目次
はじめに
会議の案内や資料を見たときに、「アジェンダ」と書かれているのを見かけたことはありませんか。
「なんとなく会議の内容のことだと思っているけれど、正確な意味はよく分からない」「議題や進行表と何が違うの？」と感じている方も多いかもしれません。
実際の仕事では、社内会議、クライアントとの打ち合わせ、プレゼンテーションなど、さまざまな場面でアジェンダが使われています。会議の前に配布される資料やメールに「本日のアジェンダ」と書かれていることも多く、ビジネスではとても身近な言葉です。
ただし、言葉だけ知っていても「どのように作ればいいのか」「どんな項目を書けばいいのか」が分からないと、会議が予定より長引いたり、話が横道にそれてしまったりすることもあります。アジェンダは、会議の流れを整理し、参加者全員が同じ目的を共有しながら話し合いを進めるための大切な準備です。
この記事では、「アジェンダとは何か」という基本的な意味から、実際の会議で使える作り方、すぐに使える具体例までを順番に解説していきます。
「アジェンダって結局どういうもの？」「どう書けば会議がスムーズに進むの？」と感じている方でも、読み進めながら理解できるようにまとめています。
アジェンダとは
アジェンダとは、会議や打ち合わせで「何を・どの順番で・何分使って話すのか」を事前に整理した進行表のことです。開始前に参加者へ共有し、「10:00〜10:10 前回の進捗確認」「10:10〜10:25 新商品の販売計画」「10:25〜10:30 次回までの担当と期限決定」のように、議題・順序・時間配分を明確にしておきます。
あらかじめ内容と順番が決まっていることで、会議中に話題がずれたり同じ説明を繰り返したりする状況を防ぎ、決めるべき事項を予定時間内に判断できる状態を作ります。
アジェンダの作り方
会議を時間内に終わらせ、決めるべき内容を確実に整理するためには、アジェンダを事前に作成して共有することが重要です。アジェンダは、会議で何を話すのか、どの順番で進めるのか、誰が説明するのかをあらかじめ決めておく進行表の役割を持ちます。ここでは、アジェンダを作るときの基本的な手順、会議に入れておくべき項目、参加者が理解しやすいアジェンダを作るためのポイントを順番に解説します。
①アジェンダ作成の基本ステップ
アジェンダを作成するときは、最初に会議や打ち合わせの目的を1文で決めます。
たとえば「新商品の発売日を決める」「3月の広告予算を確定する」など、会議の終了時点で何を決定するのかを明確にします。次に、その結論に到達するために必要な議題を順番に並べます。議題は「売上データの共有」「候補日程の確認」「最終決定」のように、会議の進行順に整理します。そのうえで各議題に具体的な時間を割り当てます。
30分の会議であれば「売上データ共有10分」「候補日程確認10分」「最終決定10分」のように時間を設定します。最後に、会議の終了時点で決める内容を明示し、「発売日を決定する」「次回会議日程を決める」など結論の到達点を記載してアジェンダを完成させます。
②アジェンダに入れるべき項目
アジェンダには、会議の開始時間と終了時間、参加者の名前、会議の目的、議題の順番、各議題に使う時間、会議の終了時点で決定する内容を記載します。開始時間と終了時間を明記することで会議全体の時間が決まり、議題ごとに使える時間を判断できます。参加者の名前を記載すると、誰がその会議に関係しているかが事前に分かります。
会議の目的は「何を決める会議か」を1文で示します。議題は会議の進行順に並べ、各議題に「10分」「15分」など具体的な時間を設定します。最後に、会議の終了時点で決める内容を記載し、どの結論を出して会議を終えるのかを明確にします。
③分かりやすいアジェンダを作るポイント
分かりやすいアジェンダを作るためには、議題を1つの行動や判断に分けて書きます。
「売上の話をする」のような曖昧な表現ではなく、「2月売上データを確認する」「来月の販売目標を決める」のように、会議中に行う作業や決定内容が分かる形で記載します。さらに、各議題に「10分」「15分」など具体的な時間を設定し、会議の進行順に並べます。
