目次
はじめに
「PMP申請のプロジェクトマネジメント経験はどう書けばいいの？」
「実際にはPMをしていたけれど、申請フォームに英語でどうまとめればよいのか分からない」と悩んでいませんか。
PMP受験の準備を進める中で、学習計画や受験日程は決まっていても、プロジェクト経験の記入段階になると急に不安になる方は少なくありません。
この記事では、PMP申請で求められるプロジェクトマネジメント経験の考え方や記入時のポイント、実際に使える例文を交えながら、書き方の流れを順を追って説明していきます。
PMP申請の「プロジェクトマネジメント経験」とは何を書く？
ここでは、PMP申請で記載する「プロジェクトマネジメント経験」が具体的に何を指すのかを整理します。
ここでは、PMIが求める経験の考え方と、審査で重視されるポイントについて順を追って確認していきましょう。
PMP申請で求められているのは“担当業務”ではない
PMP申請では、プログラマーとして開発したことや、テスターとして試験を行ったことなど、担当作業そのものを説明するわけではありません。
プロジェクトの中でどのような判断や調整を行い、目標達成に向けてどのように関わったのかを記載することが大切です。
たとえば、「設計書を作成した」ではなく、「関係者と要件を整理した」「進捗を確認してスケジュールを見直した」など、計画や管理、調整の視点から自分の役割を伝えましょう。
プロジェクトマネジャーでなくても申請できる場合がある
PMP申請では、役職名がプロジェクトマネジャーである必要はありません。
システムエンジニアやリーダー、サブリーダーでも、進捗確認や課題管理、関係者との調整など、プロジェクトマネジメントに関わる業務を担当していれば申請できる場合があります。
肩書だけで判断せず、プロジェクトの目標達成に向けて、自分がどのような管理や調整を行ったのかを整理してみましょう。
審査で見られるのは「管理経験」の部分
PMP申請では、成果物を作った経験だけでなく、プロジェクトをどのように管理したのかを伝えることが大切です。
「プログラムを開発した」と書くだけではなく、「進捗を確認して遅延への対応を行った」「課題を管理して担当者と調整した」など、実際に行った管理業務を具体的に記載します。
申請書を作成するときは、管理や調整、意思決定にどのように関わったのかが伝わる内容を意識しましょう。
PMP申請の書き方でまず押さえるべきポイント
PMP申請では、経験が豊富であっても書き方によって伝わりやすさが大きく変わります。
ここでは、PMP申請書を作成する際に押さえておきたい基本的な書き方のポイントを確認していきましょう。
作業内容だけを書くと通りにくい
PMP申請で「設計を担当した」「テストを実施した」など、作業内容だけを記載すると、プロジェクトマネジメント経験が伝わりにくくなります。
申請では、進捗確認や課題管理、関係者との調整、スケジュールの見直しなど、自分が担当した管理業務を具体的に記載することが大切です。
単に何を作業したのかではなく、プロジェクトの目標達成に向けてどのように関わったのかを意識して整理しましょう。
「目的・役割・実施内容・成果」の流れで整理する
PMP申請の経験記述は、「目的・役割・実施内容・成果」の順番で整理すると、内容が伝わりやすくなります。
まずプロジェクトの目的と自分の役割を示し、進捗管理や課題管理、関係者との調整など、実際に行ったマネジメント業務を記載します。
最後に、予定どおり完了したことや課題を解決したことなどの成果を加えると、自分がどのようにプロジェクトへ関わったのかを整理して伝えられます。
専門用語を書きすぎない方が伝わりやすい
PMP申請では、社内でしか通じない略語や専門用語を使いすぎると、役割や業務内容が伝わりにくくなることがあります。
「進捗を管理した」「関係者と要件を調整した」など、実際に行ったことを分かりやすい言葉で表現すると、マネジメント経験も伝わりやすくなります。
専門用語を使う必要がある場合も、審査担当者が内容を理解できる表現になっているか確認しておきましょう。
文字数を意識して簡潔にまとめる
PMP申請の経験記述では、背景を詳しく書きすぎるよりも、自分の役割や管理業務を中心にまとめることが大切です。
プロジェクトの目的、自分の役割、実施した管理業務、成果を順番に整理すると、限られた文字数でも必要な情報を伝えやすくなります。
書き終えたら、同じ内容を繰り返していないか確認し、マネジメント経験が分かる部分を残して整えましょう。
PMP申請のプロジェクトマネジメント経験の書き方例
ここからは、実際にPMP申請でどのようにプロジェクトマネジメント経験を記載するのか、具体的な例を見ながら確認していきます。
実際の文章構成を参考にしながら、伝わりやすい書き方のイメージをつかんでいきましょう。
システム開発プロジェクトの記入例
システム開発プロジェクトの記入例としては
