目次
はじめに
「テーラリングとは何を意味するのだろう」
「プロジェクトマネジメントでなぜ必要なのだろう」と疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。
テーラリングとは、プロジェクトの規模や目的、期間、メンバー構成などに合わせて、管理方法や進め方を最適な形に調整する考え方です。
この記事では、テーラリングの基本的な意味から、プロジェクトマネジメントで必要とされる理由、実際の活用例までを順を追ってわかりやすく解説します。
テーラリングとは？
プロジェクトマネジメントにおけるテーラリングは、すべてのプロジェクトで同じ管理方法を使うのではなく、目的や規模、メンバー構成などに合わせて最適な進め方を選ぶための考え方です。
ここでは、PMBOKにおけるテーラリングの意味や、「標準をそのまま使わない」とされる理由、カスタマイズとの違いについてわかりやすく解説します。
PMBOKにおけるテーラリングの意味
PMBOKにおけるテーラリングとは、PMBOKに書かれている進め方をそのまま全てのプロジェクトに当てはめるのではなく、規模や期間、人数、リスクなどに合わせて、適切な管理方法を選ぶ考え方です。
プロジェクトによって必要な管理の内容や深さは異なるため、プロセスや成果物、管理方法を状況に応じて調整することが重要になります。
つまりテーラリングは、PMBOKの内容を省略することではなく、プロジェクトに合った管理を組み立てるための考え方です。
PMBOK自体の考え方や全体像も知っておきたい方は、こちらの記事も参考になります。
▶ PMBOKとは？プロジェクトマネジメント知識体系をわかりやすく解説
「標準をそのまま使わない」
「標準をそのまま使わない」とは、PMBOKや社内ルールに書かれている手順や会議、承認、資料作成を、すべて同じように適用しないという意味です。
プロジェクトごとに規模や期間、リスクなどが異なるため、必要な会議や成果物、報告の頻度などを状況に合わせて調整します。
つまり、標準を無視するのではなく、標準を基準にしながら、プロジェクトに合った管理方法を選ぶ考え方です。
カスタマイズとの違いは？
テーラリングとカスタマイズは似た言葉ですが、PMBOKでは少し意味が異なります。
カスタマイズは、既存の手順や資料を使いやすい形に変更することを指す場合が多いです。一方でテーラリングは、プロジェクトの状況に合わせて、必要な管理方法や成果物を選び、最適な形に整える考え方です。
つまり、カスタマイズが「形を変えること」に近いのに対し、テーラリングは「プロジェクトに合った管理を選ぶこと」に重点があります。
なぜプロジェクトマネジメントでテーラリングが必要？
テーラリングが重視される理由は、プロジェクトごとに目的や規模、期間、関係者が異なるためです。
同じ管理手法をすべての案件に当てはめると、作業負担が増えたり、必要な管理が不足したりする場合があります。
ここでは、プロジェクトマネジメントでテーラリングが必要とされる理由を具体的に解説します。
すべての案件に同じ管理をすると非効率になる
すべての案件に同じ管理をすると、必要以上に会議や資料作成が増えたり、反対に管理が不足したりして、プロジェクトを効率よく進めにくくなります。
プロジェクトは規模や関係者の数、リスクなどが異なるため、大規模案件と小規模案件で同じ管理方法が適しているとは限りません。
そのため、案件の特徴に合わせて、会議の回数や報告の細かさ、承認手順などを調整することが重要です。
小規模案件と大規模案件では必要な管理が違う
小規模案件と大規模案件では、関係者の数や期間、リスクなどが異なるため、必要な管理方法も変わります。
小規模案件では管理を増やしすぎると作業効率が落ちる一方、大規模案件では管理が不足すると進捗や判断内容を把握しにくくなります。
そのため、プロジェクトの規模に合わせて、会議の頻度や承認手順、資料の内容などを調整することが重要です。
スピードと統制のバランスを取るため
スピードと統制のバランスを取るためには、作業を素早く進めることと、必要な管理を行うことの両立が重要です。
管理が少なすぎると認識のずれや手戻りが起こりやすくなり、多すぎると承認や報告に時間がかかって進行が遅くなることがあります。
