目次
はじめに
「一生懸命説明しているのに、なぜか相手に伝わらない」
「話し終わったあとに『結局何が言いたかったの？』と聞き返されてしまう」と悩んでいませんか。
会議で自分の意見をうまくまとめられなかったり、仕事の報告や友人との会話で話が長くなってしまったりして、「説明が苦手なのかもしれない」と落ち込むこともあるでしょう。
この記事では、分かりやすく伝えるのが苦手だと感じる原因を整理しながら、今日から実践できる改善方法や意識したいポイントを順を追って説明していきます。
分かりやすく伝えるのが苦手な人によくある特徴
分かりやすく伝えるのが苦手な人には、話し方や説明の進め方にいくつか共通する特徴があります。
ここでは、分かりやすく伝えるのが苦手な人によく見られる特徴を3つ紹介します。
話しながら考えてしまう
話しながら内容を考える癖があると、話の順番が変わったり、同じ説明を繰り返したりしやすくなります。
その結果、結論が後回しになり、「結局何を伝えたいのか分からない」と受け取られることがあります。
分かりやすく伝えるには、話し始める前に伝えたい内容を整理しておくことが大切です。
伝えたいことが多くなりすぎる
伝えたいことを一度に詰め込みすぎると、説明が長くなり、話の中心が分かりにくくなります。
補足や前提を増やしすぎると、最初に伝えたかった内容が埋もれてしまいます。
伝える内容が多いときは、必要な情報を優先して話すことが大切です。
相手の知識量を考えずに説明してしまう
相手の知識量を考えずに説明すると、専門用語をそのまま使ったり、必要な前提を省略したりしてしまいます。
その結果、相手は話についていけず、内容を理解しにくくなります。
分かりやすく伝えるには、相手がどこまで理解しているかを考えながら説明することが大切です。
分かりやすく伝わらない原因
分かりやすく話そうとしているのに、なぜか相手に伝わらないと感じる場合は、話し方そのものではなく、伝え方の組み立てに原因があることが少なくありません。
ここでは、分かりやすく伝わらない人によく見られる3つの原因を紹介します。
結論が曖昧になっている
結論が曖昧なまま話し始めると、説明の途中で話題が変わり、相手は何を伝えたいのか分からなくなります。
その結果、最後まで聞いても要点が伝わりにくくなります。
分かりやすく伝えるには、最初に一番伝えたいことを明確にしてから話すことが大切です。
話の順番が整理できていない
話の順番が整理できていないと、結論より先に細かな説明をしたり、途中で前の話に戻ったりしてしまいます。
その結果、相手は話の流れを追いにくくなります。
分かりやすく伝えるには、伝える順番を決めてから話すことが大切です。
自分では理解しているつもりになっている
自分では内容を理解しているつもりでも、相手も分かっていると思い込み、必要な説明を省略してしまうことがあります。
その結果、相手は話についていけず、内容が伝わりにくくなります。
分かりやすく伝えるには、初めて聞く人でも理解できる説明になっているかを意識することが大切です。
話す前に整理しておきたいポイント
分かりやすく伝えるためには、話し始めてから内容を組み立てるのではなく、話す前に伝え方を整理しておくことが大切です。
ここでは、話す前に整理しておきたい3つのポイントを紹介します。
何を一番伝えたいのか決める
話し始める前に、一番伝えたい内容を一つ決めておくことが大切です。
伝えたいことが複数あっても、最初に結論を決めておけば、説明の途中で話がそれにくくなります。
何を相手に理解してほしいのかを明確にしてから話すことで、内容が伝わりやすくなります。
相手に知ってほしい内容を絞る
相手に知ってほしい内容をあらかじめ絞ると、必要な情報だけを順番に伝えやすくなります。
話す途中で思いついたことまで加えると、説明が長くなり、何が重要なのか分かりにくくなります。
伝えたい内容を整理しておくことで、話の中心がぶれにくくなります。
結論から話す流れを考える
話す前に、結論を最初に伝え、そのあとに理由や補足を続ける流れを考えておくことが大切です。
最初に結論を伝えることで、相手は何についての話なのかを理解した状態で聞けます。
話す順番を決めておくことで、説明全体が伝わりやすくなります。
分かりやすく伝えるコツ
分かりやすく伝える力は、生まれつきの才能ではなく、話し方のコツを意識することで少しずつ身につけられます。
ここでは、今日から実践できる分かりやすく伝えるコツを3つ紹介します。
最初に結論を伝える
最初に結論を伝えると、相手は何について説明を聞くのかをすぐに理解できます。
そのあとに理由や補足を続けることで、話の流れを追いやすくなり、内容も伝わりやすくなります。
結論を後回しにせず、最初に伝えることが分かりやすく説明する基本です。
具体例を交えて説明する
具体例を交えて説明すると、言葉だけでは伝わりにくい内容でも、相手が場面をイメージしやすくなります。
説明だけを続けるよりも、実際の状況に当てはめて伝えることで、内容を理解しやすくなります。
伝えたい内容に合った具体例を取り入れることが、分かりやすく伝えるコツです。
短くシンプルな言葉を使う
短くシンプルな言葉を使うと、一度で内容が伝わりやすくなります。
長い言い回しや難しい言葉が続くと、相手は話の意味を考えることに意識が向き、内容を理解しにくくなります。
できるだけ分かりやすい言葉で伝えることを意識しましょう。
すぐ実践できる改善方法
分かりやすく伝える力は、一度に大きく変えようとするよりも、日々の会話で実践できる小さな工夫を積み重ねることが大切です。
ここでは、今日から実践できる改善方法を3つ紹介します。
話す前に要点を3つにまとめる
話す前に要点を3つにまとめておくと、説明の途中で話がそれにくくなります。
あらかじめ内容を整理しておけば、必要なことだけを順番に話しやすくなり、説明も長くなりすぎません。
話しながら考えるのではなく、要点を決めてから話すことを意識しましょう。
説明したあとに相手へ確認する
説明したあとは、内容が伝わったかを相手に確認することが大切です。
理解できていないまま話を終えると、後から認識の違いが分かることがあります。
その場で確認すれば、不足している部分だけを補足でき、伝わりやすい説明につながります。
短く説明する練習を続ける
短く説明する練習を続けると、必要な内容と省ける内容を整理しやすくなります。
まずは1つの話題を30秒以内で説明し、結論と理由だけで伝わるかを意識してみましょう。
続けるうちに前置きや重複が減り、要点を分かりやすく伝えられるようになります。
まとめ
分かりやすく伝える力は、話し方の上手さよりも、「相手にどう伝わるか」を意識することで身につけやすくなります。
話しながら考えたり、伝えたいことを詰め込みすぎたりすると、内容は伝わりにくくなりますが、話す前に要点を整理し、結論から伝えることを意識するだけでも印象は大きく変わります。
最初から完璧に話そうとする必要はありません。
要点を3つにまとめる、短く説明する、伝わったかを確認するといった小さな工夫を続けることで、少しずつ相手に伝わる話し方が身についていきます。
まずは今日の会話から、一つだけでも取り入れてみてください。