「営業管理システム刷新プロジェクトで、プロジェクトリーダーとして参画した。開発メンバー10名の進捗管理、週次会議の運営、課題管理、顧客との要件調整を担当した。設計工程で仕様変更が発生した際は、影響範囲を整理してスケジュールを見直し、関係者と対応方針を決定した。結果として、計画どおりにシステムをリリースした」
のように、管理業務と成果が分かる形で記載します。
インフラ導入プロジェクトの記入例
インフラ導入プロジェクトの記入例としては
「社内サーバー更新プロジェクトで、プロジェクトリーダーとして参画した。ベンダー3社との調整、作業スケジュール管理、課題管理、進捗報告を担当した。機器納入の遅延が発生した際は、影響範囲を確認して導入手順と作業日程を見直し、関係部署と調整を行った。結果として、計画どおりに新環境への移行を完了した」
のように、管理業務と成果が分かる形で記載します。
運用改善プロジェクトの記入例
運用改善プロジェクトの記入例としては
「問い合わせ対応業務の効率化プロジェクトで、プロジェクトリーダーとして参画した。現行業務の課題を整理し、関係部署との調整、進捗管理、改善施策の実施計画作成を担当した。運用手順の見直しでは影響範囲を確認し、担当者ごとの対応内容を調整した。進捗と課題を管理しながら施策を進め、計画どおりに新しい運用手順への移行を完了した」
のように、管理業務と成果を中心に記載します。
英語で書くときの表現例
英語で記載する場合は、実施したマネジメント業務を動詞で明確に表現すると伝わりやすくなります。
たとえば
■進捗管理は「Managed project schedule」
■課題管理は「Tracked and resolved project issues」
■関係者調整は「Coordinated with stakeholders」
■リスク対応は「Identified and managed project risks」
といった表現があります。
一方で、「Developed system」や「Performed testing」のように作業内容だけを書くと、マネジメント経験が伝わりにくいことがあります。
管理や調整の行動を表す表現を意識すると、経験内容を分かりやすく伝えやすくなります。
PMP申請でよくあるNGな書き方
PMP申請では、実際には十分な経験があっても、記載内容によってはプロジェクトマネジメント経験として適切に伝わらないことがあります。
ここでは、PMP申請でよく見られる代表的なNG例を取り上げながら、避けたい書き方のポイントを確認していきましょう。
単なる作業説明になっている
「設計書を作成した」「プログラムを開発した」など、担当した作業だけを記載すると、プロジェクトの中でどのような管理を行ったのかが伝わりにくくなります。
PMP申請では、進捗確認や課題管理、スケジュール調整、関係者との合意形成など、自分が担当したマネジメント業務を示すことが大切です。
作業内容だけで終わらせず、プロジェクトを進めるためにどのように管理や調整を行ったのかも記載しましょう。
技術説明ばかりで管理内容が見えない
使用したプログラミング言語やサーバー構成などを詳しく説明しても、プロジェクトマネジメントの経験は伝わりにくい場合があります。
技術的な内容を中心にするのではなく、進捗管理や課題対応、関係者との調整、リスク対応など、自分が担当した管理業務を分かりやすく記載することが大切です。
技術について触れる場合も、プロジェクトをどのように進めたのかが分かる内容を意識しましょう。
成果や目的が書かれていない
プロジェクトの目的や成果が書かれていないと、何を目指して管理業務を行ったのかが伝わりにくくなります。
システム導入や業務改善などの目的を示したうえで、自分が行った管理業務と、納期内の完了や計画どおりの移行といった成果を記載しましょう。
目的から成果までの流れを整理することで、プロジェクトにどのように関わったのかが伝わりやすくなります。
文章を長く書きすぎている
PMP申請では、経緯や背景を詳しく書きすぎると、自分が担当した管理業務が分かりにくくなることがあります。
プロジェクトの目的、自分の役割、実施した管理業務、成果を中心に整理すると、必要な内容をまとめやすくなります。
書き終えた後に重複している説明を省き、マネジメント経験が伝わる部分を残して整えましょう。
PMP申請前に知っておきたい最新仕様と注意点
PMP申請のルールや入力項目は、制度の見直しに合わせて変更されることがあります。
ここでは、申請前に確認しておきたい最新の仕様変更と、見落としやすい注意点について整理していきます。
現在は時間入力が不要になっている
現在のPMP申請では、以前求められていたプロジェクトごとの作業時間の入力は不要になっています。
そのため、「何時間従事したか」を計算して記載する必要はなく、プロジェクトの期間や自身の役割、実施したプロジェクトマネジメント業務を中心に入力します。
時間集計の負担は減りましたが、どのような管理経験を積み、プロジェクトにどのように関わったのかを分かりやすく伝えることが大切です。
申請フォーム変更後の注意点
申請フォームの変更後は、プロジェクトマネジメント経験を簡潔かつ具体的に記載することがより大切になっています。
