目次
はじめに
「プロジェクトの目標を決めたものの、何を基準に設定すればよいのか分からない」
「メンバーに共有しても認識がそろわず、予定どおり進まない」と感じていませんか。
プロジェクトを任された場面では、納期や成果物だけを決めても、具体的な行動につながる目標になっていなければ、途中で優先順位が変わったり、チーム内で判断が分かれたりすることがあります。
この記事では、プロジェクトマネジメントにおける目標設定の考え方や具体例、実際に目標を立てる手順について順を追って説明していきます。
プロジェクトマネジメントの目標設定とは？
プロジェクトを進める際は、作業内容や担当者を決めるだけでなく、最終的にどの状態を達成するのかを明確にする必要があります。
ここでは、プロジェクトマネジメントにおける目標設定の基本として、目的と目標の違いや、目標設定がプロジェクト管理で重要になる理由を解説します。
プロジェクトの目的と目標の違い
プロジェクトの目的とは、取り組む理由や最終的に実現したい状態のことです。
一方、目標は、目的を達成するための具体的な到達点を指します。例えば、業務システムを導入する場合、「業務効率を向上させる」が目的、「導入後3か月以内に処理時間を30％削減する」が目標です。
目的で進む方向を決め、目標で達成状況を確認できるようにすると、プロジェクトを進めやすくなります。
目標設定がプロジェクト管理で重要な理由
目標を設定しておくと、プロジェクトの進捗や成果を共通の基準で確認しやすくなります。
例えば、「6月末までにシステム開発を完了する」のように期限や数値を決めておけば、予定どおり進んでいるかを判断できます。「品質を高める」のように基準が曖昧なままだと、担当者によって判断が分かれることもあります。
そのため、進捗や成果を確認できる具体的な目標を設定しておくことが大切です。
プロジェクトの目標はSMARTを基準に設定する
プロジェクトの目標を設定するときは、単に「成果を出す」「品質を高める」といった曖昧な表現ではなく、達成状況を確認できる基準を決めることが重要です。
ここでは、プロジェクトの目標をSMARTの基準に沿って設定するためのポイントを解説します。
具体的で誰が読んでも同じ意味になる目標にする
目標は、担当者によって解釈が変わらないように、対象や達成内容を具体的に決めましょう。
「作業を効率化する」だけでは、どの作業をどの程度改善するのか判断できません。
「請求書作成の処理時間を1件15分から10分に短縮する」のように具体化すると、メンバーが同じ認識で取り組みやすくなります。
数値や状態で達成したか判断できる目標にする
目標は、達成できたかを確認できる基準を決めておくことも大切です。
「利用者の満足度を向上させる」ではなく、「アンケート満足度を5段階評価で4以上にする」のように数値で示すと判断しやすくなります。
数値化が難しい場合は、完了と判断できる状態を具体的に決めておきましょう。
現実的に達成できる水準を設定する
目標は、人員や予算、期間を踏まえて、現実的に達成できる水準に設定します。
無理のある目標では、必要な作業量と期限が合わず、プロジェクトを予定どおり進めにくくなることがあります。
過去の実績や利用できるリソースも確認しながら、無理のない水準を考えましょう。
プロジェクトの目的につながる目標にする
設定する目標が、プロジェクトの目的につながっているかも確認しましょう。
例えば、業務負担の削減が目的であれば、作業時間の短縮や処理件数の改善などが目標として考えられます。
目標を達成することで目的に近づけるかを確認すると、必要な取り組みを選びやすくなります。
達成期限を明確にする
目標には、いつまでに達成するのか期限を決めておくことも大切です。
期限が曖昧なままだと、作業の優先順位をつけにくく、進捗も確認しづらくなります。
「第3四半期終了までに新システムの利用率を80％にする」のように期限を具体化すると、計画や進捗を管理しやすくなります。
プロジェクトマネジメントで使える目標設定の具体例
プロジェクトの目標は、達成したい内容を明確にするだけでなく、実際の業務で確認できる形に落とし込むことが重要です。
ここでは、プロジェクトマネジメントで設定される目標の具体例を紹介します。
成果物の完成を目標にする例
例えば、「9月末までに新しい業務システムを完成させ、社内で利用を開始する」といった目標が考えられます。
成果物の完成を目標にするときは、何を完成とするのかだけでなく、期限や利用開始などの条件まで決めておくと、進捗を確認しやすくなります。
業務効率や生産性を目標にする例
業務効率の改善を目指す場合は、「システム導入後3か月以内に、請求書作成にかかる時間を1件15分から10分に短縮する」といった設定ができます。
