目次
はじめに
「種類が多くて、どれを選べばいいのか分からない」
「プロジェクトマネジメントのテンプレートって、どんなときに使えばいいの？」と感じたことはありませんか。
このように、テンプレートの存在は知っていても、実際の業務の中でどう使えばいいのかがイメージできず、そのままになってしまう方は少なくありません。
本記事では、こうした迷いを感じている方に向けて、プロジェクトマネジメントで使われるテンプレートの種類をひとつずつ整理しながら、「どの場面で使うのか」「どう書けばいいのか」「自分に合うものはどれか」を順番に分かるように解説していきます。
プロジェクトマネジメントのテンプレートとは？
プロジェクトマネジメントのテンプレートとは何かを理解するには、まず「テンプレートが具体的に何を指すのか」と「実際の業務で使うとどの作業がどれくらい楽になるのか」を切り分けて整理する必要があります。
日々の業務で使う資料や管理表が、どの部分まで事前に型として用意されているのかをイメージしながら、意味と効果を順番に確認していきましょう。
テンプレートの意味
テンプレートとは、作業に必要な項目や記入形式をあらかじめ決めておき、毎回ゼロから考えずに使える書式のことです。
たとえば、開始日・終了日・担当者・作業内容などの項目を用意しておけば、順番に入力するだけで必要な情報を揃えられます。
担当者による書き方のばらつきや記入漏れも防ぎやすくなり、確認や修正の手間を減らせます。
テンプレートを使うメリットは？
テンプレートを使うと、必要な項目を毎回考える必要がなくなり、入力作業をスムーズに進められます。
開始日・終了日・担当者・進捗率などを同じ形式で記録できるため、情報の抜けやばらつきも抑えやすくなります。
複数の作業を一覧で比較しやすくなり、進捗確認や修正が必要な箇所も見つけやすくなるでしょう。
プロジェクトマネジメントで使う代表テンプレート
プロジェクトマネジメントで使われるテンプレートは種類ごとに役割が決まっており、「どの場面で」「どの情報を」「どの形式で整理するか」を具体的に分けて理解することが重要です。
ここでは、実務でそのまま使われる代表的なテンプレートについて、書く内容と使いどころがすぐ判断できるように順番に整理していきます。
WBSテンプレート｜作業分解と担当の書き方
WBSテンプレートでは、プロジェクト名の下に成果物を置き、さらに具体的な作業へと分解していきます。
1つの作業は担当者が管理しやすい範囲に区切り、作業名と担当者をセットで記入しましょう。
担当者を明確にしておくことで、作業の抜けや担当の重複を確認しやすくなります。
WBSで作業をどこまで細かく分ければよいか迷う方は、作り方や分解の手順も確認しておくと整理しやすくなります。
WBSとは？プロジェクトマネジメントでの作り方と具体例をわかりやすく解説
ガントチャートテンプレート｜スケジュールの書き方
ガントチャートでは、縦軸に作業、横軸に日付を並べ、それぞれの開始日から終了日までをバーで示します。
WBSで整理した作業をそのまま配置すると、全体のスケジュールを把握しやすくなります。
進捗率もあわせて記録しておけば、予定と実際の進み具合を比べながら遅れている作業を確認できます。
ガントチャートの作り方や開始日・終了日の決め方が分からない場合は、具体的な作成手順を確認しておくとスムーズです。
▶ガントチャートとは？プロジェクト管理での作り方や使い方を分かりやすく解説
進捗管理表テンプレート｜進み具合の管理方法
進捗管理表では、作業名・担当者・開始日・終了日・進捗率などを1行ごとに記入します。
進捗率の基準や更新するタイミングをあらかじめ決めておくと、担当者による判断のばらつきを抑えられます。
終了予定日と進捗率を見比べることで、遅れている作業や優先して対応したい作業も見つけやすくなります。
課題管理表テンプレート｜問題・対応の整理方法
