目次
はじめに
「同時に担当するプロジェクトは何件くらいが適切なのだろう」
「案件が増えてきたけれど、このまま引き受けても問題ないのだろう」と迷っていませんか。
複数のプロジェクトを担当するようになると、会議や進捗確認、資料作成が重なり、どの案件にも十分な時間を確保できず、優先順位の判断に悩んでしまうことがありますよね。
この記事では、規模別の担当件数の目安や、プロジェクトを抱えすぎているかを判断するチェックポイント、無理なく管理するための考え方について、順を追って分かりやすく説明していきます。
プロジェクトの適切な数は何件？
プロジェクトの適切な件数は、一律に「何件まで」と決められるものではありません。
同じ3件でも対応できる場合があれば、1件でも負荷が大きくなる場合があります。
ここでは、適切な件数を考える際の基本的な考え方と、件数だけでは判断できない理由について順を追って説明します。
プロジェクト規模によって異なる
プロジェクトの適切な担当件数は、一律に何件と決められるものではなく、1件あたりの規模によって変わります。
数日から数週間で完了する小規模案件なら10件前後を並行して担当できる場合がありますが、数か月以上続く中規模案件では3〜5件程度、大規模案件では1〜2件でも管理負荷が高くなります。
そのため、件数だけで判断するのではなく、作業量や関係者の数、管理にかかる時間も考慮して、自分に合った担当件数を見極めることが大切です。
プロジェクト規模別の適切な件数の目安
適切に担当できるプロジェクト件数は、プロジェクトの規模によって大きく変わります。
同じ1件でも必要な工数や関係者数、管理の負荷が異なるため、規模ごとの目安を把握することが大切です。
ここでは、小規模・中規模・大規模それぞれで担当件数の目安を順を追って説明します。
小規模プロジェクトの場合
小規模プロジェクトは、関係者が5人前後で、作業期間が数日から数週間程度の案件であれば、10〜20件程度を並行して担当できる場合があります。
ただし、進捗確認や顧客対応が頻繁に発生する場合は、担当件数を減らしたほうが管理しやすくなります。
無理なく管理時間を確保し、納期や品質を維持できる範囲を目安にするとよいでしょう。
中規模プロジェクトの場合
中規模プロジェクトは、関係者が10〜30人程度で、作業期間が数か月に及ぶ案件なら、3〜5件程度を並行して担当するのが一般的な目安です。
進捗確認や課題管理、スケジュール調整が継続的に発生するため、件数が多すぎると確認漏れや対応の遅れにつながることがあります。
各プロジェクトの状況を把握し、必要な判断や調整を行える件数に抑えることが大切です。
大規模プロジェクトの場合
大規模プロジェクトは、関係者が30人以上で、作業期間が半年から1年以上に及ぶ案件なら、1〜2件程度を担当するのが一般的な目安です。
関係者との調整や意思決定、リスク管理などに多くの時間がかかるため、担当件数を増やしすぎると対応が遅れやすくなります。
十分な管理時間を確保できる範囲で担当することが大切です。
プロジェクトを抱えすぎているサイン
プロジェクトの件数が適正かどうかは、担当件数だけでなく日々の業務状況からも判断できます。
ここでは、プロジェクトを抱えすぎていると判断する代表的なサインについて順を追って説明します。
納期に追われることが増えている
納期直前になって作業や確認が集中する状態が続く場合は、担当するプロジェクト数が多すぎる可能性があります。
複数の案件で締め切りが重なると、優先順位を整理する時間が不足し、対応の遅れや直前の作業が増えやすくなります。
計画どおりに進めても余裕がなくなっている場合は、担当件数や業務量を見直すタイミングと考えられるでしょう。
会議や調整業務ばかりになっている
会議や進捗確認、関係者との調整に多くの時間を使い、本来の管理業務に十分な時間を確保できない場合は、プロジェクトを抱えすぎているサインです。
担当案件が増えるほど会議や連絡も増え、調整業務が中心になりやすくなります。
この状態が続くようであれば、担当件数を見直すことも検討しましょう。
タスクの抜け漏れが発生している
タスクの対応漏れや確認漏れ、期限の見落としが繰り返し発生している場合は、管理できる範囲を超えている可能性があります。
複数の案件を同時に進めると、管理するタスクや期限が増え、優先順位の切り替えも多くなります。
抜け漏れが続くようであれば、担当件数や業務量を見直すことが大切です。
残業や休日対応が増えている
残業や休日対応が一時的ではなく続いている場合は、担当するプロジェクト数が適正範囲を超えている可能性があります。
勤務時間内に進捗管理や調整、資料作成を終えられず、時間外の対応が常態化している場合は、管理負荷が高くなっているサインです。
無理が続く前に、担当件数や業務量を見直してみましょう。
「適切な件数」が人によって違う理由
同じ件数のプロジェクトを担当していても、負担の大きさは人によって異なります。
ここでは、適切な件数に個人差が生まれる主な理由について順を追って説明します。
プロジェクト規模の違い
プロジェクトの規模によって、1件あたりに必要な管理時間は変わります。
関係者が少なく短期間で完了する案件なら複数件を並行して進めやすい一方で、関係者が多く長期間に及ぶ案件では、1件に多くの時間を割く必要があります。
そのため、担当件数はプロジェクトの規模に合わせて判断することが大切です。
関係者数の違い
関係者が多いプロジェクトほど、進捗確認や意思決定、情報共有に時間がかかるため、担当できる件数は少なくなる傾向があります。
一方、関係者が少ない案件であれば調整の負担を抑えやすく、複数件を並行して進めやすくなります。
担当件数を決める際は、関係者の多さも考慮するとよいでしょう。
兼任業務の有無
プロジェクト管理以外の業務を兼任している場合は、プロジェクトに充てられる時間が限られるため、担当できる件数も少なくなります。
通常業務や部門管理、営業活動などを並行すると、進捗確認や課題対応に使える時間も減ってしまいます。
無理のない件数に調整することが大切です。
マルチタスクによる切り替えコスト
担当するプロジェクトが増えるほど、作業内容や優先順位を切り替える場面も増えます。
案件ごとに進捗や関係者、納期が異なるため、切り替えが多いほど確認や判断に時間がかかりやすくなります。
そのため、切り替えの負担が大きい場合は、担当件数を抑えたほうが管理しやすくなるでしょう。
まとめ
プロジェクトの適切な担当件数に決まった正解はなく、プロジェクトの規模や関係者数、兼任業務の有無などによって無理なく管理できる件数は変わります。
そのため、件数だけで判断するのではなく、管理に必要な時間や業務量もあわせて考えることが大切です。
もし納期に追われることが増えたり、タスクの抜け漏れや残業が続いたりしている場合は、担当件数が適正かどうかを見直すタイミングかもしれません。
優先順位の整理や業務の分担も取り入れながら、自分が品質を保って対応できる範囲を把握し、無理のない体制でプロジェクトを進めていきましょう。