目次
はじめに
「文章を書いても、なんとなく読みにくくなってしまう」
「伝えたい内容は決まっているのに、相手に分かりやすく伝えるにはどう書けばいいの？」と感じていませんか。
仕事のメールや資料、ブログなどを書いていると、一文が長くなったり、同じ内容を繰り返したりして、読み返したときに自分でも要点をつかみにくいことがあります。
この記事では、読みやすい文章を書くための基本的な考え方から、分かりやすく伝えるために意識したい具体的なポイントまで解説します。
読みやすい文章とは？
読みやすい文章とは、読者が途中で意味を取り違えたり、前の文を読み返したりせず、内容を自然に追える文章です。
ここでは、それぞれの意味を順に確認していきます。
読みやすい文章は読者が迷わず内容を理解できる
読みやすい文章は、文の途中で意味を取り違えたり、前の文に戻ったりせずに内容を追える文章です。
主語と述語の関係が明確で、一文で伝える内容が整理されていると、誰が何をしたのかを理解しやすくなります。
また、文と文のつながりが自然であれば、読者も内容の流れを追いながら読み進められます。
「読みやすい」と「分かりやすい」の違い
「読みやすい」は文章をスムーズに読み進められる状態、「分かりやすい」は書かれている内容を理解できる状態を指します。
文章が読みやすくても、専門用語が多かったり説明の前提が不足していたりすると、内容まで理解できるとは限りません。
そのため、文章の流れを追いやすいか、内容そのものを理解しやすいかに分けて考えると違いが分かりやすくなります。
読みやすい文章を書く前に決めること
読みやすい文章を書くには、いきなり本文を書き始めるのではなく、最初に「誰に」「何を」伝えるのかを決めておくことが大切です。
ここでは、文章を書き始める前に決めておきたい2つの項目を確認します。
誰に向けて書く文章なのかを明確にする
文章を書く前に、どのような読者が読むのかを具体的に考えておきます。
読者の知識や経験によって、使う言葉や必要な説明の詳しさが変わるためです。
読み手が明確になれば、専門用語をそのまま使うのか、意味を補足するのかも判断しやすくなります。
文章で何を伝えたいのかを一つに絞る
文章を書く前に、読者へ何を伝えたいのかを一つに絞ります。
複数の内容を盛り込むと、重要な情報が分かりにくくなり、文章の要点もぼやけやすくなるためです。
「読み終えた読者に何を理解してほしいのか」を決めておけば、必要な情報を選びながら文章を組み立てやすくなります。
文章を読みやすくする書き方のコツ
文章の内容が正しくても、一文が長かったり、主語と述語の関係が分かりにくかったりすると、読者は途中で意味をつかみにくくなります。
ここでは、文章を書くときに意識したい6つのコツを順に解説します。
一文を短くして一文一義を意識する
一文には一つの内容を入れ、長くなった場合は句点で区切ります。
複数の情報を詰め込むと、読者が何に注目すればよいのか分かりにくくなるためです。
一文40〜60文字程度を目安にし、別の主張や説明が含まれている場合は文を分けると読みやすくなります。
主語と述語を近づけて関係を明確にする
主語と述語は、間に長い説明を挟まず、できるだけ近い位置に置きます。
二つが離れすぎると、「誰が何をするのか」が分かりにくくなり、文の意味をつかむまでに時間がかかります。
間に修飾語が多く入っている場合は、語順を変えたり文を分けたりして関係を分かりやすくしましょう。
不要な言葉や重複表現を削る
文章を読み返し、なくても意味が変わらない言葉や、同じ内容を繰り返している表現を取り除きます。
不要な言葉が多いと一文が長くなり、大切な情報が伝わりにくくなるためです。
同じ意味を別の言葉で繰り返している場合も、一方にまとめると文章がすっきりします。
専門用語や難しい表現を分かりやすく言い換える
読者が知らない可能性のある専門用語や難しい表現は、できるだけ身近な言葉に置き換えます。
意味を調べながら読む必要があると、そのたびに文章の流れが止まってしまうためです。
専門用語が必要な場合は、初めて出てくる箇所で簡単な説明を添えると理解しやすくなります。
漢字とひらがなのバランスを整える
漢字が続いて文章が詰まって見える場合は、ひらがなにできる言葉がないか確認します。
ただし、ひらがなが多すぎても単語の区切りが分かりにくくなるため、どちらかに偏らないことが大切です。
文章全体を見ながら、漢字が続く部分を中心に調整すると読みやすくなります。
同じ文末表現を続けすぎない
「〜です」「〜ます」など同じ文末が続く場合は、文章の終わり方を見直します。
同じ形が何度も続くと、文章のリズムが単調に感じられることがあるためです。
別の文末へ機械的に置き換えるのではなく、文の構造や言葉の順番を変えながら自然に整えましょう。
内容を分かりやすく伝える文章構成のコツ
一文ごとの表現を整えても、情報を並べる順番や段落の分け方が適切でなければ、読者は「何を伝えたい文章なのか」をつかみにくくなります。
