目次
はじめに
「Excelでプロジェクトを管理したいけれど、管理表には何を入れればいいの？」
「タスクや進捗、期限を見やすくまとめるには、どんな作り方がいい？」と迷っていませんか。
プロジェクトを任され、担当者ごとの作業や期限を整理しようとしても、項目が増えるほど表が見づらくなり、更新漏れや進捗の確認に時間がかかることがありますよね。
この記事では、Excelを使った管理表の基本的な作り方から、進捗やスケジュールを効率よく管理する方法、運用するときのポイントまで紹介します。
Excelでプロジェクトマネジメントはできる？
Excelでも、タスクや担当者、期限、進捗などを一覧表にまとめることでプロジェクトを管理できます。
ここでは、Excelがどのようなプロジェクト管理に向いているのか、管理できる内容とあわせて説明します。
Excelは小規模なプロジェクトの管理に向いている
Excelは、タスク数や参加人数が少ない小規模なプロジェクトに向いています。
タスクや担当者、期限、進捗などを1つのシートにまとめれば、必要な情報を一覧で確認できます。
管理項目が少ない場合は更新の負担も大きくなりにくく、専用ツールを導入しなくても運用しやすいでしょう。
Excelではタスク・担当者・期限・進捗をまとめて管理できる
Excelでは、1行を1つのタスクとして、担当者や開始日、期限、進捗率などを列ごとに整理できます。
誰がいつまでに作業するのかを一覧で確認でき、進捗率を更新すれば各タスクの進み具合も把握できます。
同じ表で必要な情報を管理できるため、状況を確認しやすいのが特徴です。
大規模・複数人のプロジェクトでは管理しにくくなる
タスク数や参加人数が増えると、Excelでは更新や確認する箇所が多くなり、管理に手間がかかります。
複数人で同じ表を更新すると、変更内容の確認が必要になることもあります。
規模が大きくなるほど情報量も増えるため、Excelだけでは最新の状況を把握しにくくなるでしょう。
Excelでプロジェクトを管理する方法
Excelでプロジェクトを管理する場合は、最初に必要な作業を洗い出し、誰がいつまでに対応するのかを整理します。
ここでは、Excelを使ってプロジェクトを管理する基本的な方法を順番に説明します。
WBSでタスクと作業範囲を整理する
ExcelでWBSを作成し、プロジェクトの成果物や作業を実行できる単位まで分けていきます。
大きな作業を複数のタスクに分け、番号やタスク名を設定すると、必要な作業を一覧で整理できます。
作業範囲が明確になるため、タスクの抜けや重複にも気づきやすくなります。
タスク・担当者・期限・優先度・進捗を一覧で管理する
Excelの1行に1つのタスクを設定し、担当者や期限、優先度、進捗などを列ごとに入力します。
誰がいつまでに対応するのかが分かり、優先度を設定すれば取り組む順番も判断しやすくなります。
進捗率や「未着手・進行中・完了」などを入力すると、各タスクの状況も一覧で確認できます。
ガントチャートでスケジュールを見える化する
Excelでは、タスクごとに開始日と終了日を設定し、日付に合わせてセルを塗り分けることでガントチャートを作成できます。
横軸に日付、縦軸にタスクを並べると、それぞれの作業期間がひと目で分かります。
タスク同士の期間の重なりや、作業を進める順番も把握しやすくなるでしょう。
進捗を更新してプロジェクトの状況を確認する
プロジェクト開始後は、実際の作業状況に合わせて各タスクの進捗率や状態を更新します。
期限と現在の進捗を比べることで、予定どおり進んでいるタスクや遅れているタスクを確認できます。
定期的に情報を更新すれば、対応が必要なタスクにも早めに気づきやすくなります。
Excelのプロジェクト管理表に入れる項目
Excelでプロジェクト管理表を作るときは、作業内容だけでなく、担当者や期限、現在の進み具合を確認できる項目を設定します。
ここでは、Excelのプロジェクト管理表に入れておきたい基本的な項目を説明します。
タスク名と担当者を設定する
タスク名には「要件定義書を作成する」など、実施する作業が分かる名称を入力します。
担当者欄には、そのタスクを担当する人を設定しましょう。
タスク名と担当者を同じ行にまとめることで、誰が何を担当するのかを一覧で確認できます。
開始日・終了日と期限を設定する
開始日には作業を始める日、終了日には作業を終える予定日を入力します。
提出日などの期限が別に決まっている場合は、期限欄も設けておきましょう。
それぞれの日付を設定しておくと、作業できる期間と完了させるべき日が分かりやすくなります。
進捗率・ステータス・優先度を設定する
進捗率には「0％・50％・100％」など、タスクがどこまで進んでいるかを入力します。
