はじめに
「マイルストーンって、プロジェクトの予定表とは何が違うの？」
「どのタイミングに設定すればいいの？」と疑問に感じていませんか。
プロジェクトの計画を立てるとき、納期は決まっていても、企画の承認や設計の完了など、途中のどこに区切りを置けばよいのか迷うことがありますよね。
この記事では、マイルストーンの基本的な意味から、設定する目的、具体的な設定方法まで順を追って説明していきます。
マイルストーンとは？
マイルストーンという言葉は、もともとの意味と、ビジネスやプロジェクト管理で使われる意味が少し異なります。
ここでは、マイルストーンの本来の意味から、ビジネスでの使われ方、タスク・工程・スケジュールとの違いまで順番に説明します。
マイルストーンの本来の意味
マイルストーンは、もともと道路に一定の距離ごとに置かれ、目的地までの距離を示す「距離標」を意味する言葉です。
英語の「mile（マイル）」と「stone（石）」を組み合わせた言葉で、そこから物事の進み具合を確認する「重要な節目」という意味でも使われるようになりました。
ビジネス・プロジェクトでのマイルストーンの意味
ビジネスやプロジェクトでは、計画の途中に設定する重要な節目をマイルストーンと呼びます。
「要件確定」「設計完了」「テスト完了」などを設定し、到達できたかを確認することで、計画どおりに進んでいるか、次の段階へ進めるかを判断しやすくなります。
マイルストーンとタスク・工程・スケジュールの違い
マイルストーンは重要な節目、タスクは個別の作業、工程は複数の作業をまとめた段階、スケジュールは作業や期限を時系列で整理した計画です。
たとえば、個々の作業ではなく、複数のタスクを終えた「設計完了」などをマイルストーンとして設定し、到達できたかどうかを確認します。
マイルストーンを設定する目的とメリット
マイルストーンを設定すると、プロジェクトの途中に確認すべき節目ができるため、現在どこまで進んでいるのかを把握しやすくなります。
ここでは、進捗管理、関係者との認識共有、遅延や課題の早期発見という3つのメリットについて説明します。
プロジェクトの進捗を把握しやすくなる
マイルストーンを設定すると、「要件確定」「設計完了」「テスト完了」などの節目ごとに、プロジェクトがどこまで進んでいるかを確認できます。
予定日までに到達できているかを見ることで、計画に対する現在の進捗を把握しやすくなります。
関係者との認識を共有しやすくなる
マイルストーンに「何を」「いつまでに」完了させるかを設定すると、メンバーや関係者が共通の基準で予定を確認できます。
「5月31日までに設計完了」のように期限と達成条件を明確にすることで、目指す状態を共有しやすくなり、認識のずれを防げます。
遅延や課題を早めに発見しやすくなる
マイルストーンごとに予定日と実際の進捗を確認すれば、プロジェクト全体の完了を待たずに遅れを把握できます。
予定日になっても設計が完了していないなど、途中の節目で計画との差に気づけるため、後の工程へ影響が広がる前に対応しやすくなります。
マイルストーンの設定方法
マイルストーンを設定するときは、プロジェクトの重要な節目を洗い出し、それぞれの達成日を決めてスケジュールに反映します。
ここでは、マイルストーンを設定して管理するまでの流れを順番に説明します。
プロジェクトの重要な節目を洗い出す
まず、プロジェクトの開始から完了までの流れを確認し、途中で達成しておくべき節目を洗い出します。
「要件確定」「設計完了」「テスト完了」など、個別の作業ではなく、次の工程へ進む区切りとなる地点をマイルストーンとして設定しましょう。
達成日を決めてスケジュールに反映する
洗い出したマイルストーンごとに達成日を決め、スケジュールへ反映します。
前後のタスクに必要な期間や全体の期限を確認しながら、「6月30日に設計完了」のように具体的な日付を設定すると、必要な作業の進捗も管理しやすくなります。
ガントチャートでのマイルストーンの使い方
ガントチャートでは、通常のタスクとは分けてマイルストーンを特定の日付に配置します。
タスクは開始日から終了日までの期間で表示しますが、マイルストーンは「設計完了」などの節目を一つの時点として示すため、どの節目に向かって作業を進めているのか確認しやすくなります。
