目次
はじめに
「プロジェクトマネジメントを外部企業に依頼したいけれど、どこまで支援してもらえるの？」
「支援企業がいくつもあって、何を基準に比較すればいいの？」と迷っていませんか。
プロジェクトの進行が遅れていたり、社内だけでは課題の整理や関係者との調整まで手が回らなかったりすると、外部へ相談したくても、自社に必要な支援内容を決めきれないことがありますよね。
この記事では、主なサービス内容と、支援範囲・実績・料金などを比較するときのポイントを整理します。
プロジェクトマネジメントを支援する企業とは？
プロジェクトマネジメントを支援する企業は、プロジェクトの進行を直接サポートする企業だけではなく、社内でプロジェクトを管理できる人材の育成を支援する企業もあります。
ここでは、プロジェクトマネジメントを支援する企業を3つのタイプに分けて説明します。
PM・PMOの実行支援を行う企業
PM・PMOの実行支援を行う企業は、プロジェクトに入り、計画策定や進捗管理、課題管理などを担当します。
PMとして全体を管理するほか、PMOとして進捗や課題を整理し、PMを支えるケースもあります。
社内のPM・PMOが不足している場合に、必要な管理業務を外部から補えるのが特徴です。
研修・人材育成を行う企業
研修・人材育成を行う企業は、計画の立て方や進捗管理、課題整理など、プロジェクトを進めるために必要な知識を研修で教えます。
基礎から実務に役立つ内容まで学べるため、社内でPMやPMOを育てたい場合に活用できます。
実行支援と人材育成の両方に対応する企業
実行支援と人材育成の両方に対応する企業は、PM・PMOとしてプロジェクトを支援しながら、社内担当者の育成も行います。
プロジェクトを進めるための管理業務と研修をまとめて依頼できるため、実務を支援してもらいながら社内にノウハウを蓄えたい場合に向いています。
プロジェクトマネジメント支援企業の主なサービス
プロジェクトマネジメント支援企業では、プロジェクトの開始前から実行中まで、進行に必要な業務を幅広く支援しています。
ここでは、プロジェクトマネジメント支援企業が提供する主なサービスを4つに分けて説明します。
プロジェクト計画の策定と進捗管理
プロジェクト計画の策定では、WBSやガントチャートなどを作成し、必要な作業や担当者、期限を整理します。
プロジェクト開始後は進捗管理表などを使って状況を確認し、遅れがある場合はスケジュールを調整します。
計画の作成から進捗確認まで依頼できるため、社内だけでは管理が難しい場合にも活用できます。
PM・PMOによるプロジェクト実行支援
PM・PMO支援では、プロジェクトの進行管理や定例会議の運営、管理資料の作成などを依頼できます。
PMはプロジェクト全体を管理し、PMOは進捗や課題の整理、会議資料の作成などを通してPMを支えます。
必要な業務だけを外部へ任せるケースもあります。
課題・リスク管理と関係者間の調整
課題・リスク管理では、課題管理表やリスク管理表を作成し、問題の内容や担当者、対応期限を整理します。
また、社内外の関係者との会議や情報共有を通して、認識のずれやスケジュールの調整を行うこともあります。
プロジェクトマネージャーの研修・人材育成
人材育成では、PM研修やPMO研修、PMP対策研修などが提供されています。
計画策定や進捗管理、課題・リスク管理などを学べるほか、演習を取り入れた研修もあります。
社内でPMを育てたい場合は、目的や経験に合わせて研修内容を選べます。
プロジェクトマネジメント支援に強い企業
プロジェクトマネジメント支援に強い企業は、提供するサービスによって得意とする支援内容が異なります。
ここでは、支援内容の違いからプロジェクトマネジメント支援に強い企業を3つに分けて説明します。
PM・PMOの実行支援に強い企業
PM・PMOの実行支援に強い企業は、プロジェクトの現場に入り、計画策定や進捗管理、課題管理などを支援します。
PMがプロジェクト全体を管理する一方、PMOは進捗や課題の整理、資料作成や会議運営などを通してPMを支えます。
研修・人材育成に強い企業
研修・人材育成に強い企業では、計画の立て方や進捗管理、課題・リスク管理など、プロジェクトを進めるために必要な知識を学べます。
社内でPMやPMOを育てたい場合は、担当者の経験や役割に合った研修を受けられる企業を選ぶとよいでしょう。
実行支援と人材育成の両方に強い企業
実行支援と人材育成の両方に強い企業は、PM・PMOとしてプロジェクトを支援しながら、社内担当者向けの研修も行います。
目の前のプロジェクトを進めるだけでなく、将来的に社内で管理できる人材を育てたい場合にも利用しやすいサービスです。
プロジェクトマネジメント支援企業を比較するポイント
プロジェクトマネジメント支援企業を選ぶ際は、サービスの種類だけではなく、自社が必要とする支援を受けられるか確認することが重要です。
