目次
はじめに
「プロジェクトマネジメントには、どのような技法があるの？」
「WBSやガントチャートなど、複数の手法をどう使い分ければいい？」と迷っていませんか。
プロジェクトを任され、タスクの整理やスケジュール作成、進捗確認を始めようとしても、それぞれの技法が何のために使われるのか分からないと、どれを選べばよいのか判断しにくいですよね。
この記事では、代表的なプロジェクトマネジメント技法の特徴と、それぞれが適している場面、目的に応じた選び方を整理します。
プロジェクトマネジメントの技法とは？
プロジェクトマネジメントの技法は、タスクやスケジュール、コスト、リスクなどを整理し、プロジェクトを計画どおりに進めるために活用します。
ここでは、プロジェクトマネジメントの技法を使う目的と、技法によってプロジェクト管理をどのように改善できるのかを説明します。
プロジェクトマネジメントの技法は何のために使うのか
プロジェクトマネジメントの技法は、作業や期限、コスト、リスクなどを整理し、プロジェクトを管理するために使います。
管理する対象に合った技法を使うことで、確認すべき項目や進捗状況が分かりやすくなります。
担当者ごとの作業状況や計画との差も把握しやすくなり、必要な対応を判断できます。
技法を使うことでプロジェクト管理をどう改善できるのか
技法を使うことで、タスクの未完了やスケジュールの遅れなど、計画と実際の状況の差を把握しやすくなります。
担当者や期限、進捗率などを同じ基準で整理できるため、変化にも早く気づけます。
遅れが見つかった場合も、担当者や期限を見直すなど、状況に合わせて対応しやすくなります。
プロジェクトマネジメントで使われる代表的な技法
プロジェクトマネジメントでは、管理する対象や目的に応じてさまざまな技法が使われます。
ここでは、それぞれの技法で何を管理できるのかを具体的に説明します。
WBSで作業を細分化して整理する
WBSは、プロジェクトに必要な作業を細かく分け、担当する作業単位まで整理するために使います。
大きな作業を複数の小さな作業に分けることで、何を実施する必要があるのかが分かりやすくなります。
担当者や期限も設定しておけば、作業の抜け漏れを防ぎながら進捗を管理できます。
ガントチャートで作業とスケジュールを管理する
ガントチャートは、作業ごとの開始日と終了日を時間軸に沿って表示し、スケジュールを管理するために使います。
各作業の期間を並べることで、いつ始まり、いつまでに完了する予定なのかを確認できます。
予定と実際の進捗を比較すれば、作業の遅れや後続作業への影響にも気づきやすくなります。
PERTで作業の順序と所要期間を把握する
PERTは、作業同士の前後関係を整理し、プロジェクト全体の所要期間を把握するために使います。
作業のつながりを整理することで、どの作業を先に終える必要があるのかを確認できます。
それぞれの所要期間もあわせて確認すれば、プロジェクト全体の完了時期を見通しやすくなります。
CCPMでプロジェクト全体の期間を管理する
CCPMは、作業ごとに余裕時間を持たせるのではなく、プロジェクト全体でバッファを管理して納期を守るために使います。
作業に遅れが出た場合は、全体のバッファがどの程度減っているのかを確認します。
バッファの残りを見ながら進捗を判断することで、納期への影響が大きくなる前に対応しやすくなります。
EVMで進捗とコストを数値で管理する
EVMは、計画した作業量と実際に完了した作業量、かかったコストを比較し、進捗とコストを管理するために使います。
計画と実績を数値で比べることで、予定どおり作業が進んでいるか、コストを使いすぎていないかを確認できます。
差が生じている場合は、残りの作業や予算への影響を確認し、必要な調整につなげます。
リスク管理で問題が起きる前に対策する
リスク管理は、プロジェクトで起こりそうな問題を事前に洗い出し、必要な対策を考えておくために行います。
リスクごとに発生する可能性や影響の大きさを確認することで、優先して対応すべきものを判断できます。
あらかじめ対応方法や担当者を決めておけば、実際に問題が起きたときにもスムーズに対応できます。
H目的や状況に合わせてプロジェクトマネジメントの技法を選ぶ
プロジェクトマネジメントの技法は、それぞれ管理できる対象が異なるため、目的やプロジェクトの状況に合わせて選ぶ必要があります。
ここでは、管理したい内容やプロジェクトの規模・複雑さに応じた技法の選び方を説明します。