そのため、テーラリングでは、プロジェクトに合わせて会議や承認、報告の方法を調整し、効率と管理のバランスを取ります。
テーラリングで実際に調整されるもの
テーラリングでは、プロジェクトの規模や期間、関係者の数、求められる品質に合わせて、管理のやり方を具体的に調整します。
たとえば、作成するドキュメントの量、会議やレビューの回数、承認の流れ、開発の進め方などを見直すことで、必要な管理を残しながら無駄な負担を減らせます。
ここでは、テーラリングで実際に調整される主な項目について解説します。
ドキュメント量を調整する
ドキュメント量を調整するとは、プロジェクトの規模や目的に合わせて、作成する資料の種類や内容を決めることです。
資料が多すぎると作成や確認に時間がかかり、少なすぎると決定事項や変更内容を後から確認しにくくなります。
そのため、テーラリングでは、必要な資料だけを作成し、記載する内容もプロジェクトに合わせて調整します。
会議やレビュー頻度を調整する
会議やレビュー頻度を調整するとは、進捗や成果物を確認するタイミングを、プロジェクトに合わせて決めることです。
会議やレビューが多すぎると作業時間が減り、少なすぎると進捗の遅れや認識のずれに気づきにくくなります。
そのため、テーラリングでは、確認する内容やタイミングを整理し、会議やレビューの頻度をプロジェクトごとに調整します。
承認フローや管理ルールを調整する
承認フローや管理ルールを調整するとは、誰が何を確認し、どの段階で承認するかを、プロジェクトに合わせて決めることです。
承認が多すぎると判断に時間がかかり、少なすぎると認識のずれや判断漏れが起こりやすくなります。
そのため、テーラリングでは、承認者や管理ルールをプロジェクトの規模や状況に応じて調整します。
開発プロセスや進め方を調整する
開発プロセスや進め方を調整するとは、工程の進め方や確認するタイミングを、プロジェクトに合わせて決めることです。
工程を細かく分けすぎると進行が遅くなり、反対に簡略化しすぎると確認不足や手戻りが起こりやすくなります。
そのため、テーラリングでは、プロジェクトの規模や特性に応じて、開発プロセスや進め方を調整します。
テーラリングの具体例
テーラリングは、プロジェクトの規模や組織の状況によって調整内容が変わります。
たとえば、小規模プロジェクトでは確認手順を減らして進行を早める一方、大規模プロジェクトでは承認やレビューを増やして抜け漏れを防ぐ必要があります。
ここでは、小規模・大規模プロジェクトの違いや、スタートアップと大企業で管理方法が変わるケースを見ていきます。
小規模プロジェクトでのテーラリングの例
小規模プロジェクトでは、関係者が少ないため、会議や資料、承認を必要以上に増やさないよう調整します。
たとえば、進捗確認は毎日ではなく週1回の短い打ち合わせにし、課題や決定事項だけを記録する方法があります。
また、資料は必要なものに絞り、影響が大きい変更だけを責任者が承認するようにすると、管理を維持しながら作業のスピードも保ちやすくなります。
大規模プロジェクトでのテーラリング例
大規模プロジェクトでは、関係者や作業範囲が広いため、必要な会議や資料、承認を省略しすぎないよう調整します。
たとえば、進捗や課題、変更点を定期的に確認・記録し、関係者全体で状況を共有できるようにします。
また、役割分担や変更履歴を記録し、影響が大きい変更は責任者が承認することで、認識のずれや手戻りを防ぎやすくなります。
スタートアップと大企業で違うケース
スタートアップと大企業では、組織の規模や意思決定の流れが異なるため、適した管理方法も変わります。
スタートアップでは会議や資料を必要最小限にしてスピードを重視し、大企業では承認フローや記録を整えて認識のずれを防ぐことが重要です。
そのため、テーラリングでは、組織の特徴に合わせて管理方法やルールを調整します。
PMBOKでテーラリングが重要視される理由
PMBOKでテーラリングが重要視されるのは、管理項目を単純に減らすためではなく、プロジェクトごとに必要な管理を見極めるためです。
進め方や承認手順、確認の回数を状況に合わせて調整することで、無駄な負担を抑えながら、品質や進行管理に必要な統制を保ちやすくなります。