ここでは、プロジェクトマネジメント支援企業を比較する際に確認したい5つのポイントを説明します。
必要な支援範囲に対応しているか
支援企業を比較するときは、自社が依頼したい業務に対応しているか確認しましょう。
計画策定や進捗管理、課題管理など、必要な業務を整理して各社の対応範囲と照らし合わせると、自社に合った企業を選びやすくなります。
実行支援と研修のどちらを得意としているか
支援企業によって、PM・PMOとしてプロジェクトに参加する実行支援と、社内担当者を育てる研修のどちらを得意とするかは異なります。
プロジェクトを任せたいのか、社内でPM・PMOを育てたいのかを明確にして、目的に合う企業を選びましょう。
自社と近い業種・プロジェクトの支援実績があるか
支援実績を見るときは、自社と同じ業種や似たプロジェクトに対応した経験があるか確認します。
業種だけでなく、プロジェクトの内容や担当した業務まで確認すると、自社が必要とする支援を任せられるか判断しやすくなります。
自社の課題に合わせて支援内容をカスタマイズできるか
企業によっては、決められたサービスだけでなく、自社の課題に合わせて支援内容を調整できます。
必要な業務だけを依頼できるか、支援範囲や担当業務をどこまで変更できるかを事前に相談しておきましょう。
料金や見積もり方式が明確か
料金は金額だけでなく、見積もりの計算方法や含まれる支援内容まで確認することが大切です。
月額制や稼働時間に応じた料金などの違いに加え、追加料金が発生する条件も確認しておくと、契約後の費用を把握しやすくなります。
目的別に見るプロジェクトマネジメント支援企業の選び方
プロジェクトマネジメント支援企業を選ぶ際は、自社が解決したい課題に合わせて必要なサービスを確認することが重要です。
ここでは、4つの目的に分けてプロジェクトマネジメント支援企業の選び方を説明します。
PM・PMOの人材不足を補いたい場合
PM・PMOの人材が不足している場合は、担当者がプロジェクトに入り、実際の管理業務を行う企業を選びます。
計画策定や進捗管理、課題管理など、社内で不足している業務をどこまで任せられるか確認しましょう。
プロジェクトの進捗や課題管理を改善したい場合
進捗や課題管理を改善したい場合は、現在の管理方法を確認し、手順の見直しまで支援してくれる企業が向いています。
担当者や期限、進捗、課題の記録・更新方法まで整えることで、遅れや未対応の課題を把握しやすくなります。
社内のプロジェクトマネージャーを育成したい場合
社内でプロジェクトマネージャーを育てたい場合は、PM向けの研修や人材育成に対応する企業を選びます。
計画策定や進捗管理、課題・リスク管理など、実務で必要な内容を学べる研修か確認することが大切です。
実行支援を受けながら社内にノウハウを残したい場合
実行支援を受けながらノウハウも残したい場合は、PM・PMO支援と社内へのノウハウ移転に対応する企業を選びます。
管理手順や進め方を社内担当者にも共有してもらえれば、支援終了後も自社でプロジェクトを管理しやすくなります。
プロジェクトマネジメント支援を企業に依頼する前に確認すること
プロジェクトマネジメント支援を企業へ依頼する前に、自社が抱えている課題と外部へ任せたい業務を整理しておく必要があります。
ここでは、プロジェクトマネジメント支援を企業へ依頼する前に確認したい3つの項目を説明します。
自社の課題と依頼したい支援範囲を整理する
依頼前に、現在のプロジェクトで抱えている課題と、外部企業へ任せたい業務を整理します。
進捗管理や課題管理、PM・PMOとしての進行管理など、必要な支援を具体的にしておくと、依頼内容を伝えやすくなります。
予算と支援期間を決める
次に、支援にかけられる予算と依頼する期間を決めます。
プロジェクト全体を任せるのか、必要な期間だけ依頼するのかを整理し、予算内でどこまで支援を受けられるか確認しましょう。
複数社の提案内容と費用を比較する
依頼先を決める前に、複数社から提案や見積もりを取り、支援内容と費用を比較します。
担当する業務や支援期間、担当者の稼働量、料金などを同じ条件で比べると、自社に合った依頼先を判断しやすくなります。
まとめ
プロジェクトマネジメント支援企業を選ぶ際は、自社が必要とする支援内容を整理したうえで、各社のサービスを比較することが大切です。
PM・PMOによる実行支援を依頼するのか、社内人材を育成する研修を利用するのかによって、選ぶ企業は変わります。
また、支援範囲や同じ業種・プロジェクトでの実績、料金、支援内容を調整できるかまで確認すると、自社の課題に合う企業を絞り込みやすくなります。
依頼前には予算と支援期間を決め、複数社から同じ条件で提案と見積もりを受けて、担当業務と費用を比較してから依頼先を決めましょう。