目次
はじめに
「プロジェクトを任されたけれど、最初に何から始めればいいの？」
「スケジュールや担当者を決めたあと、どのように進捗を管理すればいいの？」と迷っていませんか。
初めてプロジェクトを担当すると、目標の設定、作業の洗い出し、役割分担、スケジュール作成など、やることが多く、どの順番で進めればよいのか分からず迷ってしまうこともありますよね。
この記事では、プロジェクトマネジメントの基本的な進め方と、各段階で何を決めて何を確認するのかを初心者にも分かりやすく解説します。
プロジェクトマネジメントの進め方とは？
プロジェクトマネジメントを進めるには、まずプロジェクトの目的や達成する成果を明確にし、必要な作業や担当者、スケジュールを整理していきます。
ここでは、プロジェクトマネジメントの基本と、開始から完了までの全体的な流れを説明します。
プロジェクトマネジメントとは
プロジェクトマネジメントとは、決められた目的や成果を達成するために、作業内容や担当者、期限、予算などを整理し、プロジェクト全体を管理することです。
計画を立てるだけでなく、進捗を確認しながら、遅れや問題があれば担当者やスケジュールなどを調整します。
プロジェクトの開始から成果物の完成までを管理する一連の取り組みを指します。
プロジェクトマネジメント全体の流れ【一覧】
プロジェクトマネジメントは、目的や成果を決めたうえで、計画、実行、進捗確認・調整、完了の順に進めます。
必要な作業や担当者、スケジュールを決めて実行し、遅れや問題があれば状況に合わせて計画を見直します。
最後に成果物が目的を満たしているか確認し、すべての作業が終わればプロジェクトは完了です。
プロジェクトマネジメントの進め方5ステップ
プロジェクトマネジメントは、目的やゴールを決めるところから始まり、計画、実行、進捗管理、終了後の振り返りまでを順番に進めていきます。
ここでは、プロジェクトの立ち上げから成果の評価・振り返りまでを5つのステップに分けて説明します。
ステップ1｜プロジェクトを立ち上げる（目的・ゴールを決める）
最初に、プロジェクトを行う目的と、完了時に目指すゴールを決めます。
「何を実現するのか」「いつまでに達成するのか」を明確にし、関係者の認識をそろえておきましょう。
成果や期限を具体的にしておくと、その後の計画も立てやすくなります。
ステップ2｜計画を立てる（スケジュール・役割・成果物を整理する）
目的とゴールが決まったら、必要な作業を洗い出し、順番や期限を整理してスケジュールを作成します。
それぞれの担当者を決め、誰が何をいつまでに行うのかを明確にしましょう。
あわせて、完成させる成果物や完了の条件も確認しておきます。
ステップ3｜計画に沿って実行する
計画が整ったら、決めたスケジュールや役割分担に沿って作業を進めます。
各担当者が自分の作業を進めながら、予定どおりに進んでいるか確認することが大切です。
必要に応じて関係者と情報を共有し、成果物の完成を目指します。
ステップ4｜進捗・課題・リスクを管理する
プロジェクトの実行中は、予定と実際の進み具合を確認し、遅れや問題がないかを把握します。
発生した課題は担当者や対応期限を決め、今後起こる可能性があるリスクについても対応方法を考えておきます。
計画との差が大きくなった場合は、作業の順番や担当者、期限などを見直しましょう。
ステップ5｜プロジェクトを終了し成果を評価・振り返る
すべての作業が終わったら、成果物が最初に決めた目的やゴールを満たしているか確認します。
予定していた成果と実際の結果を比べ、うまくいった点や改善が必要な点を整理しましょう。
最後に振り返りの内容を記録しておくと、次のプロジェクトにも活かしやすくなります。
プロジェクトマネジメントを始める前に決めておきたいこと
プロジェクトを始める前には、メンバーが同じ方向に進めるよう、目的や担当範囲などの基本事項を整理しておく必要があります。
ここでは、プロジェクトの開始前に決めておきたい目的とゴール、役割分担と責任範囲、スケジュールと成果物について説明します。
プロジェクトの目的とゴールを明確にする
プロジェクトを始める前に、「何のために行うのか」という目的と、「完了時に何を達成するのか」というゴールを決めます。