課題管理表では、発生日・課題内容・担当者・対応期限・対応状況などを1件ずつ記入します。
対応状況は「未対応・対応中・完了」のように統一しておくと、現在の状態をひと目で確認できます。
担当者と期限も明確にすることで、対応が遅れている課題を見つけやすくなります。
リスク管理表テンプレート｜事前対策のまとめ方
リスク管理表では、想定されるリスクごとに発生要因・発生確率・影響度・対策内容・担当者などを整理します。
発生確率や影響度を共通の基準で評価しておくと、優先して対策したいリスクを判断しやすくなります。
あわせて担当者や対策内容を決めておけば、問題が起こる前に必要な準備を進められます。
プロジェクトマネジメントのテンプレートの使い分け
テンプレートはすべてを同時に使うのではなく、「いま何を整理したいのか」に合わせて1つ選ぶことが重要です。
作業内容を洗い出すのか、日付ベースで進行を管理するのか、それとも遅れや問題の発生状況を把握するのかによって使うべきテンプレートは変わるため、目的ごとに最適な選び方を具体的に整理していきます。
作業を整理したい場合
作業を整理したい場合は、WBSテンプレートを使い、成果物ごとに必要な作業を細かく分けていきます。
1行に1つの作業を記載し、作業名と担当者をセットで決めておくのがポイントです。
必要な作業を一覧で確認できるため、作業の抜けや担当者が決まっていない箇所を見つけやすくなります。
スケジュールを管理したい場合
スケジュールを管理したい場合は、ガントチャートテンプレートを使い、作業ごとに開始日と終了日を設定します。
横軸の日付に合わせて作業期間をバーで示し、進捗率も記録しておくと、予定と実際の進み具合を比較できます。
遅れている作業が分かりやすくなり、優先して調整する箇所も判断しやすくなります。
遅れや問題を管理したい場合
遅れや問題を管理したい場合は、課題管理表テンプレートを使い、課題ごとに内容・担当者・対応期限・対応状況などを記録します。
対応状況を「未対応・対応中・完了」などに統一しておくと、現在の状態を確認しやすくなります。
担当者と期限も決めておけば、対応が遅れている課題を見つけ、優先順位をつけて対応できます。
課題とリスクのどちらで管理すべきか迷う場合は、それぞれの違いと使い分けを確認しておくと判断しやすくなります。
▶プロジェクトの課題とリスクの違いとは？管理方法と使い分けを解説
プロジェクトマネジメントのテンプレートを使うときの注意点
テンプレートは用意するだけでは効果が出ず、使い方を間違えるとかえって管理が煩雑になります。
特に「項目の作り方」と「どのタイミングで誰が更新するか」を決めておかないと、現場で使われなくなるため、最低限押さえるべき注意点を具体的に整理していきます。
項目を増やしすぎない
テンプレートの項目は増やしすぎず、実際の確認や判断に必要なものだけに絞りましょう。
項目が多いと入力に時間がかかり、更新そのものが負担になってしまいます。
作業名・担当者・期限・進捗率など、管理に必要な項目を優先して残すことで、無理なく最新の状態を維持しやすくなります。
更新ルールを決める
テンプレートを継続して使うためには、誰がいつ更新するのかをあらかじめ決めておくことが大切です。
たとえば「毎営業日の18時までに担当者が更新する」と決めておけば、情報が古いまま残るのを防ぎやすくなります。
更新する時間や担当者を揃えることで、同じ時点の情報をもとに進捗や遅れを確認できます。
まとめ
プロジェクトマネジメントのテンプレートは、必要な情報を同じ形式で整理し、進捗や課題を判断しやすくするための書式です。
作業整理にはWBS、スケジュール管理にはガントチャート、進捗や問題の確認には管理表など、目的に合わせて選びましょう。
項目を必要最低限に絞り、更新ルールを決めておくことで、無理なく使い続けやすくなります。
テンプレートをシンプルに整え、プロジェクトの確認や修正に役立てていきましょう。