現在の状態と目指す数値を具体的にしておくことで、取り組みの成果を確認しやすくなります。
チームやメンバーの成長を目標にする例
チームの成長を目標にする場合は、「プロジェクト終了までに、すべてのメンバーが担当業務を一人で進められる状態にする」といった設定が考えられます。
「スキルを高める」といった表現だけで終わらせず、どのような状態になれば達成なのかを決めておくと、成長の度合いも確認しやすくなります。
良い目標設定と悪い目標設定の例
プロジェクトの目標は、設定した内容によってメンバーの行動や進捗管理のしやすさが変わります。
ここでは、曖昧になりやすい目標設定と、達成基準を明確にした目標設定の違いを解説します。
「品質を高める」ではなく達成基準を数値で示す
「品質を高める」だけでは、どの程度改善すれば達成なのか判断しにくいため、不具合件数など確認できる数値を設定しましょう
。例えば、「テスト工程で発見される重大な不具合を5件以下にする」と具体化すると、達成できたかを確認しやすくなります。
「早く完成させる」ではなく期限を明確にする
「早く完成させる」という目標は、人によって「早い」の基準が異なるため、具体的な期限を決めておくことが大切です。
例えば、「2026年9月30日までにシステム開発を完了する」とすれば、期限を基準に進捗を確認できます。
「売上を伸ばす」ではなく対象・数値・期間を決める
「売上を伸ばす」だけでは目指す状態が分かりにくいため、対象・数値・期間まで具体的にしておきましょう。
例えば、「新商品の月間売上を2026年12月までに300万円へ増やす」と設定すると、目指す成果と達成時期が分かりやすくなります。
プロジェクトの目標を設定する手順
プロジェクトの目標は、思いついた内容をそのまま決めるのではなく、目的や成果物を確認したうえで段階的に設定することが重要です。
ここでは、プロジェクトの目標を設定する具体的な手順を順番に解説します。
プロジェクトの目的と最終成果物を明確にする
目標を設定する前に、まずはプロジェクトで実現したいことと、最終的に完成させる成果物を明確にします。
例えば、業務システム開発であれば、「手作業による入力時間を削減する」という目的と「新しい業務システムをリリースする」という成果物を整理しておくと、目標の方向性を決めやすくなります。
達成条件を数値や期限に落とし込む
目的と成果物が決まったら、達成したかを判断できる数値や期限を設定します。
「使いやすいシステムにする」ではなく、「2026年10月までにリリースし、利用開始後1か月以内に操作ミスによる問い合わせを月10件以下にする」のように具体化すると、達成状況を確認しやすくなります。
中間目標を設定して進捗を確認できる状態にする
最終目標までの期間が長い場合は、途中の進捗を確認できる中間目標も設定しておきましょう。
例えば、6か月後の完成を目指すなら、「2か月目までに要件定義を完了する」「4か月目までに開発を完了する」と段階を分けておくと、予定とのずれにも早めに気づけます。
中間目標を決めても、プロジェクト全体の作業やスケジュールをどう整理すればよいか迷う場合は、WBSを使って必要な作業を洗い出す方法も確認しておくと進めやすくなります。
WBSとは？プロジェクトマネジメントでの作り方と具体例をわかりやすく解説
関係者と目標を共有して認識をそろえる
設定した目標は、プロジェクトに関わるメンバーや関係者と共有しておくことも大切です。
数値や期限、達成したと判断する基準まで共有しておくと、メンバーが同じ認識を持って作業を進めやすくなります。
進捗に合わせて目標の妥当性を確認する
プロジェクトが始まった後も、設定した目標が現在の状況に合っているか定期的に確認します。
人員や仕様、作業量などに大きな変化があった場合は、当初の目的から外れないように注意しながら、必要に応じて数値や期限を見直しましょう。
目標を決めたあと、実際の進捗をどのように確認・管理すればよいか迷う場合は、プロジェクトの進捗管理の方法もあわせて確認してみてください。
▶プロジェクトの進捗管理に使える手法とは？種類と選び方を解説
まとめ
プロジェクトマネジメントの目標設定では、まず目的を明確にし、「いつまでに、何を、どの程度達成するのか」を具体的に決めることが大切です。
数値や期限などの判断基準があれば、メンバー同士の認識をそろえやすくなり、途中の進捗や成果も確認しやすくなります。
また、最初に決めた目標をそのまま守ることだけにとらわれず、プロジェクトの進み方や状況の変化を確認することも必要です。
中間目標を使いながら進捗を確認し、必要に応じて目標を見直すことで、目的から外れずにプロジェクトを進めやすくなります。
まずはプロジェクトで実現したいことを整理し、チームが同じ基準で進められる具体的な目標に落とし込むところから始めてみましょう。