成果や期限まで具体的に設定し、メンバー全員で共有しておきましょう。
判断に迷ったときも、目的とゴールが明確であれば同じ基準で進めやすくなります。
役割分担と責任範囲を決める
必要な作業ごとに担当者を決め、誰がどこまで対応するのかを明確にします。
あわせて、確認や承認を行う人も決めておくと、その後のやり取りがスムーズです。
担当範囲を共有することで、作業の重複や対応漏れも防ぎやすくなります。
スケジュールと成果物を共有する
プロジェクトの開始日と終了日を決め、各作業の着手日や完了期限を設定します。
あわせて、各段階で必要な成果物と提出期限も整理し、メンバー全員で共有しておきましょう。
いつまでに何を完成させるのかが分かれば、各担当者も期限から逆算して作業を進めやすくなります。
プロジェクトマネジメントを円滑に進めるポイント
プロジェクトを計画どおりに進めるには、作業を任せたままにせず、進捗や状況を継続して確認することが大切です。
ここでは、プロジェクトマネジメントを円滑に進めるために意識したい3つのポイントを説明します。
進捗を定期的に確認する
プロジェクトの進行中は、週1回など確認するタイミングを決め、各作業の予定と実績を照らし合わせます。
完了した作業や進行中の作業、遅れている作業を確認し、予定との差を把握しましょう。
遅れがある場合は、残りの作業量や期限を確認し、作業の順番や担当者を調整します。
課題やリスクは早めに共有・対応する
作業の遅れや問題などの課題が見つかったら、担当者や関係者へ早めに共有します。
今後起こる可能性があるリスクについても、影響や対応方法をあらかじめ考えておくことが大切です。
対応が遅れないよう、課題やリスクに気づいた段階で必要な対応を進めましょう。
関係者と継続的にコミュニケーションを取る
プロジェクトの進行中は、定例会議やチャットなどを活用し、担当者や関係者の間で必要な情報を共有します。
作業内容の変更や新しい決定事項があれば、関係するメンバーへ伝え、誰が対応するのかも確認しましょう。
こまめな情報共有を続けることで、認識のずれや伝達漏れを防ぎやすくなります。
初心者がプロジェクトマネジメントで失敗しやすいポイント
プロジェクトマネジメントに慣れていない場合、作業を進めることに意識が向き、目的や進捗の確認が後回しになることがあります。
ここでは、初心者がプロジェクトマネジメントで失敗しやすい3つのポイントを説明します。
目的やゴールが曖昧なまま進めてしまう
目的やゴールが曖昧なまま作業を始めると、担当者によって優先する内容が変わりやすくなります。
プロジェクトの開始時に「何をいつまでに達成するのか」を決め、完了を判断できる基準まで共有しておきましょう。
途中で迷ったときも、最初に決めた目的やゴールに沿って判断しやすくなります。
計画どおりに進んでいるか確認しない
計画を立てても進捗を確認しないままでは、作業の遅れに気づくのが遅くなり、期限直前に対応が集中することがあります。
週1回など確認する日を決め、予定と実際の進み具合を照らし合わせましょう。
遅れがある場合は、残りの作業量や期限を確認し、担当者や作業の順番を調整します。
振り返りを行わずにプロジェクトを終える
成果物の完成だけでプロジェクトを終えると、うまくいった点や改善点を次回に活かしにくくなります。
終了時には計画と実際の結果を比べ、作業の遅れや発生した課題、その対応方法などを振り返りましょう。
内容を記録しておけば、次のプロジェクトをよりスムーズに進めるための参考になります。
まとめ
プロジェクトマネジメントでは、目的やゴールを明確にしたうえで、必要な作業や担当者、スケジュールを整理し、進捗を確認しながら完了まで進めることが大切です。
途中で遅れや課題が見つかった場合も、状況に合わせて計画を見直すことで、プロジェクトを立て直しやすくなります。
初めて担当するときは、すべてを細かく管理しようとせず、まずは目的・担当者・期限を整理するところから始めてみましょう。
進行中はこまめに状況を確認し、最後に振り返りまで行うことで、今回の経験を次のプロジェクトにも活かせるようになります。