目次
はじめに
「2年目なのに会議で発言できないのは、さすがにまずいのだろうか」
「1年目なら許された沈黙も、今は評価に響いているのではないか」と不安に感じていませんか。
会議中に意見を求められても、頭の中で考えをまとめているうちに別の人が発言してしまったり、発言しようとしても「こんなことを言っていいのかな」と迷って黙ってしまったりすることがありますよね。
この記事では、2年目なのに会議で発言できない理由と、今日から無理なく発言しやすくなる考え方や準備の仕方を紹介します。
2年目で会議の発言ができないのは普通？
入社2年目でも、会議で発言できないことは珍しくありません。
担当業務には慣れてきても、会議で扱う内容に別部署の業務や過去の経緯が含まれると、その場で意見をまとめるのが難しいことがあります。
また、1年目より「自分の意見を言わなければ」と考え、発言する前に内容を何度も確認しているうちに、話題が次へ進んでしまう場合もあります。
2年目だから必ず発言できるとは限らず、会議の内容を理解していても言葉にするまで時間がかかる人はいます。
2年目が会議で発言できない理由
2年目で会議中に発言できない理由は、会議の内容を聞きながら、自分の考えをまとめて、発言するタイミングまで判断する必要があるからです。
入社1年目より業務の流れは分かってきても、担当外の話や上司同士の判断基準までは把握できていない場面があります。
発言できない状態は、意見がないからではなく、会議中に確認すべき情報が多く、1回の発言までに必要な判断が追いついていないことで起こります。
内容がよく分からない
2年目でも、会議の内容がよく分からず、話についていけないことがあります。
担当業務は理解していても、過去の対応や顧客とのやり取りなど、会議の前提まで把握できているとは限りません。
話の背景が分からないと、「何について意見を出せばよいのか」を整理できず、発言しにくくなります。
発言するタイミングが分からない
上司や先輩の会話が続いていると、どのタイミングで話せばよいのか迷うことがあります。
発言しようとしても、別の人が話し始めたり議題が変わったりすると、言葉を挟むきっかけを逃しがちです。
そのまま「今は話しても大丈夫かな」と迷っているうちに、発言できず会議が終わってしまうこともあります。
質問が思い浮かばない
会議の内容を理解することに集中していると、その場で質問が思い浮かばないことがあります。
分からない部分があっても、「何が分からないのか」まで整理できなければ、質問として言葉にするのは難しいものです。
そのため、聞きたい気持ちはあっても質問をまとめられず、発言できないまま会議が終わることがあります。
緊張してしまう
会議では、自分の発言を上司や先輩にどう思われるかが気になり、緊張してしまうことがあります。
「間違っていたらどうしよう」「話の流れを止めたくない」と考えるほど、なかなか声を出せなくなるものです。
その結果、発言する機会があっても黙ってしまい、会議後に「言えばよかった」と感じることがあります。
2年目が会議で発言するためにまずやること
2年目が会議で発言しやすくなるには、いきなり意見を言おうとするよりも、会議前・会議中・会議後の行動を決めておくことが大切です。
目的の確認、分からない単語の整理、短い質問、振り返りを続けることで、発言するための材料を少しずつ増やせます。
会議の目的を確認する
会議で発言しやすくするためには、事前に「何を決める会議なのか」を確認しておくことが大切です。
目的が分かれば、どの話を意識して聞けばよいのかが見えやすくなります。
議題や資料に目を通し、決める内容や確認する内容を把握しておくと、会議の目的に合った質問や確認もしやすくなります。
分からない単語をメモする
会議中に分からない単語が出てきたら、その場で簡単にメモしておきましょう。
頭の中だけで覚えようとすると、話が進むうちに忘れたり、どこで分からなくなったのか見失ったりすることがあります。
気になった単語を書き残しておけば、会議後に調べたり先輩へ確認したりしやすくなります。
会議の最後に1つだけ質問する
会議中に発言するタイミングがつかめない場合は、最後に1つだけ質問することから始めてみましょう。
質問する場面をあらかじめ決めておけば、会議中は分からなかった点を1つ選ぶことに集中できます。
「1点だけよろしいでしょうか」と切り出せば、無理なく発言しやすくなります。
会議後に振り返りをする
会議が終わったら、5分ほど振り返る時間を作ってみましょう。
発言できなかった内容や迷った場面を書き出すと、どこで話しにくくなったのかが見えやすくなります。
理由を1つ整理しておけば、次の会議で質問する内容や発言するタイミングも考えやすくなります。
発言できなかった日があっても気にしすぎなくてよい
会議で1日発言できなかっただけで、自分の評価がすぐ下がるとは限りません。
2年目でも、議題の内容が自分の担当外だったり、決定事項の確認が中心だったりする会議では、発言よりも内容を正しく聞くことが必要な場合があります。
会議中に1回も話せなかった日は、「発言できなかった事実」だけを見るのではなく、会議の目的、求められていた役割、自分がメモできた内容を分けて確認することが大切です。
発言できなかった日があっても、次の会議前に議題を1つ確認し、分からない点を1つだけメモしておけば、次回の行動につなげられます。
まとめ
2年目なのに会議で発言できないと悩んでいても、焦って立派な意見を言おうとする必要はありません。
内容を理解することや話すタイミングに迷い、なかなか言葉を出せないこともあります。
まずは会議の目的を確認し、分からない言葉をメモするなど、自分が取り組みやすいことから始めてみましょう。
会議の最後に1つ質問するだけでも、発言への苦手意識を少しずつ減らしていけます。
発言できなかった日は、会議後に少し振り返り、次にできそうなことを1つ決めれば十分です。
無理に大きく変えようとせず、短い質問や確認から少しずつ会議で話すことに慣れていきましょう。