目次
はじめに
「事務職の目標設定を作らなければならないけれど、何を書けばよいのかわからない」
「毎年同じような内容になってしまい、評価につながる目標の立て方がわからない」
「事務作業を正確にこなしているつもりなのに、目標としてどのように表現すればよいのか悩んでいる」
このような疑問や悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。
事務職の目標設定は、単に「ミスを減らす」「業務を効率化する」と書くだけでは、何をどのように取り組むのかが伝わりにくく、評価する側も達成状況を確認しにくくなります。
そこで本記事では、事務職の目標設定で使いやすい題材例を紹介しながら、評価されやすい書き方のポイントやそのまま参考にできる例文を順を追ってわかりやすく解説していきます。
事務職の目標設定は「数字化しやすい題材」を選ぶのがコツ
事務職の目標設定では、「頑張る」「ミスを減らす」といった曖昧な表現では評価につながりにくく、何をどの程度達成するのかを明確にすることが重要です。
ここでは、事務職が目標設定で悩みやすい理由を整理したうえで、評価されやすい目標の考え方や、目標の題材を見つけるための整理方法について解説します。
事務職は成果が見えにくく目標設定で迷いやすい
事務職は、営業職のように売上金額や契約件数が毎月はっきり出る仕事ではないため、何を基準に目標を設定すればよいのか迷いやすい職種です。日々多くの業務をこなしていても成果が数字で見えにくく、「頑張る」「ミスを減らす」といった曖昧な目標になりがちです。
そのため、入力ミス件数や処理件数、対応時間、提出期限の遵守率など、数字で確認できる項目を基準にすると目標を設定しやすくなります。
達成できたかどうかも分かりやすくなるため、評価する側と本人の認識のずれも減らしやすくなります。
評価されやすい目標は「行動」と「結果」が明確
評価されやすい目標は、「何をするのか」と「どの状態になれば達成なのか」が分かりやすく決まっています。
例えば、「書類チェックを丁寧に行う」だけでは達成状況を判断しにくいですが、「申請書類のチェック時にダブルチェックを実施し、入力ミスを月3件以内にする」であれば、行動と結果の両方を確認できます。
事務職の目標設定では、実施する業務内容と達成基準をセットで決めておくことで、本人も取り組みやすく、評価する側も確認しやすくなります。
まずは自分の業務を題材ごとに整理する
目標を決める前に、まずは現在担当している業務を整理してみましょう。
請求書処理、データ入力、書類作成、電話対応、備品管理など、普段行っている業務を書き出すことで、件数や時間、ミス件数など数字で確認できる項目が見えてきます。
業務を整理せずに目標を考えると、達成基準が曖昧になりやすいため、まずは数字で確認しやすい業務を見つけることが目標設定の第一歩です。
事務職の目標設定で使いやすい題材一覧
事務職の目標設定では、どの題材を選ぶかによって目標の立てやすさや評価のされやすさが大きく変わります。
ここでは、事務職の目標設定で活用しやすい代表的な題材を紹介しながら、それぞれどのような目標に落とし込めるのかを見ていきましょう。
業務効率化を題材にする例
業務効率化は、事務職の目標設定で取り入れやすい題材の一つです。
例えば、請求書処理にかかる時間を1件あたり10分から8分へ短縮する、毎月作成している集計資料の作業時間を3時間から2時間へ減らすなど、作業時間や処理件数を基準に目標を設定できます。
業務効率化は改善前と改善後を比べやすいため、達成できたかどうかも確認しやすいのが特徴です。
ミス削減を題材にする例
ミス削減は、事務職の成果として評価されやすい題材です。
例えば、データ入力ミスを月10件から5件以内に減らす、請求書の修正依頼を月4件から1件以内にするといったように、発生件数を基準に目標を設定できます。
ミスは件数で確認できるため、改善できたかどうかが分かりやすいのも特徴です。
対応スピードを題材にする例
対応スピードも、事務職の目標設定に取り入れやすい題材です。
例えば、社内からの問い合わせに当日中に一次回答する割合を80％から95％へ高める、申請書類の処理完了までの時間を2日から1日へ短縮するといった目標が考えられます。
時間や対応率は数字で確認できるため、達成状況や改善の成果も分かりやすくなります。
コミュニケーション改善を題材にする例
コミュニケーション改善を目標にする場合は、「円滑に連携する」といった曖昧な表現ではなく、具体的な行動を決めることが大切です。
