目次
はじめに
「プレゼン資料は、何から作り始めればいいの？」
「伝えたい内容はあるのに、スライドにすると文字ばかりで分かりにくくなってしまう」と悩んでいませんか。
社内会議や取引先への提案に向けて資料を準備するとき、情報をどの順番で並べればよいのか、1枚のスライドにどこまで入れればよいのか迷って手が止まることもありますよね。
この記事では、プレゼン資料を作るときの基本的な構成から、文字や図表のまとめ方、内容を分かりやすく伝えるためのポイントまで紹介します。
プレゼン資料を作る前に決めるべき目的と基本構成とは？
プレゼン資料を作り始める前に、まず「誰に何を伝え、最終的にどうしてほしいのか」を整理しておくことが大切です。
ここでは、プレゼン資料を作る前に決めておきたい目的と基本構成について説明します。
プレゼン資料は目的・相手・ゴールを明確にしてから作る
プレゼン資料を作る前に、「何のために伝えるのか」「誰に伝えるのか」「相手に何をしてほしいのか」を決めておきます。
この3点が明確になっていると、必要な情報を選びやすくなり、資料の方向性もぶれにくくなります。
序論・本論・結論の流れで伝わる構成を作る
プレゼン資料は、テーマや目的を示す「序論」、内容を詳しく説明する「本論」、要点をまとめる「結論」の順に組み立てます。
最初に何について話すのかを示してから説明を進めることで、聞き手も話の流れを追いやすくなります。
課題・解決策・根拠など目的に合わせて情報の順番を決める
資料に入れる情報は、プレゼンの目的に合わせて順番を整理します。
たとえば、課題を示してから解決策を伝え、その理由となる根拠を続けると、内容のつながりが分かりやすくなります。
思いついた順ではなく、聞き手が理解しやすい流れを意識しましょう。
プレゼン資料を作成する基本的な流れ
プレゼン資料を効率よく作成するには、いきなりスライドを作り始めるのではなく、情報整理から見直しまで順番に進めることが大切です。
ここでは、プレゼン資料を作成するときの基本的な流れについて説明します。
必要な情報を整理して伝える内容を絞り込む
プレゼン資料を作るときは、伝えたい情報を整理し、目的やゴールに必要な内容を絞り込みます。
情報が多い場合は、聞き手が結論を理解するために必要かどうかを基準にすると、伝えたい要点が埋もれにくくなります。
スライド全体の構成を決めてから作成する
伝える内容が決まったら、各スライドを作る前に全体の構成を整理します。
どの内容をどの順番で伝えるのかを決めておくことで、話の流れが自然になり、途中で構成を大きく変更する手間も減らせます。
作成後は見直しを行い伝わりやすさを確認する
スライドを作成したら、最初から最後まで通して見直します。
内容の抜けや重複だけでなく、前後の話が自然につながっているかを確認し、聞き手が理解しにくい部分があれば調整しましょう。
分かりやすいプレゼン資料にするための作成ポイント
プレゼン資料は、情報を多く載せるほど分かりやすくなるわけではありません。
ここでは、分かりやすいプレゼン資料にするための具体的な作成ポイントについて説明します。
1スライド1メッセージで要点を明確にする
1枚のスライドでは、伝えたいメッセージを1つに絞ります。
複数の内容を詰め込まず、タイトルを見ただけで要点が分かるようにすると、聞き手も内容を理解しやすくなります。
結論と根拠が伝わる順番で情報を配置する
スライド内では、最初に結論を示し、そのあとに結論を支える根拠を配置します。
結論を先に伝えることで、聞き手も「なぜそういえるのか」を意識しながら、その後の説明を確認しやすくなります。
文章や情報を詰め込みすぎず読みやすく整理する
スライドに文章や情報を詰め込みすぎると、どこが重要なのか分かりにくくなります。
不要な文章や重複する情報を減らし、聞き手が短時間でも要点をつかめるように整理しましょう。
プレゼン資料作成でよくある失敗と改善方法
プレゼン資料を作成するときは、必要だと思う情報を追加していくうちに、かえって要点が伝わりにくくなることがあります。
ここでは、プレゼン資料作成で起こりやすい失敗と、それぞれの改善方法について説明します。
情報を入れすぎて伝えたい内容が分からなくなる
1枚のスライドに多くの情報を詰め込むと、聞き手はどこに注目すればよいのか分かりにくくなります。
そのスライドで最も伝えたい内容を1つに絞り、要点に直接関係しない文章や数字は減らしましょう。
結論が後になり聞き手が理解しにくくなる
説明や根拠を先に並べて結論を最後にすると、聞き手は何を伝えたいのか分からないまま話を聞くことになります。
最初に結論を示してから理由や根拠を伝えることで、内容のつながりを理解しやすくなります。
目的と関係ない内容を入れて資料が複雑になる
プレゼンの目的と関係のない情報を加えると、本来伝えたい内容が埋もれ、資料全体の流れも分かりにくくなります。
目的や最終的なゴールにつながっているかを確認し、必要な情報に絞って整理しましょう。
プレゼン資料を作るときに意識したい最終チェックポイント
プレゼン資料が完成したら、提出や発表の前に、最初から最後まで通して見直しておきましょう。
各スライドで伝えたい内容が明確になっているか、結論と根拠が分かりやすい順番になっているか、文字や図表が無理なく読み取れるかを確認します。
あわせて、誤字脱字や数字の間違い、表記のばらつきがないかも確認しておくことが大切です。
実際に発表する流れをイメージしながら見直すと、分かりにくい部分にも気づきやすくなります。
まとめ
分かりやすいプレゼン資料を作るためには、見た目を整える前に「誰に何を伝え、どうしてほしいのか」を明確にすることが大切です。目的やゴールが決まっていれば、必要な情報を選びやすくなり、資料全体の流れも整えやすくなります。
スライドを作るときは、1枚で伝える内容を絞り、聞き手が無理なく理解できる順番を意識しましょう。情報を詰め込みすぎず、結論や要点が自然に伝わる形に整えることで、より分かりやすい資料になります。
最初から完璧な資料を目指す必要はありません。まずは目的・相手・ゴールを決めて全体の構成を作り、完成後に聞き手の立場で見直しながら、少しずつ分かりやすく整えていきましょう。