目次
はじめに
「プロジェクトマネジメントの計画とは具体的に何を決めることなの？」
「計画書にはどのような項目を書けばいいの？」
「計画を立てると、本当にプロジェクトは成功しやすくなるの？」と疑問に感じていませんか。
プロジェクトでは、目標だけを決めて作業を始めると、「担当者ごとの役割が曖昧なまま進んでしまう」「予定より作業が遅れて納期に間に合わない」「想定していなかったトラブルが発生し、対応に追われる」といった問題が起こりやすくなります。
この記事では、プロジェクトマネジメントの計画が必要とされる理由をはじめ、計画書に記載する基本項目や作成手順まで、初めて計画を立てる方にもわかりやすいように順を追って解説します。
プロジェクトマネジメントにおける計画とは？
プロジェクトマネジメントでは、プロジェクトを予定どおりに進め、目標を達成するために、事前に計画を立てることが欠かせません。
ここでは、プロジェクト計画の概要と、計画がプロジェクト成功に欠かせない理由について解説します。
プロジェクト計画の概要
プロジェクト計画とは、プロジェクトを始める前に「何を、いつまでに、誰が、どのように進めるのか」を整理することです。
目的や成果物、作業内容、スケジュール、担当者、予算、進捗の確認方法などを決め、関係者全員が同じ内容を共有できるようにします。
最初に計画を明確にしておくことで、作業の順番や担当範囲が曖昧になりにくくなり、プロジェクトをスムーズに進めやすくなります。
なぜ計画が重要なのか
計画が重要なのは、作業内容や担当者、スケジュールを事前に決めることで、作業漏れや担当の重複、進行の遅れを防ぎやすくなるためです。
また、計画と実際の進み具合を比べながら確認できるため、遅れや課題にも早めに対応しやすくなります。
計画を共有したうえで進めることで、関係者全員が同じ目標を意識しながら作業を進められます。
計画不足で起こる主な問題
プロジェクトは、計画が不十分なまま進めると、進行中にさまざまな問題が発生しやすくなります。
最初は小さな認識のズレでも、作業が進むにつれてスケジュールや品質、チーム全体に影響が広がることも少なくありません。
ここでは、計画不足によって起こりやすい代表的な問題について解説します。
スケジュール遅延
計画が不足していると、必要な作業や進める順番、担当者、作業期間が十分に決まらないまま進んでしまいます。
その結果、追加作業や手戻りが発生しやすくなり、予定どおりに作業が終わらず、プロジェクト全体のスケジュールが遅れる原因になります。
また、進捗を確認する基準も曖昧になるため、遅れに気付きにくくなります。
役割や責任が曖昧になる
計画の段階で担当者や担当範囲を決めていないと、誰がどの作業を担当し、どこまで責任を持つのかが曖昧になります。
その結果、同じ作業を複数人で進めたり、必要な作業が誰にも対応されなかったりすることがあります。
問題が起きた場合も担当者をすぐに決められず、対応の遅れにつながりやすくなります。
リスク対応が後手になる
計画の段階で想定されるリスクや対応方法を整理していないと、問題が起きてから対応を考えることになります。
その結果、原因の確認や対応方針の決定に時間がかかり、スケジュールの遅れや追加コストにつながりやすくなります。
また、対応手順が決まっていないため、関係者ごとの判断にばらつきが生じ、迅速に対応しにくくなります。
プロジェクト計画で決める主な項目
プロジェクト計画では、作業を始める前に、目標や進め方、担当者などを具体的に決めておく必要があります。
あらかじめ必要な項目を整理しておくことで、認識のズレを防ぎ、プロジェクトを計画どおりに進めやすくなります。
ここでは、プロジェクト計画で決めておく主な項目について解説します。
「プロジェクト全体を体系的に理解したい方は、PMBOKで考えるプロジェクト管理の基本も参考になります。」
12の原則とは？PMBOK第7版の考え方と12の原則をわかりやすく解説
目的・ゴール
プロジェクト計画では、最初に目的とゴールを明確にします。
何を達成するためのプロジェクトなのか、どのような成果物を完成とするのか、いつまでに完了するのかを具体的に決めることで、関係者全員が同じ目標に向かって作業を進めやすくなります。
また、進捗や作業内容も目標に照らしながら判断しやすくなります。
スコープ
スコープとは、プロジェクトで実施する作業と実施しない作業の範囲を決めることです。
どこまでを成果物として作成し、どこからを対象外とするのかを明確にすることで、途中で不要な作業が増えることを防ぎやすくなります。
その結果、担当者の役割や必要な工数も決めやすくなります。
スコープの決め方や、変更がプロジェクトへ与える影響について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
▶プロジェクトマネジメントのスコープとは？意味・決め方・管理方法をわかりやすく解説
スケジュール
スケジュールでは、各作業の開始日と終了日、作業の順番、完了期限を決めます。
実施時期を具体的に決めておくことで、どのタイミングで何を進めるべきかを関係者全員が把握しやすくなります。
また、計画と実際の進捗を比較しながら確認できるため、遅れにも早めに対応しやすくなります。
体制と役割
体制と役割では、プロジェクトに参加する担当者と、それぞれが担当する作業や責任範囲を決めます。
誰が意思決定を行い、誰が作業を担当するのかを明確にすることで、担当の重複や対応漏れを防ぎやすくなります。
問題が発生した場合も担当者をすぐに把握できるため、対応をスムーズに進めやすくなります。
リスク管理
リスク管理では、プロジェクトで発生する可能性のある問題を事前に洗い出し、それぞれの対応方法を決めます。