例えば、他部署からの依頼に対して受領後30分以内に返信する割合を90％以上にする、業務の引き継ぎ時にチェックリストを使って確認漏れを0件にするといった目標が考えられます。
行動や対応率を数字で確認できれば、達成状況も分かりやすくなります。
資料作成・管理業務を題材にする例
資料作成や管理業務も、目標設定に取り入れやすい題材です。
例えば、月次報告資料の提出期限遵守率を100％にする、共有フォルダの資料整理を毎月1回実施し、未分類ファイルを0件にするといった目標が考えられます。
資料作成や管理業務は実施状況を記録しやすく、達成できたかどうかも確認しやすいのが特徴です。
業務改善提案を題材にする例
業務改善提案を目標にする場合は、提案件数や実施件数を基準にすると達成状況を確認しやすくなります。
例えば、四半期ごとに1件以上の業務改善案を提出する、半年以内に1件の改善案を実際の業務へ導入するといった目標が考えられます。
提案したか、実施できたかを確認できるため、評価する側も判断しやすいのが特徴です。
事務職の目標設定例文【そのまま使いやすい短文例】
目標設定の考え方がわかっていても、実際に文章へ落とし込もうとすると手が止まってしまうことがあります。
ここでは、新人から経験者まで活用しやすい事務職向けの目標設定例文を紹介します。自分の業務内容に合わせて数値や期限を調整しながら活用してみてください。
新人向けの目標設定例文
新人の場合は、まず担当業務を正確に覚え、基本業務を安定して行えるようになることを目標にすると取り組みやすくなります。
例えば、「請求書入力業務を習得し、入力ミスを月5件以内に抑える」「担当する書類作成業務を期限内提出率100％で実施する」といった目標であれば、取り組む内容と達成基準を明確にできます。
新人のうちは、難しい改善業務を目指すよりも、今担当している業務を正確に、期限を守って行うことを目標にすると無理なく取り組みやすいでしょう。
ルーティン業務中心の目標設定例文
ルーティン業務が中心の場合は、処理件数やミス件数、期限遵守率を基準に目標を設定すると分かりやすくなります。
例えば、「毎月の請求書処理を締切日の前営業日までに完了し、入力ミスを月3件以内にする」「定例報告資料を提出期限遵守率100％で作成する」といった目標であれば、達成状況を明確に確認できます。
毎月同じ業務を繰り返す場合は、正確性やスピードを数字で確認できる内容を目標にすると、無理なく取り組みやすいでしょう。
サポート業務中心の目標設定例文
サポート業務が中心の場合は、対応件数や対応速度、期限遵守率を基準に目標を設定すると分かりやすくなります。
例えば、「社内からの依頼に対して受領後1営業日以内の対応率を95％以上にする」「会議資料の作成依頼を提出期限までに100％完了する」といった目標であれば、達成状況を明確に確認できます。
サポート業務は成果が見えにくい仕事ですが、対応件数や割合は数字で管理しやすいため、日々の行動を数値で表せる内容を目標にすると取り組みやすいでしょう。
正確性を重視した目標設定例文
正確性を重視する場合は、ミス件数や修正依頼件数を基準に目標を設定すると分かりやすくなります。
例えば、「データ入力時にダブルチェックを実施し、入力ミスを月2件以内にする」「作成した資料の修正依頼件数を四半期で3件以内に抑える」といった目標が考えられます。
正確性は件数で確認できるため、改善できたかどうかを客観的に把握しやすいのが特徴です。
業務改善を含めた目標設定例文
業務改善を目標に含める場合は、改善提案の件数や改善後の成果を基準にすると分かりやすくなります。
例えば、「担当業務の手順を見直し、四半期内に1件以上の改善案を提出する」「資料作成のテンプレートを整備し、作成時間を1件あたり20分短縮する」といった目標が考えられます。
改善活動は、取り組んだ内容だけでなく成果も確認できる形にすると、達成状況を判断しやすくなります。
事務職の目標設定は「悪い例→良い例」で考えると作りやすい
目標設定で悩んだときは、最初から理想的な文章を作ろうとするのではなく、よくある悪い例と比較しながら考えると作りやすくなります。
ここでは、事務職でよく見られる目標設定の悪い例と、それを評価されやすい内容へ改善した例を紹介します。
「頑張る」「意識する」だけの曖昧な例
「業務を頑張る」「ミスを意識する」といった目標は、達成できたかどうかを判断しにくいため、評価されにくい傾向があります。