ステータスは「未着手・進行中・完了」、優先度は「高・中・低」など、あらかじめ区分を決めておくと管理しやすくなります。
これらを同じ行にまとめることで、現在の進み具合と対応の優先順位を確認できます。
Excelでプロジェクトを管理するメリット・デメリット
Excelによるプロジェクト管理には、使い慣れた操作で始めやすく、必要な項目やレイアウトを自由に設定できるメリットがあります。
ここでは、Excelでプロジェクトを管理するメリットとデメリットを具体的に説明します。
使い慣れたExcelですぐに始められる
普段からExcelを使っている場合は、新しい操作方法を覚えなくてもプロジェクト管理を始められます。
タスク名や担当者、期限、進捗などの列を作り、必要な情報を入力すれば管理表として使えます。
専用ツールを覚える手間が少なく、手軽に始められる点がメリットです。
管理項目やレイアウトを自由に変更できる
Excelでは、プロジェクトに合わせて列や行を追加・削除し、管理する項目を自由に変更できます。
担当者や期限、進捗率、優先度など、必要な項目だけを設定することも可能です。
表示順や列幅も調整できるため、確認したい情報を見やすく整理できます。
情報共有や更新管理が複雑になりやすい
複数人でExcelを使う場合は、誰がいつ情報を更新したのか分かりにくくなることがあります。
ファイルをメールや共有フォルダでやり取りすると、複数のデータが残り、最新版を判断しにくくなる場合もあります。
更新する人や保存場所など、あらかじめ管理方法を決めておくことが大切です。
Excelでのプロジェクト管理が向いているケース・向いていないケース
Excelでプロジェクトを管理できるかは、プロジェクトの規模や案件数、管理に関わる人数によって判断する必要があります。
ここでは、Excelが向いているケースと向いていないケース、専用ツールを検討する目安を説明します。
小規模・単一プロジェクトならExcelが向いている
小規模で管理するプロジェクトが1件であれば、Excelでもタスクや担当者、期限、進捗を1つの表にまとめられます。
タスク数や担当者数が少なければ、必要な情報を更新するだけで全体の状況を確認できます。
複数の管理表を使う必要がないため、比較的シンプルに運用できるでしょう。
複数人・複数案件の管理ではExcelが使いにくくなる
複数人で複数の案件を管理すると、Excelではタスクや期限、進捗などを更新する作業が増えていきます。
ファイルやシートが分かれている場合は、それぞれを開いて最新の状況を確認しなければなりません。
案件数や担当者が増えるほど情報も多くなり、Excelだけでは全体を把握しにくくなります。
リアルタイムの情報共有が必要なら専用ツールも検討する
複数の担当者が進捗や期限を頻繁に更新する場合は、専用のプロジェクト管理ツールも選択肢になります。
Excelでは運用方法によって、更新した情報がほかの担当者へ伝わるまでに時間がかかることがあります。
最新の情報をすぐに共有する必要があるかを考え、Excelと専用ツールを使い分けるとよいでしょう。
Excelのテンプレートを使ってプロジェクト管理を始める
Excelでプロジェクト管理表を一から作るのが難しい場合は、プロジェクト管理用のテンプレートを利用する方法があります。
ここでは、テンプレートを利用してExcelでプロジェクト管理を始める方法を説明します。
プロジェクト管理用テンプレートを利用する
Excelのプロジェクト管理用テンプレートを使えば、管理表を一から作る手間を減らせます。
タスク名や担当者、開始日、終了日、進捗などが用意されているため、必要な情報を入力するだけで管理を始められます。
必要な項目がそろっているかを確認し、自分のプロジェクトに合うものを選びましょう。
自社の管理方法に合わせて項目を調整する
テンプレートを使うときは、自社で管理したい情報に合わせて項目を追加・削除します。
たとえば、優先度を管理したい場合は列を追加し、使わない項目があれば削除しても問題ありません。
必要な項目だけに整理することで、自社の管理方法に合った使いやすい管理表になります。
まとめ
Excelを使えば、タスク名や担当者、期限、進捗などを一覧にまとめ、プロジェクトの状況を管理できます。
WBSで必要な作業を整理し、管理表やガントチャートを作成して定期的に更新することで、作業の遅れや対応が必要なタスクを確認しやすくなります。
一方、複数人・複数案件で頻繁に情報を更新する場合は管理が複雑になりやすいため、必要に応じて専用のプロジェクト管理ツールも検討しましょう。
まずはテンプレートを活用し、自社の業務に必要な項目へ調整しながら、無理なく運用できる管理表を作ることが大切です。