ここでは、テーラリングの本来の目的と、PMに求められる判断力について解説します。
管理を減らすことが目的ではない
PMBOKでテーラリングが重視されるのは、会議や資料、承認などの管理を単純に減らすためではありません。
管理を減らしすぎると進捗や変更内容を把握しにくくなり、反対に増やしすぎると確認や資料作成に時間がかかってしまいます。
そのため、テーラリングでは、プロジェクトに必要な管理だけを適切な量で取り入れることが重要です。
プロジェクトごとに最適化する考え方
プロジェクトごとに最適化するとは、案件の規模や期間、関係者の数などに合わせて、必要な管理方法を選ぶことです。
同じPMBOKの考え方でも、プロジェクトの特徴によって適した会議や資料、承認の方法は異なります。
そのため、テーラリングでは、プロジェクトに必要な管理だけを取り入れ、効率と管理のしやすさを両立できるよう調整します。
PMに求められる判断力とは
PMに求められる判断力とは、PMBOKの進め方をそのまま適用するのではなく、プロジェクトに必要な管理を見極める力です。
プロジェクトの規模や期間、関係者の数などを踏まえ、管理が不足することも過剰になることも避けながら、適切な進め方を判断する必要があります。
そのため、PMには、プロジェクトの状況に応じて必要な管理量を判断し、効率と管理のバランスを取る力が求められます。
プロジェクト全体の進め方や管理の基本も整理したい場合は、こちらも参考になります。
プロジェクトマネジメントとは？初心者向けに意味・役割・基本の流れをわかりやすく解説
テーラリングで注意したいポイント
テーラリングは、管理作業を軽くできる一方で、必要な確認や記録まで減らしてしまうと、進捗の遅れや判断ミスに気づきにくくなります。
そのため、どこまで簡略化してよいのか、どのルールは必ず残すのかを、プロジェクト開始時に決めておくことが大切です。
ここでは、テーラリングを行うときに注意したいポイントを解説します。
簡略化しすぎると統制不足になる
簡略化しすぎると統制不足になるとは、会議や資料、承認、記録を減らしすぎた結果、プロジェクトの状況を把握しにくくなる状態です。
管理が不足すると、進捗の遅れや変更内容、担当者の役割などを後から確認しにくくなり、手戻りや認識のずれにつながることがあります。
そのため、テーラリングでは、管理を簡略化する場合でも、後から確認が必要な情報は適切に残すことが重要です。
属人化を防ぐルールは残す必要がある
属人化を防ぐルールは残す必要があるとは、特定の担当者だけが進捗や判断内容を把握する状態を避けることです。
資料や記録が不足すると、担当者の交代や休暇の際に業務を引き継ぎにくくなり、判断の経緯も確認しにくくなります。
そのため、テーラリングで管理を軽くする場合でも、担当者や決定事項、変更内容など、引き継ぎに必要な情報は残すことが重要です。
プロジェクト開始時に方針を決めることが重要
プロジェクト開始時に方針を決めることが重要なのは、会議や資料、承認などの進め方を関係者で統一するためです。
方針が決まっていないと、報告方法や承認手順が担当者ごとに異なり、認識のずれや対応の遅れが起こりやすくなります。
そのため、テーラリングでは、プロジェクト開始時に会議の頻度や資料、承認ルールなどを決めておくことが重要です。
まとめ
テーラリングとは、PMBOKの進め方をそのまま適用するのではなく、プロジェクトの規模や期間、関係者の数などに合わせて、必要な管理方法を選ぶ考え方です。
管理を減らしすぎると進捗や変更内容を把握しにくくなり、反対に増やしすぎると会議や資料作成に時間を取られ、作業効率が低下することがあります。
そのため、重要なのは管理を増減させることではなく、プロジェクトに必要な管理だけを適切な量で取り入れることです。
また、会議の頻度や承認ルール、資料の作成方針などをプロジェクト開始時に決めておくことで、関係者が共通のルールで進めやすくなります。
テーラリングを適切に行えば、効率と統制のバランスを保ちながら、プロジェクトをスムーズに進めやすくなります。
プロジェクトごとに状況は異なるため、標準をそのまま適用するのではなく、その案件に合った進め方を考えることが大切です。