どのようなリスクが考えられるのか、発生した場合は誰がどのように対応するのかを整理しておくことで、問題が起きても落ち着いて対応しやすくなります。
また、事前に対応手順を決めておくことで、スケジュールへの影響も抑えやすくなります。
「リスクをどのように一覧化し、管理表へまとめればよいか知りたい方は、こちらの記事で詳しく解説しています。」
プロジェクトマネジメントのリスク管理表とは？作り方・記入例を解説
プロジェクト計画書とは？
プロジェクト計画を実行に移すためには、決定した内容を関係者全員が確認できる形でまとめておくことが重要です。
プロジェクト計画書は、目的や進め方、役割分担などを共有し、認識のズレを防ぐための基本となる資料です。
ここでは、プロジェクト計画書の役割と、記載しておきたい基本項目について解説します。
計画書の役割
計画書の役割は、プロジェクトの目的や作業内容、スケジュール、担当者、役割、リスク対応などを一つの文書にまとめ、関係者全員が同じ内容を共有できるようにすることです。
計画を文書として残すことで、作業の進め方や担当範囲の認識違いを防ぎやすくなります。
また、計画どおりに進んでいるかを確認する基準としても活用できます。
計画書に記載する基本項目
プロジェクト計画書には、目的とゴール、スコープ、成果物、スケジュール、担当者と役割、予算、リスク対応、進捗管理の方法などを記載します。
必要な項目を最初に整理しておくことで、関係者全員が同じ内容を確認しながら作業を進めやすくなります。
また、進捗状況や計画変更を確認する際の基準としても役立ちます。
プロジェクト計画の作成手順
プロジェクト計画は、思いついた内容をそのまままとめるのではなく、順番に必要な項目を整理しながら作成することが大切です。
目的や作業内容、担当者などを段階的に決めていくことで、実行しやすく、関係者全員が共通認識を持てる計画になります。
ここでは、プロジェクト計画を作成する基本的な手順を解説します。
目的と成果物を明確にする
プロジェクト計画を作成するときは、最初に目的と完成させる成果物を明確にします。
何を達成するためのプロジェクトなのか、どの成果物を完了の基準とするのかを具体的に決めることで、その後の作業内容やスケジュールを整理しやすくなります。
目的と成果物を共有しておくことで、関係者全員が同じ目標に向かって進めやすくなります。
必要な作業を洗い出す
目的と成果物が決まったら、完成までに必要な作業を順番に洗い出します。
必要な工程を漏れなく整理することで、担当者の割り当てや作業期間を決めやすくなります。
また、事前に作業を整理しておくことで、途中で作業漏れや追加対応が発生する可能性も減らせます。
スケジュールと担当者を決める
必要な作業を整理した後は、それぞれの開始日と終了日、担当者を決めます。
どの作業を誰がいつ行うのかを明確にすることで、作業の順番や担当範囲が分かりやすくなり、計画どおりに進めやすくなります。
また、進捗確認や遅れへの対応もしやすくなります。
計画を共有して運用する
計画を作成したら、関係者全員へ共有し、その内容に沿ってプロジェクトを進めます。
目的や作業内容、スケジュール、担当者をあらかじめ共有することで、認識の違いを防ぎながら作業を進められます。
進捗は計画と照らし合わせて確認し、変更があれば計画書を更新して共有することで、常に最新の内容で運用できます。
プロジェクト計画を成功させるポイント
プロジェクト計画は、一度作成すれば終わりではなく、実行しながら状況に応じて運用していくことが重要です。
無理のない計画を立て、関係者と共通認識を持ち、進捗に合わせて見直すことで、計画と実際の業務とのズレを抑えやすくなります。
ここでは、プロジェクト計画を成功につなげるためのポイントを解説します。
現実的な計画を立てる
現実的な計画を立てるには、必要な作業量や担当者が対応できる期間を考慮し、無理のないスケジュールを設定することが大切です。
作業期間を短く見積もりすぎたり、一人に作業が集中したりすると、計画どおりに進まなくなる可能性があります。
実際の作業量に合わせて計画を立てることで、プロジェクトを予定どおりに進めやすくなります。
関係者と認識を共有する
関係者と認識を共有するには、プロジェクトの目的や作業内容、スケジュール、担当者、役割を開始前に確認し、全員が同じ内容を理解しておくことが大切です。
認識がそろわないまま作業を始めると、担当範囲や進め方に食い違いが生じやすくなります。
事前に計画を共有しておくことで、プロジェクトをスムーズに進めやすくなります。
定期的に計画を見直す
定期的に計画を見直すことで、実際の進捗と計画との差を確認しながらプロジェクトを進められます。
作業の遅れやスケジュール変更が発生した場合は、計画書を更新し、担当者や実施時期を調整することが大切です。状況に合わせて計画を見直し続けることで、遅延や対応漏れを防ぎやすくなります。
まとめ
プロジェクトマネジメントの計画は、プロジェクトを予定どおりに進めるための土台となるものです。
目的や成果物、スケジュール、担当者、リスクなどを事前に整理しておくことで、関係者全員が同じ方向を向いて作業を進めやすくなります。
また、計画は一度作って終わりではありません。
進捗に合わせて内容を見直しながら運用することで、遅れやトラブルにも柔軟に対応しやすくなります。
これからプロジェクト計画を作成する場合は、まず目的と成果物を明確にし、必要な作業や担当者、スケジュールを順番に整理することから始めてみてください。
最初に計画をしっかり整えておくことが、プロジェクトを円滑に進め、目標達成につながる大きな一歩になります。