はじめに
「プロジェクトを任されたけれど、最初に何から始めればいいの？」
「計画を立てても途中で作業が遅れたり、担当者との認識がずれたりしないか不安」と感じていませんか。
新しいシステムの導入や社内業務の改善などを進めるとき、目的は決まっていても、作業の洗い出しや担当者の決定、スケジュールの作成をどの順番で行えばよいのか迷うことがあります。
この記事では、プロジェクトを開始してから完了するまでの基本手順と、進捗管理や情報共有で押さえたい実践ポイントをわかりやすく解説します。
プロジェクトの進め方は？
プロジェクトを予定どおりに進めるには、最初から個別の作業に着手するのではなく、目的やゴールを確認したうえで全体の流れを決めることが大切です。
ここでは、プロジェクトを始める前に目的とゴールを明確にする方法と、全体の流れから具体的な作業へ落とし込む方法を解説します。
プロジェクトを始める前に目的とゴールを明確にする
プロジェクトを始める前に、「何のために行うのか」という目的と、完了時に目指すゴールを決めます。
ゴールは「業務を改善する」といった曖昧な表現ではなく、成果物や期限など、達成したか判断できる条件まで具体的にします。
参加者で目的とゴールを共有しておけば、作業中に迷ったときも判断しやすくなります。
全体の流れを決めてから具体的な作業に落とし込む
目的とゴールを決めたら、開始から完了までに必要な工程を順番に整理し、それぞれを具体的な作業に分けます。
各作業の担当者と期限も決めて、誰が・何を・いつまでに行うのかを明確にします。
先に全体の流れを整理することで、工程の抜けや作業順序のずれにも気づきやすくなります。
プロジェクトの基本的な進め方6ステップ
プロジェクトは、目的を決めてすぐに作業を始めるのではなく、成果物や作業範囲を決め、必要なタスクを整理してから実行に移します。
ここでは、プロジェクトの開始から完了までの進め方を6つのステップに分けて解説します。
1．目的・ゴールを決める
最初に、プロジェクトを実施する目的と、完了時に達成するゴールを決めます。
目的は「なぜ取り組むのか」を言葉にし、ゴールは成果物や期限など、達成したか判断できる条件まで具体化します。
目的とゴールが明確になれば、必要な作業も判断しやすくなります。
2．プロジェクトの範囲と成果物を決める
目的とゴールを決めたら、プロジェクトで行う作業の範囲と、完成させる成果物を決めます。
対応する業務と対応しない業務を分け、成果物の内容や完成条件も明確にしておきます。
範囲を決めておくことで、開始後に予定外の作業が増えるのを防ぎやすくなります。
3．タスクを洗い出して担当者と期限を決める
プロジェクトの範囲が決まったら、成果物を完成させるために必要な作業をタスクごとに洗い出します。
それぞれのタスクに担当者と期限を設定し、誰が何をいつまでに行うのかを明確にします。
必要に応じて着手日も決めておくと、作業を始めるタイミングも把握しやすくなります。
4．計画に沿ってタスクを実行する
担当者と期限を決めたら、計画した順序と日程に沿ってタスクを進めます。
各担当者が期限を確認しながら作業を進めることで、後続のタスクにも予定どおり引き継ぎやすくなります。
5．進捗と課題を確認して計画を修正する
タスクの実行中は、完了した作業や遅れている作業を確認し、計画との差がないかを把握します。
遅れや変更が生じた場合は、影響するタスクを確認したうえで、担当者や期限、作業順序を見直します。
変更内容を計画に反映し、現在の状況に合わせて進めることが大切です。
6．成果を確認してプロジェクトを振り返る
すべてのタスクが完了したら、成果物が最初に決めたゴールや完成条件を満たしているか確認します。
あわせて、予定どおり進んだ点や遅れが生じた原因、実際に行った対応を振り返ります。
内容を記録しておけば、次のプロジェクトを計画するときにも活かせます。
プロジェクトをスムーズに進めるための実践ポイント
プロジェクトを計画どおりに進めるには、手順を決めるだけでなく、実行中の役割分担や進捗確認の方法まで具体的に決めておく必要があります。
ここでは、プロジェクトをスムーズに進めるために実践したい5つのポイントを解説します。
役割と責任の範囲を明確にする
プロジェクトを始める前に、各担当者が受け持つ作業と、どこまで判断できるのかを決めます。
作業する人や確認する人、最終的に判断する人も明確にしておけば、誰が対応するのか迷いにくくなります。
役割を分けることで、作業の重複や担当者が決まっていない状態も防ぎやすくなります。
タスクは実行・確認できる単位まで分解する
タスクは、担当者が具体的な作業内容を把握でき、完了したか確認できる単位まで分けます。
「資料を作成する」のように複数の作業をまとめず、開始条件や完了条件を決めておくことが大切です。
細かく分けることで、それぞれの作業がどこまで進んでいるのか確認しやすくなります。
進捗を確認するタイミングと報告方法を決める
進捗確認は、毎日や週1回などタイミングを決め、報告する内容や方法もそろえておきます。
完了したタスクや作業中のタスク、遅れる可能性があるタスクなど、確認する項目をあらかじめ決めておきましょう。
定期的に確認することで、期限直前になって遅れに気づく状況を防ぎやすくなります。
問題が発生したら優先順位と計画を見直す
問題が発生したら、影響を受けるタスクや期限を確認し、どの作業を優先するかを決め直します。
必要に応じて作業順序や担当者、期限を変更し、その内容を計画にも反映します。
当初の計画にこだわらず、現在の状況に合わせて見直すことが大切です。
プロジェクト終了後に振り返りを行い次回に活かす
プロジェクト終了後は、予定どおり進んだ作業と、遅れややり直しが発生した作業を振り返ります。
問題があった場合は、原因や対応方法、その結果を記録し、次回はどのように進めるかを整理しておきます。
振り返った内容を残しておけば、次のプロジェクトを計画するときにも活かせます。
まとめ
プロジェクトを進めるときは、最初に目的とゴールを明確にし、作業の範囲や成果物、必要なタスクを整理することが大切です。
そのうえで、担当者や期限、役割と責任の範囲を決めておけば、誰が何をするのか迷わず進めやすくなります。
開始後は、決めたタイミングで進捗や課題を確認し、遅れや変更があれば優先順位や計画を見直します。
プロジェクトが終了したら成果を確認し、うまく進んだ点や改善したい点を振り返って、次のプロジェクトに活かしましょう。