願いする場合は、「明日の会議で使う資料が完成しました。内容に問題がないか、今日の17時までに確認をお願いします」と伝えます。
「何の資料か」「何をしてほしいか」「いつまでか」を具体的に伝えると、相手が次に取る行動を判断しやすくなります。
日常会話で説明するときの例
たとえば、待ち合わせ場所を伝える場合は、「駅の中央改札を出て、右側にあるコンビニの前で待っているね」と伝えます。
「駅の近く」などの曖昧な言葉ではなく、改札やお店など目印になる場所を伝えると、相手も迷いにくくなります。
分かりにくい伝え方との比較例
たとえば、「資料の件だけど、明日の会議で必要だから確認しておいて」だけでは、いつまでに何を確認するのかが分かりにくくなります。
「明日の会議で使う資料なので、内容に問題がないか今日の17時までに確認してください」と伝えると、相手が確認する内容と期限を把握しやすくなります。
分かりやすく伝えるときの注意点
分かりやすく伝えようとして説明を詳しくしても、相手が知らない専門用語を多く使ったり、一方的に話し続けたりすると、かえって内容を理解しにくくなることがあります。
ここでは、専門用語の使い方、一方的な説明を避ける方法、相手の反応を確認しながら話すポイントについて説明します。
専門用語を使いすぎない
専門用語が多いと、相手が言葉の意味につまずき、説明を理解しにくくなることがあります。
相手が知らない可能性のある言葉は分かりやすく言い換え、必要な場合は意味を短く補足しましょう。
一方的に話し続けない
一方的に話し続けると、相手が分からない部分を質問するタイミングをつかみにくくなります。
内容ごとに適度に区切り、質問や返答を挟みながら進めることで、理解を確認しながら説明できます。
相手の反応を確認しながら話す
説明するときは、相手の表情や返答、質問などを確認しながら進めることが大切です。
伝わっていない様子があれば、別の言葉に言い換えたり必要な情報を補ったりして、相手に合わせて説明を調整しましょう。
まとめ
分かりやすく伝えるために大切なのは、自分が話したいことを並べるのではなく、相手が理解しやすい形に整えることです。
結論を先に伝え、必要な情報を順番に補うだけでも、話の要点をつかんでもらいやすくなります。
最初から上手に説明しようとせず、まずは「一番伝えたいことは何か」を考えてから話すことを意識してみましょう。
相手の反応も確認しながら少しずつ伝え方を工夫していけば、仕事でも日常会話でも、分かりやすく伝える力を身につけていけます。