ここでは、文章全体の流れを整えるために意識したい4つの構成のコツを解説します。
結論から理由・具体例へと順序立てて書く
文章は、最初に結論を示し、その後に理由や具体例を続けると内容が伝わりやすくなります。
先に結論が分かれば、読者は何について説明しているのかを理解したうえで読み進められるためです。
理由で根拠を示し、必要に応じて具体例を加えることで、内容を順序立てて理解しやすくなります。
段落ごとに伝える内容を一つに絞る
一つの段落では、伝える内容を一つに絞ることを意識します。
同じ段落に異なる話題が入ると、どこまでが同じ内容の説明なのか分かりにくくなるためです。
話題が変わるところで段落を分けると、文章の流れを整理しながら読み進めやすくなります。
見出しだけでも内容の流れが分かるようにする
見出しには、その部分で何が分かるのかを具体的に示します。
「ポイント」「注意点」のような言葉だけでは、本文を読むまで内容を判断できません。
見出しを順番に読んだだけでも、記事で扱う内容や説明の流れがある程度分かるようにすると、読者が必要な情報を探しやすくなります。
具体例を入れて読者がイメージできるようにする
説明だけではイメージしにくい内容には、具体例を加えると理解しやすくなります。
実際の場面や使い方を示すことで、読者が説明された内容を身近な状況に置き換えて考えられるためです。
ただし、具体例を増やしすぎず、説明している内容に合ったものを選ぶことが大切です。
読みにくい文章を読みやすくする改善例
文章を読みやすくするポイントを理解しても、実際にどこを直せばよいのか判断しにくいことがあります。
ここでは、一文の長さ、表現の具体性、情報の順番という3つの観点から、読みにくい文章を改善する方法を具体例とともに解説します。
一文が長すぎる文章を短く分ける
一文に複数の内容が含まれている場合は、話が切り替わる位置で文を分けます。
たとえば、「会議では新商品の発売日を決めましたが、広告の内容は決まっていないため、担当者が来週までに案を作成して再度確認することになりました」は少し複雑です。「会議では新商品の発売日を決めました。広告の内容は決まっていません。
担当者が来週までに案を作成し、再度確認します」と分けると、内容を追いやすくなります。
曖昧な表現を具体的な表現に変える
「しっかり」「適切に」など、人によって受け取り方が変わる言葉は、具体的な行動や内容に置き換えます。
たとえば、「資料をしっかり確認してください」ではなく、「資料の数字と日付に誤りがないか確認してください」と書けば、何を確認すればよいのかが明確になります。
読者が迷わず行動できる表現になっているかを意識しましょう。
情報の順番を整理して結論を伝わりやすくする
結論が文章の後半にある場合は、最初に結論を示してから理由や補足を続けます。
たとえば、「金曜日は全員が参加できないため、会議は木曜日に変更します」よりも、「会議は木曜日に変更します。金曜日は全員が参加できないためです」とすると、最初に要点を把握できます。
結論から理由へと順番を整えることで、読者が内容を理解しやすくなります。
文章を書いた後に確認したいチェックポイント
文章を書き終えた直後は、内容を把握しているため、自分では読みにくい部分や不要な表現に気づきにくいことがあります。
ここでは、文章を書いた後に実践したい3つのチェックポイントを解説します。
声に出して読んで引っかかる部分を探す
文章を書き終えたら、最初から最後まで声に出して読んでみます。
途中で息が続かなかったり、意味をつかみにくかったりする部分があれば、一文の長さや言葉のつながりを見直しましょう。
声に出すことで、黙読だけでは気づきにくい文章の読みにくさを見つけやすくなります。
なくても意味が通じる言葉を削る
文章を読み返し、なくても意味が変わらない言葉があれば取り除きます。
不要な言葉が多いと文章が長くなり、大切な内容が伝わりにくくなるためです。
削るか迷ったときは一度取り除いて前後を読み直し、意味が自然に伝わるか確認すると判断しやすくなります。
時間を置いて読者目線で読み直す
文章を書き終えたら、少し時間を置いてから読み直すのも効果的です。
書いた直後は内容や意図を覚えているため、文章に書かれていない情報まで無意識に補ってしまうことがあります。
初めて読むつもりで見直し、説明が足りない部分や意味をつかみにくい部分がないか確認しましょう。
まとめ
読みやすい文章を書くには、読者と伝えたい内容を決めたうえで、一文の長さや主語と述語の位置、言葉の選び方を整えることが大切です。
また、結論から理由・具体例へと順序立て、段落ごとに扱う内容を一つにすると、読者が要点を追いやすくなります。
書き終えた後は、声に出して読み、不要な言葉を削り、時間を置いて読み直すことで読みにくい箇所を見つけられます。
まずは一文を短くする、曖昧な表現を具体化するなど、一つずつ見直して分かりやすい文章に整えていきましょう。