文章が「読みにくい」と感じる原因の多くは、複雑な内容ではなく“ちょっとした言い回しのクセ”です。
ここでは、ビジネス文書をすっきり読みやすく整えるためのチェックポイントをまとめました。
メールや提案書・社内文書など、どんな文章にも使えます。
目次
読みにくい文章の特徴
次のどれかが当てはまると、相手は理解に時間がかかります。
- 主語が抜けている
- 一文が長すぎる
- 抽象的な言葉が多い
- 情報の順番がバラバラ
- 結論が後ろにあり意図が読み取りにくい
これらは、チェックしながら書くことで簡単に改善できます。
読みやすさを高めるチェックリスト
1. 主語は入っているか？
主語が抜けると「誰が？」「何が？」がぼやけます。
例
「確認します」→「こちらで確認します」
「必要です」→「今回の案件では必要です」
2. 一文が長くなりすぎていないか？
40〜60字を超える文は読みにくくなります。
接続詞でつなげすぎず、短く区切ると理解しやすくなります。
3. 抽象語のままになっていないか？
NG
「なるべく早く」
「問題ないと思います」
OK
「明日の15時までに」
「現時点では問題ありません」
4. 情報が論理順に並んでいるか？
文章は「結論 → 理由 → 補足」がもっとも読みやすい順序です。
途中から話題が飛ぶと、読み手が迷います。
5. 名詞止めが多すぎないか？
名詞で文章を終えると、機械的・硬い印象になります。動詞で締めると自然です。
例
「ご確認のほどお願い申し上げます」
→「ご確認いただけますと幸いです」
6. 曖昧な主語・目的語がないか？
「それ」「こちら」「この件」など、指示語が多い文章は理解しづらくなります。
可能な限り具体的な名詞に置き換えます。
7. 重複表現を使っていないか？
よくある冗長表現
- 「まず最初に」 → 「まず」
- 「〜の方」 → 「〜」
- 「〜において」 → 「〜で」
- 「〜することができます」 → 「〜できます」
冗長さを減らすと文章が自然にすっきりします。
Before / Afterで分かる改善例
改善前
「資料に関するお問い合わせが増えており、現状の対応体制では遅れが生じてしまう可能性があるため、早急に見直しが必要です。」
改善後
「資料へのお問い合わせが増えています。このままでは対応が遅れます。対応体制を見直す必要があります。」
改善ポイント
- 一文を短く分解
- 主語を補う
- 抽象表現を削る
読みやすさを上げる技術
箇条書きを使う
重要な点が複数あるときは、迷わず箇条書きに。
- 結論
- 理由
- 期限
- 相手にしてほしいこと
これだけで理解の負荷が大きく減ります。
重要な情報は最初に置く
文章の途中に大事な話が埋もれると、伝わりづらくなります。
「先に結論」だけで読みやすさが大幅に変わります。
文量を必要以上に増やさない
丁寧さと冗長さは別物です。簡潔さを保つと文章の質が上がります。
書いたあとに使える5秒チェック
文章を書いたあと、以下の3つを一瞬で確認すると完成度が上がります。
- 主語は明確か？
- 一文が長くないか？
- 結論は前にあるか？
これだけで読みやすさが大きく改善します。
まとめ
読みにくさの原因は、才能ではなく“構成や言い回しのクセ”にあります。
主語を明確にし、短い文で、具体的に書くこと。それだけで文章は驚くほど読みやすくなります。
今日のメール1通から意識してみてください。