何に取り組むのか、どの程度の結果を目指すのかが明確ではないためです。
例えば、「入力ミスを減らすためにダブルチェックを実施し、月の入力ミスを3件以内にする」であれば、行動内容と達成基準を確認できます。
数字や期限を入れた改善例
目標を改善するときは、数字と期限を加えることで達成基準を明確にできます。
例えば、「書類作成を正確に行う」という目標だけでは、いつまでに何を達成するのかが分かりません。
一方で、「四半期末までに書類作成時の修正依頼件数を月2件以内にする」とすれば、期限と目標がはっきりします。
達成できる範囲に調整した例
目標は、高すぎる内容にすると達成が難しくなり、継続して取り組みにくくなります。
例えば、「入力ミスを完全になくす」という目標は、業務量によっては現実的ではない場合もあります。
その場合は、「月10件発生している入力ミスを月5件以内にする」のように、現在の実績を基準に目標を設定すると取り組みやすくなります。
上司が評価しやすい書き方の例
上司が評価しやすい目標は、実施する行動と達成基準が分かりやすく示されているものです。
例えば、「業務品質を向上させる」だけでは評価しにくいですが、「請求書処理時にダブルチェックを実施し、修正依頼件数を月3件以内にする」であれば、行動内容と結果の両方を確認できます。
目標を立てるときは、行動と数字を具体的に示しておくと、達成状況を確認しやすくなり、評価する側にも伝わりやすくなるでしょう。
数字にしにくい事務職で目標設定するコツ
事務職の業務には売上や契約件数のようなわかりやすい成果指標が少ないため、「何を目標にすればよいかわからない」と感じる方も少なくありません。
ここでは、数値化が難しいと感じる事務業務を評価しやすい目標へ落とし込むための考え方を紹介します。
件数や期限で数値化する
事務職の目標は、売上金額のような成果が見えにくい場合でも、件数や期限を使うと数値化しやすくなります。
例えば、「書類作成を早く行う」だけでは達成状況を判断できませんが、「月20件の書類作成を提出期限の前営業日までに完了する」とすれば、件数と期限の両方で確認できます。
件数や期限を取り入れることで目標が分かりやすくなり、本人も取り組みやすくなるでしょう。
正確性やミス削減で表現する
正確性を目標にする場合は、「丁寧に確認する」ではなく、ミス件数や修正依頼件数で表現すると達成状況を確認しやすくなります。
例えば、「入力内容を確認し、月10件発生している入力ミスを月5件以内に減らす」「作成資料の修正依頼を月4件から月2件以内に抑える」とすれば、改善前と改善後を数字で比較できます。
正確性は目に見えにくい部分だからこそ、ミスの件数を基準にすると、目標として分かりやすく取り組みやすくなるでしょう。
改善回数や対応速度で表現する
改善回数や対応速度を使うと、数字にしにくい事務職の目標も具体的に表現しやすくなります。
例えば、「業務を改善する」では達成状況を判断しにくいですが、「四半期に1件以上の業務改善案を提出する」とすれば回数で確認できます。
また、「問い合わせ対応を早くする」ではなく、「社内問い合わせに対して1営業日以内の一次回答率を95％以上にする」とすれば、対応速度を基準に評価できます。
チームへの貢献で整理する
チームへの貢献を目標にする場合は、「周囲をサポートする」ではなく、誰に対して何を行うのかを具体的にすると分かりやすくなります。
例えば、共有資料の更新を月1回実施する、担当者不在時の依頼対応を1営業日以内に完了する、チーム内の確認漏れを防ぐためにチェックリストを週1回更新するといった目標が考えられます。
チームへの貢献は成果が見えにくい部分もありますが、実施回数や対応期限を基準にすると、達成状況を確認しやすくなります。
事務職の目標設定で避けたいNG例
目標設定は内容によって評価のしやすさが大きく変わるため、意欲的な内容を書いていても評価につながりにくいケースがあります。
ここでは、事務職の目標設定でよく見られるNG例を取り上げながら、なぜ評価されにくいのかを確認していきましょう。
抽象的すぎる目標
抽象的すぎる目標は、実際に何をすればよいのかが分かりにくいため、できるだけ避けたいところです。
例えば、「事務作業をしっかり行う」「ミスをなくすよう意識する」だけでは、対象業務や達成基準が分からず、評価するのも難しくなります。
目標を書くときは、「請求書入力後に金額、日付、取引先名を確認し、入力ミスを月3件以内にする」のように、具体的な行動と数字を入れることが大切です。
