はじめに
「Zoomで発表者ツールを使ったらスライドの表示がおかしくなった」
「参加者に見せるはずのスライドではなく、発表者ツールやノートまで映ってしまうのはなぜ？」と困っていませんか。
実際にオンライン会議や研修、ウェビナーの直前にPowerPointを開き、発表者ツールを使って説明しようとしたところ、画面レイアウトが崩れたり、参加者側の表示が想定と違ったりして慌ててしまうことがありますよね。
この記事では、Zoomで発表者ツール使用時にスライド表示がおかしくなる主な原因と、発表者ツールが見えてしまう場合の直し方を分かりやすく解説します。
トラブルを防ぎながら安心して発表できるよう、順を追って確認していきましょう。
発表者ツールでスライドが壊れるように見える原因
Zoomで発表者ツールを使用していると、「スライドが壊れたように見える」「参加者から画面がおかしいと言われた」と感じることがあります。
まずは「壊れる」と言われる状態がどのようなものなのかを整理したうえで、発表者ビューが見えてしまう原因や、デスクトップ共有で表示が崩れやすくなる理由を確認していきましょう。
Zoomで「壊れる」と言われる状態とは
Zoomで「スライドが壊れる」と言われるのは、PowerPointのファイル自体が壊れているのではなく、参加者に表示される画面が想定と違っている状態を指すことが多いです。
たとえば、発表者ビューやノート、次のスライドが表示されたり、編集画面を共有してしまったりすると、レイアウトが崩れたように見えて「壊れた」と感じられることがあります。
つまり、多くの場合はスライドの破損ではなく、共有する画面の選択や表示設定が原因です。まずは、Zoomでどの画面を共有しているかを確認してみましょう。
発表者ビューが参加者側に見えてしまう原因
発表者ビューが参加者側に見えてしまう主な原因は、Zoomでスライドショー画面ではなく、発表者ビューのウィンドウや画面全体を共有していることです。
発表者ビューには、現在のスライドだけでなく、ノートや次のスライド、経過時間などが表示されているため、その画面を共有すると参加者にも同じ内容が映ってしまいます。
本来はスライドショー画面だけを共有すれば問題ありません。参加者に発表者ビューが見えている場合は、まずZoomで共有している画面を確認してみましょう。
デスクトップ共有で表示が崩れやすい理由
デスクトップ共有で表示が崩れやすいのは、PowerPointのスライドショー画面だけでなく、画面全体が共有されるためです。
そのため、発表者ビューに切り替わったり、別のウィンドウを開いたりすると、その表示が参加者側にもそのまま映ってしまいます。
結果として、ノートや操作画面が表示されてしまい、「スライドが壊れた」と感じられることがあります。発表時は、デスクトップ全体ではなく、スライドショー画面だけを共有すると安心です。
Zoomで発表者ツールを壊さず共有する手順
発表者ツールを使いながらZoomでスライドを共有する場合は、共有する画面の選び方やPowerPointの設定を事前に確認しておくことが重要です。
ここでは、発表者ツールを維持したままスライドを正しく共有するための手順を順番に確認していきましょう。
Zoomでは「画面全体共有」ではなく「ウィンドウ共有」を使う
Zoomで画面共有をするときは、「画面全体共有」ではなく、PowerPointのスライドショー画面だけを共有するのがおすすめです。
画面全体を共有すると、発表者ビューへの切り替えや別の画面を開いたときの表示まで、参加者側に映ってしまうことがあります。
一方、スライドショー画面だけを共有すれば、共有される範囲が限定されるため安心です。自分の画面で発表者ツールを表示していても、参加者にはスライドだけを見せられます。
PowerPointの発表者ツール設定を確認する
PowerPointの「スライドショー」タブを開き、「発表者ツールを使用する」にチェックが入っているか確認しましょう。
この設定を有効にすると、自分の画面には発表者ビュー、参加者側にはスライドショーだけが表示されます。そのため、ノートを確認しながらでも安心して発表を進められます。
Zoomで共有を始める前に設定を確認しておけば、共有する画面を選ぶ際に迷いにくくなります。
共有前に確認したい表示モードの設定
共有を始める前に、PowerPointが編集画面ではなく、スライドショー表示になっているか確認しておきましょう。
発表者ビューを使う場合は、自分の画面に発表者ビュー、共有する画面にスライドショーが表示されている状態になっていると安心です。
表示モードが正しく設定されていないと、編集画面や発表者ビューを誤って共有してしまうことがあります。発表前に一度表示内容を確認しておけば、落ち着いて共有を始められます。