議題の順番を「情報共有→検討→決定」の流れにすると、参加者は会議の進行を事前に理解でき、どの議題で発言や判断が必要になるのかを把握できます。最後に、会議の終了時点で決定する内容を1文で記載し、会議の到達点を明確にします。
アジェンダの例
アジェンダは、会議・プレゼン・打ち合わせなど場面によって構成や書き方が少しずつ変わります。進め方や目的に合わせて内容を整理しておくことで、参加者全員が同じ流れを理解した状態で話し合いを進めることができます。ここでは、実際に使われるアジェンダの具体例として、会議・プレゼン・打ち合わせの3つの場面での書き方を紹介します。
①会議のアジェンダ例
会議のアジェンダは、会議の開始時間と終了時間を示し、議題の順番と各議題の時間を決めて記載します。
たとえば「開始10:00 終了10:30」「参加者：営業部3名 マーケティング担当1名」「目的：新商品の発売日を決める」と記載します。そのうえで議題を「売上データの共有10分」「発売候補日の確認10分」「発売日の決定10分」の順に並べます。会議はこの順番で進行し、最後の議題で発売日を決定して終了します。
これにより参加者は、会議が始まる前に進行順と判断する内容を把握できます。
②プレゼンのアジェンダ例
プレゼンのアジェンダは、発表の開始時間と終了時間を決め、説明する内容を発表の順番に沿って並べます。
たとえば「開始14:00 終了14:20」「テーマ：新サービスの導入提案」と記載します。そのうえで発表内容を「サービス概要の説明5分」「導入による効果の説明10分」「導入スケジュールの説明3分」「質疑応答2分」の順に設定します。発表はこの順番で進行し、最後に質疑応答を行って終了します。
これにより聞き手は、発表がどの順番で進み、どの内容が説明されるのかを事前に把握できます。
③打ち合わせのアジェンダ例
打ち合わせのアジェンダは、開始時間と終了時間を決め、確認する内容と決める内容を順番に並べて記載します。
たとえば「開始15:00 終了15:30」「目的：ホームページ制作の進行状況を確認し公開日を決める」と記載します。そのうえで議題を「現在の制作状況の共有10分」「修正箇所の確認10分」「公開日の決定10分」の順に設定します。打ち合わせはこの順番で進行し、最後の議題で公開日を決めて終了します。
これにより参加者は、打ち合わせの流れと最終的に決める内容を事前に把握できます。
アジェンダが使われる場面
アジェンダは、複数の人が集まり、話し合う内容や進行の順番をあらかじめ整理しておく必要がある場面で使われます。特に、限られた時間の中で議題を順番に確認しながら進める必要がある場合は、事前にアジェンダを用意して共有することで話し合いがスムーズになります。ここでは、実際にアジェンダがよく使われる場面として、会議・プレゼン・プロジェクトの打ち合わせの例を紹介します。
会議
会議では、開始時間から終了時間までの進行を整理するためにアジェンダを使います。
会議の前に「10:00開始 10:30終了」「目的：4月の広告予算を決定する」と記載し、「売上データの共有10分」「広告案の確認10分」「広告予算の決定10分」の順に議題を並べます。会議はこの順番で進行し、最後の議題で広告予算を決定して終了します。
アジェンダがあることで参加者は会議の進行順と判断する内容を事前に把握でき、会議の時間内に結論を出す進行ができます。
プレゼン
プレゼンでは、発表の順番と時間配分を聞き手に示すためにアジェンダを使います。
発表の最初に「発表時間20分」「テーマ：新サービス導入の提案」と示し、「サービス概要の説明5分」「導入による売上予測の説明10分」「導入スケジュールの説明3分」「質疑応答2分」の順に進行内容を示します。発表者はこの順番で説明を進め、最後に質疑応答を行って終了します。
アジェンダを示すことで聞き手は発表の流れと残り時間を把握でき、説明内容を順番に理解できます。
プロジェクトの打ち合わせ