タスクや作業を整理したいならWBSを使う
タスクや作業を整理したい場合は、WBSを使ってプロジェクト全体の作業を細かい単位に分けます。
大きな作業を担当者が実行できる単位まで分けることで、必要な作業を一覧で確認できます。
作業ごとに担当者や期限も設定すれば、抜け漏れや未完了のタスクを把握しやすくなります。
スケジュールや納期を管理したいならガントチャートを使う
スケジュールや納期を管理したい場合は、ガントチャートを使って作業の開始日と終了日を時系列で表示します。
作業ごとの期間を並べることで、それぞれの作業をいつ進めるのかが分かりやすくなります。
予定と実際の進捗を比べれば、作業の遅れや納期への影響にも気づきやすくなります。
複雑な工程や所要期間を把握したいならPERTを使う
複雑な工程を整理したい場合は、PERTを使って作業の前後関係と、それぞれに必要な期間を整理します。
作業同士のつながりが分かるため、どの作業を終えてから次に進む必要があるのかを確認できます。
各作業の所要期間もあわせて整理すれば、プロジェクト全体に必要な期間を把握しやすくなります。
進捗とコストをまとめて管理したいならEVMを使う
進捗とコストをまとめて管理したい場合は、EVMを使って計画した作業量と実際の進捗、かかったコストを比較します。
計画と実績を数値で比べることで、作業の遅れやコストの超過がないかを確認できます。
差が生じている場合は、残りの作業や予算への影響を確認し、必要に応じて調整します。
遅延や問題の発生を防ぎたいならリスク管理を使う
遅延や問題に備えたい場合は、起こりそうなリスクを事前に洗い出し、発生する可能性や影響の大きさを確認します。
影響が大きいリスクから対応方法や担当者を決めておけば、実際に問題が起きたときにも対応しやすくなります。
プロジェクトの進行中もリスクの状況を確認し、必要に応じて対応方法を見直しましょう。
プロジェクトの規模や複雑さに応じて技法を組み合わせる
規模が大きく管理する項目が多いプロジェクトでは、1つの技法だけでなく、目的に合わせて複数の技法を組み合わせます。
たとえば、作業の整理にはWBS、スケジュール管理にはガントチャート、進捗とコストの管理にはEVMを使います。
管理したい内容に合わせて技法を使い分けることで、必要な情報を整理しながらプロジェクトを進めやすくなります。
プロジェクトマネジメントの技法を使うときのポイント
プロジェクトマネジメントの技法を使うときは、技法を導入すること自体を目的にせず、管理したい内容に合わせて活用することが重要です。
ここでは、技法を効果的に活用するための具体的なポイントを説明します。
目的に必要な技法だけを選ぶ
プロジェクトマネジメントの技法は、管理したい内容に合わせて必要なものを選びます。
タスクの整理にはWBS、スケジュール管理にはガントチャートというように、目的に合った技法を使うことが大切です。
必要以上に取り入れると作成や更新の負担が増えるため、実際の管理に必要かどうかを考えて選びましょう。
プロジェクトの状況に合わせて見直す
プロジェクトの進行中に作業内容や期限、担当者などが変わった場合は、現在の技法で管理できるかを確認します。
管理する項目が増えたり、予定と実績の差が大きくなったりした場合は、管理方法の見直しが必要になることもあります。
状況に合わせて技法や管理項目を調整し、必要な情報を確認できる状態を保ちましょう。
複数の技法を組み合わせて管理する
複数の項目を管理する場合は、それぞれの目的に合った技法を組み合わせて使います。
たとえば、WBSで作業を整理し、ガントチャートでスケジュールを管理すれば、それぞれの情報を分けて確認できます。
技法ごとの役割を明確にすることで、作業やスケジュール、コストなどを整理しながら管理しやすくなります。
まとめ
プロジェクトマネジメントの技法は、タスクやスケジュール、コスト、リスクなど、管理したい内容に応じて使い分けることが重要です。
WBSは作業の整理、ガントチャートはスケジュール管理、PERTは工程や所要期間の把握、CCPMはプロジェクト全体の期間管理、EVMは進捗とコストの管理、リスク管理は問題への事前対応に活用できます。
プロジェクトの規模や複雑さによっては、複数の技法を組み合わせ、それぞれの管理対象を分けて確認する方法もあります。
技法を導入すること自体を目的にせず、プロジェクトの状況に合わせて必要な技法や管理方法を見直しながら活用しましょう。