時間数ではなく経験内容が重視されるため、担当作業の説明だけでなく、進捗管理や課題管理、関係者との調整、リスク対応など、自身が担当した管理業務を分かりやすく記載しましょう。
また、入力項目や記載方法が変更されることもあるため、申請前には最新のフォーム内容を確認しておくと安心です。
監査になった場合はどうなる？
PMP申請が監査対象になった場合は、申請内容が事実であることを確認するため、書類の提出を求められます。
プロジェクト経験や受験資格要件を確認するために、過去の上司や責任者による確認が必要になる場合もあります。
監査対象になったからといって、不合格になるわけではありません。
ただし、申請内容と実際の経験に違いがあると承認されない可能性があるため、申請時には実際に担当したプロジェクトマネジメント業務を正確に記載しておきましょう。
監査と聞くと不安に感じる方も多いですよね。必要書類や流れを事前に確認しておきたい方は、こちらの記事も参考にしてみてください
▶PMP監査とは？対象になる確率や必要書類・流れをわかりやすく解説
コピペすると問題になる？
インターネット上の例文や他人の申請内容を、そのままコピーして使用することは避けた方がよいでしょう。
実際に担当していない管理業務を記載すると、申請内容と実務経験に違いが生じる可能性があります。
また、監査対象になった場合に、内容を十分に説明できなくなることも考えられます。
例文は構成や表現の参考として活用し、自身が担当した進捗管理や課題管理、関係者との調整などの内容に置き換えて記載することを意識しましょう。
PMP申請を通りやすくするコツ
PMP申請では、特別な文章テクニックよりも、自分の経験を分かりやすく正確に伝えることが重要です。
ここでは、申請内容の信頼性を保ちながら、審査担当者に伝わりやすい申請書を作成するためのポイントを確認していきましょう。
PMBOKの考え方を意識して整理する
PMP申請では、実際の経験をPMBOKの考え方に沿って整理すると、プロジェクトマネジメント経験として伝わりやすくなります。
たとえば、計画作成や進捗管理、課題対応、リスク管理、関係者との調整など、自身が行った管理業務をプロジェクトの流れに沿って記載しましょう。
単なる担当作業を並べるのではなく、目標達成に向けてどのような管理行動を行ったのかを示すことで、プロジェクトへの関わり方が相手に伝わりやすくなります。
「PMBOKに沿って整理する」と言われても、どのような考え方なのか分かりにくい場合があります。知識エリアや全体像を確認したい方は、こちらも参考になります。
▶PMBOKとは？プロジェクトマネジメントの意味・違い・全体像を初心者向けにわかりやすく解説
第三者が読んでも伝わる文章にする
PMP申請の内容は、プロジェクトの事情を知らない第三者が読んでも理解できる文章にすることが大切です。
社内でしか使われない略語や組織名、専門用語を多用すると、担当した役割や管理業務が伝わりにくくなってしまいます。
進捗管理や課題対応、関係者との調整など、自身が行った行動を具体的な言葉で記載すると、どのようなプロジェクトマネジメントを行ったのかが伝わりやすくなります。
実際の役割を誇張しない
PMP申請では、実際に担当していない業務を記載したり、自分の役割を大きく見せたりしないことが大切です。
申請内容と実務経験に違いがあると、監査対象になった際に内容を十分に説明できなくなる可能性があります。
プロジェクトマネジャーではなかった場合でも、進捗管理や課題管理、関係者との調整など、実際に担当した管理業務を正確に記載すれば問題ありません。
経験を誇張するのではなく、自分が行ったことを具体的に伝えることを意識しましょう。
提出前に見直したいポイント
提出前には、プロジェクトの目的、担当した役割、実施した管理業務、成果が明確に記載されているかを確認しましょう。
担当作業だけの説明になっていないか、社内用語や略語が多くなっていないか、実際の経験と異なる内容が含まれていないかも見直しておきたいポイントです。
また、進捗管理や課題管理、関係者との調整などの管理経験が伝わる内容になっているかを確認すると、自分のプロジェクトマネジメント経験をより分かりやすく伝えやすくなります。
まとめ
PMP申請で大切なのは、どんな作業を担当したのかではなく、プロジェクトの目標達成に向けてどのような管理業務を行ったのかを伝えることです。
プロジェクトマネジャーという肩書がなくても、進捗管理や課題管理、関係者との調整などに関わっていれば、申請できる可能性があります。
申請書を作成するときは、難しく考えすぎる必要はありません。
プロジェクトの目的、自分の役割、実施した管理業務、成果を整理し、自分が実際に経験したことを分かりやすい言葉で記載することを意識してみてください。
まずは、「自分はプロジェクトの中で何を管理し、どのような成果につなげたのか」を振り返ることから始めてみましょう。
経験を丁寧に整理することで、あなた自身のプロジェクトマネジメント経験が伝わる申請書を作成しやすくなります。