目次
はじめに
「「PowerPoint」で資料を作っても、文字や図がごちゃごちゃして見にくい」
「タイトルや文章、画像をどこに配置すれば、すっきりしたスライドになるの？」と迷っていませんか。
会議やプレゼンに向けて資料を作り始めても、伝えたい情報を入れていくうちに文字が小さくなったり、図や写真の位置がばらばらになったりして、何度も配置を直してしまうことがあります。
この記事では、見やすい資料を作るためのデザインとレイアウトの基本から、文字・図・画像を配置するときのポイントまで紹介します。
「PowerPoint」で見やすい資料を作る基本ルール
「PowerPoint」で見やすい資料を作るには、文字の大きさや色を整える前に、伝える情報とスライド全体の流れを整理することが大切です。
ここでは、「PowerPoint」で見やすい資料を作るために押さえておきたい基本ルールを解説します。
見やすい資料は情報を整理して伝える順番を決める
見やすい資料にするには、スライドを作り始める前に、伝えたい情報を整理して順番を決めておくことが大切です。
最初に結論を示し、その後に理由や根拠を並べると、読み手も内容を理解しやすくなります。
情報の重複や話の前後を防ぐためにも、まずは全体の流れを考えてから作成しましょう。
1スライド1メッセージで内容を分かりやすくする
1枚のスライドでは、伝えたいメッセージを1つに絞ると内容が分かりやすくなります。
複数の結論や異なる話題を詰め込むと、どこに注目すればよいのか迷いやすくなるためです。
伝えたい内容が2つある場合はスライドを分け、それぞれのテーマがひと目で伝わるように整えましょう。
読み手が迷わないスライド構成に整える
スライドは、前のページから次の内容へ自然につながる順番を意識して並べます。
タイトルだけを順番に読んでも話の流れが分かるか確認すると、内容が前後している部分を見つけやすくなります。
重複しているページも整理し、最初から最後まで無理なく読み進められる構成に整えましょう。
「PowerPoint」資料の文字を読みやすくするポイント
「PowerPoint」では、伝えたい内容をそのまま文章にすると文字量が増え、重要な情報が見つけにくくなります。
ここでは、文字量の整理からフォントサイズ、タイトルと本文の配置まで、文字を読みやすくするポイントを解説します。
文字量を減らして重要な情報を目立たせる
スライド内の文章は、伝えたい結論や数値を残し、重複した説明やなくても意味が伝わる言葉を減らします。
1文を40〜60文字程度にまとめ、重要な情報の周囲に余白を作ると、読み手が注目すべきポイントを見つけやすくなります。
フォントサイズや行間を整えて読みやすくする
フォントサイズは、タイトル32〜40pt、本文20〜28pt程度を目安にすると、投影した画面でも読みやすくなります。
行間も1.2〜1.5倍程度に整え、文字が収まらない場合はフォントを小さくするより、文章を短くして調整しましょう。
タイトルと本文の役割を分けて配置する
タイトルにはスライドで伝えたい内容を示し、本文にはその補足となる情報を配置します。
タイトルを上部、本文をその下にそろえて配置し、タイトルを本文より8〜12pt程度大きくすると、読む順番や情報の違いが分かりやすくなります。
レイアウトを整えて視認性を高める方法
「PowerPoint」のレイアウトを整えるときは、要素を見やすい位置にそろえ、情報同士の間に十分な余白を取ることが大切です。
ここでは、配置のそろえ方や余白の取り方、図・表と文章の使い分けについて解説します。
要素を揃えて配置し資料全体に統一感を出す
文字や図は、左端や上端など基準となる位置をそろえて配置すると、資料全体に統一感が生まれます。
タイトルや本文、図表の開始位置を合わせ、複数の要素を並べる場合も「PowerPoint」の配置機能を使って、端や間隔を整えましょう。
余白を確保して情報を詰め込みすぎない
文字や図の周囲には適度な余白を取り、情報を詰め込みすぎないことが大切です。
関連する要素は近づけ、異なる内容の間は少し広めに空けると、情報のまとまりが分かりやすくなります。
余白が取れない場合は、文字を小さくするのではなく、内容を減らしたりスライドを分けたりしましょう。
図や表を使うべき場面と文章で伝える場面を判断する
複数の数値を比較したり、項目同士の関係を示したりするときは、図や表を使うと内容を把握しやすくなります。
一方、結論や理由など順番に読んで理解できる内容は、文章で伝えるほうが自然です。
同じ情報を重ねて載せず、伝えたい内容に合わせて使い分けましょう。
「PowerPoint」資料で避けたい見づらいデザイン例
「PowerPoint」では、伝えたい情報を増やすほど、かえって内容を把握しにくいスライドになることがあります。
ここでは、「PowerPoint」資料で避けたい代表的なデザイン例を3つに分けて解説します。
情報量が多く内容が伝わりにくいスライド
1枚のスライドに長い文章や複数の結論を詰め込むと、どこから読めばよいのか分かりにくくなります。
伝えたいメッセージは1枚につき1つに絞り、必要な文章や図だけを残しましょう。
収まりきらない場合は文字を小さくせず、話題ごとにスライドを分けると見やすくなります。
色や装飾が多く重要部分が分からないスライド
色や枠線、影などの装飾を使いすぎると、本当に見せたい部分が目立ちにくくなります。
色はベースカラー、メインカラー、強調色の3色程度に絞り、強調色は特に伝えたい文字や数値に使いましょう。
装飾も必要な部分だけにすると、すっきりとした印象になります。
配置やサイズが統一されていないスライド
タイトルや本文の位置、文字や図形のサイズがスライドごとに異なると、読む位置が分かりにくくなります。
同じ役割の要素は位置やサイズをそろえ、複数の要素を並べる場合も端や間隔を整えましょう。
一定のルールで配置すると、資料全体にも統一感が生まれます。
作成後に確認したい見やすさチェックポイント
「PowerPoint」資料を作成した後は、編集画面で整って見えるかだけでなく、読み手が内容をすぐに把握できるかまで確認することが大切です。
ここでは、「PowerPoint」資料の完成後に確認したい見やすさのチェックポイントを解説します。
一目で資料の目的や内容が分かるか確認する
完成した資料は、各スライドを3秒ほど見て、何を伝えるページなのか分かるか確認してみましょう。
タイトルだけを順番に読んでも、資料の目的から結論まで自然につながっているかを見るのもポイントです。
分かりにくいページは、タイトルを具体的にしたり、伝える内容を1つに絞ったりして整えます。
文字や図表が離れた場所からでも読めるか確認する
資料は編集画面だけでなく、スライドショーで表示して実際の見え方を確認します。
タイトルは32〜40pt、本文は20〜28pt程度を目安にし、離れた場所からでも読める大きさを意識しましょう。
図表の文字が小さい場合は、図表を大きくするか項目を減らすと見やすくなります。
不要な情報や装飾を削って整理する
各スライドを見直し、そのページの内容を理解するために必要な情報だけが残っているか確認します。
重複した文章や、なくても意味が伝わる説明は減らしていきましょう。
色や枠線、影などの装飾も必要なものだけにすると、大切な情報が目に入りやすくなります。
まとめ
「PowerPoint」で見やすい資料を作るには、情報を詰め込むのではなく、伝えたいことを整理して分かりやすく見せることが大切です。
1スライド1メッセージを意識し、文字量や配置、余白、色などを整えるだけでも、重要な内容が伝わりやすくなります。
資料が完成したら、実際にスライドショーで表示し、内容や文字が無理なく読み取れるか確認してみましょう。まずは情報を少し減らし、伝えたい部分が自然と目に入る資料を目指して整えてみてください。