発表者ツール共有時によくあるトラブル
発表者ツールを使った画面共有では、設定どおりに操作しているつもりでも思わぬ表示トラブルが発生することがあります。
特に、発表者ビューが参加者に見えてしまうケースや、スライド表示が正常に切り替わらないケースは本番中にも起こりやすいため注意が必要です。
ここでは、発表者ツール共有時によくあるトラブルと、その原因を確認していきましょう。
発表者ビューとスライドが両方見えてしまう
発表者ビューとスライドが両方見えてしまう場合は、Zoomで画面全体を共有しているか、発表者ビューが表示されているモニターを共有している可能性があります。
発表者ビューにはノートや次のスライドなども表示されるため、その画面を共有すると、参加者側にも同じ内容が映ってしまいます。
本来はスライドショー画面だけを共有するのが基本です。発表者ビューまで表示されている場合は、Zoomで共有している画面を一度確認してみましょう。
スライドの表示が切り替わらない
スライドの表示が切り替わらない場合は、Zoomで共有している画面と、実際に操作しているスライドショー画面が違っている可能性があります。
たとえば、編集画面や別のPowerPointウィンドウを共有していると、自分の画面ではスライドが進んでいても、参加者側には同じ画面が表示されたままになることがあります。
うまく切り替わらないときは、Zoomで共有している画面と、操作しているスライドショー画面が一致しているかを確認してみましょう。
デュアルモニター時に発表者ビューが見える原因
デュアルモニターで発表者ビューが見えてしまう原因は、Zoomで共有するモニターを間違えて選択していることが多いです。
通常は、一方のモニターに発表者ビュー、もう一方にスライドショーが表示されます。発表者ビューが表示されている側を共有すると、ノートや次のスライドまで参加者に見えてしまいます。
共有を始める前に、どちらのモニターにスライドショーが表示されているかを確認しておくと安心です。参加者には、スライドショーが表示されている画面だけを共有しましょう。
Zoomの共有前にやっておきたい確認
Zoomで発表者ツールを使う際は、本番前に表示状態を確認しておくことで共有ミスを防ぎやすくなります。
ここでは、安心して発表を始めるために共有前に確認しておきたいポイントを紹介します。
テストミーティングで事前確認する
本番前には、Zoomのテストミーティングで画面共有を確認しておくと安心です。
PowerPointのスライドショーと発表者ビューを表示した状態で共有を開始し、実際にスライドを2〜3枚進めてみましょう。
参加者側の表示が正しく切り替わるか確認しておけば、発表者ビューやノートが映ってしまう設定ミスにも気付きやすくなります。
本番と同じ手順で一度試しておくだけでも、画面共有のトラブルを防ぎやすくなります。
参加者側にどう見えているかを別端末で確認する
パソコンとは別に、スマートフォンやタブレットで同じZoomミーティングに参加し、参加者側の画面を確認してみましょう。
実際にスライドを切り替えながら確認すると、スライドだけが表示されているか、発表者ビューやノートが映っていないかを事前にチェックできます。
発表者側では気付きにくい共有ミスも、参加者の視点で確認しておけば安心です。本番前に一度試しておくと、落ち着いて発表に臨めます。
共有する画面を間違えていないか確認する
Zoomの「画面共有」を開いたら、どの画面を共有するのかをもう一度確認しておきましょう。
PowerPointを共有する場合は、発表者ビューやデスクトップ全体ではなく、スライドショーが表示されている画面を選ぶことが大切です。
共有前にプレビューで表示内容を確認しておけば、発表者ビューや別の画面を誤って共有してしまうミスを防ぎやすくなります。ちょっとした確認ですが、本番で安心して発表するためにもおすすめです。
まとめ
Zoomで発表者ツールを使ったときに「スライドが壊れた」と感じる場合でも、多くはPowerPointのファイルに問題があるわけではありません。
共有する画面の選び方や表示設定を見直すことで、解決できるケースがほとんどです。
大切なのは、発表者ビューではなくスライドショー画面だけを共有すること。そして、本番前に表示内容を一度確認しておくことです。
少し手間に感じるかもしれませんが、事前にチェックしておけば、ノートや発表者ビューが映ってしまう心配を減らせます。
まずはテストミーティングで共有画面を確認し、自分と参加者でどのように見えているかを把握しておきましょう。
準備をしておけば、発表当日も安心してプレゼンを進められます。