業務内容と関係が薄い目標
業務内容と関係が薄い目標は、日々の仕事で何を改善するのかが分かりにくいため、あまりおすすめできません。
例えば、請求書処理やデータ入力を担当している人が「営業力を高める」「新規顧客への提案力を上げる」と書いても、現在の業務とのつながりが見えにくくなります。
事務職の目標を書くときは、「請求書処理の入力ミスを月3件以内にする」「データ入力を締切日の前営業日までに完了する」のように、担当業務に沿った内容にすることが大切です。
理想だけ高すぎる目標
理想だけ高すぎる目標は、実際の業務量や現在の実績と合わず、達成が難しくなることがあります。
例えば、毎月10件の入力ミスが発生している状態で「入力ミスを0件にする」と設定すると、現実的ではない場合もあるでしょう。
事務職の目標を書くときは、「入力ミスを月10件から月5件以内に減らす」「修正依頼件数を月6件から月3件以内に抑える」のように、今の状況から少しずつ改善できる範囲で設定することが大切です。
評価基準が分からない目標
評価基準が分からない目標は、達成できたかどうかを判断しにくいため、できるだけ避けたいところです。
例えば、「事務処理の質を高める」だけでは、何件処理するのか、いつまでに達成するのかが分かりません。
事務職の目標を書くときは、「月30件の申請書類を提出期限内に処理し、差し戻し件数を月2件以内にする」のように、件数や期限、ミス件数を具体的に入れることが大切です。
自分に合う目標設定の題材を選ぶ方法
目標設定では、評価されやすい題材を選ぶことも大切ですが、自分の担当業務や現在の課題に合った内容であることも重要です。
ここでは、経験年数や担当業務の特徴に合わせて、自分に合った目標設定の題材を見つけるための考え方を紹介します。
新人はまず日常業務から考える
新人が目標設定を考えるときは、まず毎日または毎週担当している日常業務から題材を選ぶと作りやすくなります。
例えば、データ入力、書類作成、申請処理、電話対応、メール返信など、実際に任されている業務を基準にすると、行動内容と達成基準を決めやすくなります。
入社直後や異動直後は、改善提案や難しい業務を目標にするよりも、「月20件の入力業務を期限内に完了する」「書類作成時の修正依頼を月3件以内にする」といった、担当業務を正確に行う内容から始めると取り組みやすいでしょう。
ルーティン業務が多い人の考え方
ルーティン業務が多い人は、毎月または毎週くり返している業務を基準に目標を考えると設定しやすくなります。
例えば、請求書処理、データ入力、定例資料作成、申請書類の確認などは、処理件数や作業時間、提出期限、ミス件数で管理できます。
同じ業務を続けている場合は、「月30件の処理を期限内に完了する」「入力ミスを月5件以内にする」といったように、達成基準も決めやすくなります。
サポート業務中心の人の考え方
サポート業務が中心の人は、依頼を受けてから完了するまでの時間や対応件数を基準にして目標を考えると設定しやすくなります。
例えば、社内からの資料作成依頼、会議準備、申請手続き、問い合わせ対応などは、対応期限、完了件数、一次回答までの時間で管理できます。
自分だけで成果を完結させにくい業務でも、「依頼受付後1営業日以内に一次回答する」「月20件の依頼対応を期限内に完了する」のように、自分が担当する行動範囲を数字で示せば目標にできます。
過去に注意された内容を改善テーマにする
過去に上司や先輩から注意された内容は、自分に合った目標を考えるヒントになります。
例えば、入力ミスを指摘された場合は、「データ入力後に金額、日付、氏名を確認し、入力ミスを月5件以内にする」と設定できます。
提出遅れを注意された場合は、「月20件の書類作成を提出期限の前営業日までに完了する」といった目標が考えられるでしょう。
まとめ
事務職の目標設定で大切なのは、立派な目標を作ることではなく、自分の仕事を少しずつ良くしていく視点を持つことです。
「頑張る」「ミスをなくす」といった曖昧な表現ではなく、件数や期限、ミス件数など、数字で確認できる形にすると、達成状況が分かりやすくなります。
また、自分が普段担当している業務をもとに考えることで、無理なく続けられる目標を作りやすくなります。
最初から完璧な目標を作ろうとする必要はありません。まずは、毎日行っている業務を書き出し、「何を」「いつまでに」「どのくらい」を数字で表してみましょう。
自分に合った目標を少しずつ形にしていくことが、評価されやすく、成長も実感しやすい目標設定につながります。