目次
はじめに
「PowerPointのノートを見ながら発表したいけれど、Zoomの参加者にも見えてしまうの？」
「画面共有したら発表者ビューまで映ってしまわないか不安」と感じていませんか。
実際にオンライン会議や研修、社内プレゼンでPowerPointを使うと、話す内容を忘れないようノートを確認しながら進めたい場面があります。
この記事では、PowerPointのノートをZoomの相手に見せない仕組みや、発表者ビューを共有しないための設定方法、画面共有時の注意点について分かりやすく解説します。
発表前に慌てないためにも、順を追って確認していきましょう。
ZoomでPowerPointのノートは相手に見えない？
ZoomでPowerPointを共有する際、「ノートまで参加者に見えてしまうのでは」と不安に感じる方も多いでしょう。
ここでは、Zoom共有時のノートの見え方と、ノートが表示されてしまうケースについて確認していきます。
発表者ツールやノートは通常相手には見えない
PowerPointの発表者ツールやノートは、通常であればZoomの参加者には表示されません。
発表者ビューには現在のスライドや次のスライド、ノートなどが表示されますが、参加者側にはスライドショー画面だけが映る仕組みです。
そのため、自分の画面で発表者ビューを表示し、Zoomではスライドショー画面を共有していれば、ノートや発表者ツールの内容が相手に見える心配はほとんどありません。
共有する画面を間違えるとノートが見える場合がある
Zoomで画面共有をするときに、スライドショー画面ではなく発表者ビューやPowerPointの編集画面を選ぶと、ノート欄まで参加者に表示されることがあります。
Zoomは選択した画面をそのまま共有するため、共有前にスライドショー画面が選ばれているか確認しておくことが大切です。
発表前に一度表示内容を確認しておけば、ノートが見えてしまう心配を減らせます。
Zoomでノートを相手に見せない共有方法
ZoomでPowerPointのノートを相手に見せないためには、発表者ビューの仕組みを理解したうえで正しく画面共有を行うことが大切です。
共有する画面の選び方を間違えると、参加者にノートや発表者ツールが表示される原因になります。
ここでは、スライドショーを使った基本的な共有方法から、発表者ビューを自分だけで確認する設定まで順番に解説します。
PowerPointをスライドショー表示にする
PowerPointのノートを相手に見せないためには、まずスライドショーを表示しておくことが大切です。
「スライドショー」タブから「最初から」または「現在のスライドから」をクリックして、スライドショーを開始しましょう。
あらかじめスライドショー画面を表示しておけば、Zoomで共有する画面を選びやすくなり、編集画面を誤って共有してしまう心配を減らせます。
Zoomでスライドショー画面だけを共有する
PowerPointをスライドショー表示にしたら、Zoomの「画面共有」からスライドショーが表示されている画面を選択します。
発表者ビューやPowerPointの編集画面ではなく、スライドだけが表示されている画面を共有すれば、参加者にはスライドショーだけが表示されます。
自分の画面に表示されているノートや発表者ツールは共有されないため、安心して発表を進められます。
発表者ビューを相手に見せない共有方法
発表者ビューを相手に見せないためには、Zoomの共有画面で発表者ビューのウィンドウを選ばないことが大切です。
発表者ビューにはノートや次のスライドが表示されているため、共有すると参加者にもその内容が見えてしまいます。
画面共有ではスライドショーが表示されているウィンドウを選び、参加者にはスライドだけが映っているかを確認してから発表を始めると安心です。
ノートが相手に見えてしまう原因
PowerPointのノートは通常の設定であれば参加者に表示されませんが、共有方法によっては意図せず見えてしまうことがあります。
特にZoomの画面共有では、共有対象の選択を間違えるだけで発表者ビューやノート欄がそのまま映る場合があるため注意が必要です。
ここでは、ノートが相手に見えてしまう代表的な原因を確認していきましょう。
画面全体を共有している
Zoomで「画面全体」を共有している場合は、そのモニターに表示されている内容が参加者にもそのまま映ります。
発表者ビューやノートが表示された画面を共有すると、スライドだけでなくノート欄や次のスライドまで見えてしまうことがあります。
ノートを相手に見せたくない場合は、画面全体ではなく、スライドショーのウィンドウだけを共有するようにすると安心です。
発表者ビュー側を共有している
発表者ビュー側の画面をZoomで共有すると、ノート欄や次のスライド、経過時間なども参加者に表示されてしまいます。
発表者ビューは自分だけが確認するための画面ですが、Zoomでは選択した画面がそのまま共有されるためです。
ノートを相手に見せたくない場合は、発表者ビューではなく、スライドショーの画面を共有しているか確認しておくと安心です。
画面共有するモニターを間違えている
デュアルモニター環境では、片方にスライドショー、もう片方に発表者ビューを表示して発表することがあります。
このとき、Zoomで発表者ビューが表示されているモニターを共有すると、ノートや次のスライドまで参加者に見えてしまいます。
画面共有を始める前に、スライドショーが表示されているモニターを選んでいるか確認しておくと安心です。
ZoomでPowerPointを共有する前に確認しておきたいポイント
ZoomでPowerPointを共有する際は、設定が正しくても共有開始直前の確認を怠ると、意図しない画面が参加者に表示されることがあります。
本番中のトラブルを防ぐためには、どの画面が共有されるのかを事前に確認し、発表者ビューやノートが映らない状態になっているかチェックしておくことが大切です。
ここでは、共有前に確認しておきたいポイントを紹介します。
Zoomの共有プレビューを確認する
Zoomで画面共有を開始したら、共有プレビューを確認して、スライドだけが表示されているかチェックしましょう。
ノート欄や発表者ビューの情報が表示されている場合は、その内容も参加者に共有されている可能性があります。
共有を始めた直後に一度確認しておけば、ノートが映ったまま発表を続けてしまう心配を減らせます。
PowerPointの表示画面を事前にテストする
本番前には、PowerPointでスライドショーを開始し、どの画面にスライドショーと発表者ビューが表示されるのか確認しておきましょう。
表示される位置を事前に把握しておけば、Zoomで共有する画面を迷わず選べます。
あらかじめ確認しておくことで、ノートが表示された画面を誤って共有してしまうミスも防ぎやすくなります。
まとめ
PowerPointのノートは、Zoomで正しく画面共有していれば参加者には表示されません。
発表者ビューでノートを確認しながら、参加者にはスライドだけを見せられるため、話す内容を確認しつつ落ち着いて発表できます。
一方で、発表者ビューや画面全体を共有してしまうと、ノートが相手に見えてしまうことがあります。
本番前にスライドショーと発表者ビューの表示位置を確認し、Zoomで共有する画面を間違えないようにしておくと安心です。
少し準備をしておくだけで、ノートを上手に活用しながらスムーズにプレゼンを進められます。発表前に一度表示内容を確認して、安心して本番に臨みましょう。