プロジェクトの打ち合わせでは、作業の進行状況を確認し次の作業内容を決めるためにアジェンダを使います。
打ち合わせの前に「開始13:00 終了13:30」「目的：ホームページ制作プロジェクトの進行確認と次の作業の決定」と記載し、「デザイン作業の進行状況確認10分」「修正内容の確認10分」「次の作業担当と期限の決定10分」の順に議題を設定します。打ち合わせはこの順番で進行し、最後の議題で次の作業内容と担当者、期限を決めて終了します。
アジェンダを使うことで参加者は確認する内容と決定する内容を事前に把握できます。
アジェンダ作成の注意点
アジェンダは会議の流れを整理するために役立ちますが、作り方を間違えると議題が多すぎて時間内に終わらなかったり、何を決める会議なのかが曖昧になったりすることがあります。参加者が内容を理解しやすく、会議を予定通り進めるためには、いくつかのポイントを意識して作成することが大切です。ここでは、アジェンダを作るときに注意しておきたいポイントを解説します。
①内容を詰め込みすぎない
アジェンダには、会議時間内に処理できる数の議題だけを記載します。
たとえば会議時間が30分の場合、「売上データ共有10分」「広告案の確認10分」「広告予算の決定10分」のように、各議題の時間を合計して30分以内に収まる内容にします。1つの会議に「売上確認」「広告戦略」「新商品企画」「人員配置」など複数のテーマを入れると、議題ごとに使える時間が不足し、最後まで結論が出ないまま終了します。
そのためアジェンダでは、会議時間から逆算して議題数を決め、時間内に判断できる内容だけを記載します。
②時間配分を決めておく
アジェンダを作成するときは、会議全体の時間から各議題に使う時間を事前に決めて記載します。
たとえば会議時間が30分の場合、「売上データの共有10分」「広告案の確認10分」「広告予算の決定10分」のように、議題ごとに具体的な時間を設定します。時間を決めずに議題だけを書いた場合、最初の議題で予定以上の時間を使い、後半の議題を確認できないまま会議が終了します。
各議題の時間を決めておくことで、進行中に残り時間を確認でき、すべての議題を時間内に処理できます。
③目的と結論を意識する
アジェンダを作成するときは、会議の目的と会議終了時に出す結論を事前に決めて記載します。
たとえば「目的：新商品の発売日を決める」と設定した場合、会議の終了時点で「発売日を決定する」という結論に到達する必要があります。目的を書かずに議題だけを並べた場合、情報共有だけで時間を使い、何も決めないまま会議が終了します。
目的と結論を先に決めておくことで、議題はその結論を出すための内容だけに整理され、会議の最後に判断が必要な内容を決定できます。
会議をスムーズに進めるためには、アジェンダだけでなく「どのように説明するか」「どの順番で話すか」という伝え方の型を知っておくことも重要です。
ビジネスでは、結論を分かりやすく伝えるための説明方法として、いくつかの話し方の型が使われています。
▶PREP（プレップ）法とは？結論→理由→具体例→結論で伝える話し方を解説
▶DESC法とは？状況→行動→結果→提案で伝える説明の型
▶SDS法とは？要点→詳細→要点で分かりやすく伝える話し方
また、プレゼン資料の構成を作る場合は、スライドの流れを整理する方法も参考になります。
【図解あり】プレゼンで圧倒的な差をつけよう！パワポ資料の構成の作り方の完全ガイド！
まとめ
アジェンダは、会議・プレゼン・打ち合わせなどの進行を整理し、時間内に結論を出すために使う進行表です。開始時間と終了時間、会議の目的、議題の順番、各議題に使う時間、会議終了時に決める内容を事前に整理して記載することで、参加者は進行の流れと判断する内容を事前に把握できます。
アジェンダを作るときは、会議時間から逆算して議題数を決め、各議題の時間配分を設定し、会議の最後に出す結論を明確にすることが重要です。これにより会議の進行が止まることを防ぎ、限られた時間の中で必要な判断を行えるようになります。