目次
はじめに
「職場でプレゼンテーションをした経験がないけれど、このまま仕事を続けて大丈夫なのだろうか」
「突然プレゼンを任されたら、何から準備すればいいのか分からない」と不安に感じていませんか。
入社してから資料作成や会議への参加はしていても、人前で説明する機会がなく、初めてのプレゼンを前に戸惑う人は少なくありません。
この記事では、職場でプレゼン経験がない人はどのくらいいるのか、実際によくあるプレゼンの場面や、多くの人が感じやすい不安について順を追って説明していきます。
職場でプレゼンテーション経験が求められる場面
職場でプレゼンテーションを経験する機会は、大規模な発表だけではありません。
ここでは、プレゼン経験が求められやすい代表的な場面を紹介し、それぞれどのような内容を話すことが多いのかを見ていきましょう。
会議での報告や進捗共有
会議での報告や進捗共有では、担当している業務の状況を5〜10分程度で説明する場面があります。
現在の進み具合、完了した作業、残っている課題、今後の予定を順番に伝えることで、上司やメンバーが状況を判断しやすくなります。
長く話すことよりも、必要な内容を簡潔に整理して伝えられることが求められます。
企画や改善案の提案
企画や改善案を提案する場面では、現状の課題、提案内容、期待できる効果を順番に説明し、実施するかどうかの判断をしてもらいます。
例えば、作業時間を月10時間削減できる業務改善案や、売上を5％伸ばす販売施策などを資料にまとめ、上司や関係者へ説明する機会があります。
提案内容を相手に正しく理解してもらい、実施の可否を判断してもらうために、プレゼンテーションが求められます。
社内説明や簡単な発表を任されることもある
社内では、大規模なプレゼンだけでなく、会議での進捗報告や研修後の学習内容の共有など、5～10分程度の説明や発表を任されることがあります。
担当した業務の結果や今後の予定を資料にまとめ、部署内や関係者へ説明する場面も少なくありません。
このような社内での説明や発表も、プレゼンテーション経験として求められる機会の一つです。
職場でプレゼン経験がある人は意外と多い
「プレゼン経験がある人」と聞くと、人前で話すことに慣れた人ばかりを想像するかもしれません。
しかし実際には、多くの人が最初は緊張や苦手意識を抱えながら、仕事の中で少しずつ経験を積んでいます。
ここでは、職場でプレゼン経験を積んでいる人に共通する特徴や、慣れていくまでの流れについて紹介します。
最初から得意な人ばかりではない
職場でプレゼンを担当している人でも、最初から人前でスムーズに話せた人ばかりではありません。
入社後に会議での報告や社内発表を経験し、その都度資料作成や話し方に慣れながら担当できるようになる人が多いです。
そのため、プレゼン経験があることと、最初から得意であることは同じではありません。
小さな発表から慣れていく人が多い
職場では、最初から大人数の前で発表するのではなく、部署内での進捗報告や5～10分程度の社内説明から担当する人が多いです。
短時間の発表を繰り返し経験することで、資料の使い方や話す流れに慣れ、その後のプレゼンにも対応しやすくなります。
そのため、小さな発表から少しずつ経験を積む人が多いです。
苦手意識を持ちながら経験している人も多い
職場でプレゼンを担当している人の中には、人前で話すことが苦手だと感じながら取り組んでいる人も少なくありません。
それでも、会議での報告や社内発表など、業務で必要になる場面があるため、苦手意識を持ったまま経験を重ねている人は多いです。
苦手であることと、プレゼン経験があることは別のものです。
実際の職場プレゼンでよくあること
実際の職場で行われるプレゼンでは、流暢な話し方や完璧な発表だけが評価されるわけではありません。
ここでは、職場のプレゼンで評価されやすいポイントや、本番で意識したい考え方について紹介します。
完璧さより「伝わるか」を見られやすい
職場のプレゼンでは、一言も間違えずに話すことよりも、内容が相手に正しく伝わるかを見られることが多いです。
目的や結論、実施内容が分かりやすく説明され、聞き手が判断や次の行動を決められる状態であれば、多少言い直したり言葉に詰まったりしても進行に大きな影響はありません。
結論を簡潔に話せると印象が変わりやすい
職場のプレゼンでは、最初に結論を1～2文で伝えると、その後の説明が理解されやすくなります。
聞き手は何について説明されるのかを最初に把握できるため、内容を追いやすくなり、要点も伝わりやすくなります。
その結果、分かりやすい説明という印象を持たれやすくなります。
内容より落ち着いて話すことを評価される場合もある
職場のプレゼンでは、早口にならず、聞き取りやすい速さで最後まで落ち着いて話せることを評価される場合があります。
内容が整理されていても、声が小さかったり説明が極端に速かったりすると、聞き手は内容を理解しにくくなります。
そのため、落ち着いた話し方が、内容を正しく伝えるうえで評価につながることがあります。
最初はプレゼン経験が少なくても普通
プレゼン経験が少ないことに不安を感じる人は少なくありませんが、社会人になったばかりの段階では経験が豊富でないことは珍しくありません。
ここでは、プレゼン経験が少ない人でも必要以上に心配しなくてよい理由を紹介します。
最初から大きな発表を任されるケースは少ない
入社直後から大人数の前で企画発表や重要な提案を任されるケースは多くありません。
最初は部署内での進捗報告や業務説明など、短時間の発表を担当しながら経験を積むことが一般的です。
そのため、プレゼン経験が少ない状態で仕事を始めることは珍しくありません。
経験より準備や伝え方を見られることも多い
プレゼン経験が少ない場合でも、資料の内容を整理し、結論から分かりやすく説明できるかを見られることは少なくありません。
事前に資料を確認し、話す順番を準備しておくことで、経験の多さだけでは判断されにくくなります。
そのため、経験よりも準備や伝え方が評価につながる場面も多いです。
場数を踏みながら慣れていく人がほとんど
職場では、会議での進捗報告や社内説明などの機会を繰り返し経験しながら、プレゼンに慣れていく人がほとんどです。
1回で上手に話せるようになるのではなく、発表を重ねる中で資料の作り方や話す順番を身につけていきます。
そのため、最初は経験が少なくても、場数を踏みながら慣れていくことが一般的です。
まとめ
プレゼン経験は、学生時代に多くの発表をしてきた人だけが持っているものではありません。
職場では、会議での進捗報告や社内説明、企画提案などを通じて、少しずつ経験を積んでいく人がほとんどです。
また、最初からプレゼンが得意な人ばかりではなく、苦手意識を持ちながら経験を重ねている人も少なくありません。
実際の職場では、完璧に話すことよりも、結論が分かりやすく伝わることや、落ち着いて説明できることが評価される場面も多くあります。
プレゼン経験が少ないことを過度に心配する必要はありません。
まずは小さな発表や社内説明の機会を一つずつ経験しながら、自分のペースで慣れていくことが大切です。