関係者と共有して定期的に見直す
設定したマイルストーンは、達成条件と日付を関係者と共有し、進捗確認のタイミングで予定どおり達成できるかを確認します。
作業の遅れやスケジュールの変更があった場合は、その影響を確認したうえで達成日を見直しましょう。
マイルストーンの具体例
マイルストーンは、プロジェクトの種類によって設定する節目が異なります。
ここでは、システム開発、Webサイト制作、イベント・社内プロジェクトの3つに分けて、マイルストーンの具体例を説明します。
システム開発プロジェクトの例
システム開発では、「要件定義完了」「設計完了」「開発完了」「テスト完了」「本番リリース」などをマイルストーンとして設定します。
それぞれに「4月30日に要件定義完了」のような達成日を決めることで、開発がどの段階まで進んでいるのかを確認しやすくなります。
Webサイト制作プロジェクトの例
Webサイト制作では、「要件確定」「デザイン確定」「サイト制作完了」「公開前確認完了」「サイト公開」などをマイルストーンとして設定します。
「6月15日にデザイン確定」「7月31日にサイト公開」のように日付を決めておくと、公開日までの進捗や各工程の期限を把握しやすくなります。
イベント・社内プロジェクトの例
イベントや社内プロジェクトでは、「企画決定」「会場・実施内容の確定」「参加者への案内完了」「開催日」などをマイルストーンとして設定します。
「9月30日に企画決定」「12月1日にイベント開催」のように日付を決めることで、開催日から逆算しながら準備の進み具合を確認できます。
マイルストーンを設定するときの注意点
マイルストーンは、数を増やせばプロジェクトを管理しやすくなるわけではありません。
ここでは、マイルストーンを設定するときに押さえておきたい3つの注意点を説明します。
細かい作業をマイルストーンにしない
マイルストーンには、個別の作業ではなく、プロジェクトの進捗を確認する重要な節目を設定します。
細かく設定しすぎると重要な地点が分かりにくくなるため、「設計完了」「テスト完了」のように、複数の作業が完了した区切りを選びましょう。
達成条件を明確にする
マイルストーンは、達成したかどうかを関係者が同じ基準で判断できるようにします。
「設計を進める」ではなく、「設計書の作成と承認が完了した状態」のように、完了したことが分かる条件を設定することが大切です。
状況に応じて見直しを行う
プロジェクトの途中でスケジュールや作業内容が変わった場合は、マイルストーンも見直します。
前の工程に遅れが出た場合などは、その影響や必要な作業期間を確認し、実際の進行状況に合わせて達成日を調整しましょう。
よくある質問
マイルストーンを実際に設定しようとすると、「タスクとは何が違うの？」「プロジェクトのどこに設定すればよい？」「何個くらい設定するのが適切？」と迷うことがあります。
ここでは、マイルストーンを設定するときによくある3つの疑問について順番に答えていきます。
マイルストーンとタスクは何が違う？
マイルストーンはプロジェクトの重要な節目、タスクはその節目に到達するために行う個別の作業です。
タスクには開始日と終了日がありますが、マイルストーンは「設計完了」のように、複数の作業が完了したことを確認する特定の時点として設定します。
マイルストーンはどこに設定すればよい？
マイルストーンは、「要件確定」「設計完了」「テスト完了」など、進捗を確認したり、次の工程へ進めるか判断したりする節目に設定します。
プロジェクト全体の流れを確認しながら、重要な成果物の完成や承認が必要になる地点を選ぶとよいでしょう。
マイルストーンは何個くらい設定すればよい？
マイルストーンの数に決まった基準はなく、プロジェクトの期間や工程によって異なります。
数を先に決めるのではなく、進捗を確認するために必要な節目だけを選び、細かな作業はタスクとして管理すると分かりやすくなります。
まとめ
マイルストーンは、プロジェクトの進捗を確認するために設定する重要な節目です。
「設計完了」「テスト完了」などの区切りを決めておくことで、現在の進み具合や遅れを把握しやすくなります。
設定するときは、細かな作業ではなく重要な節目に絞り、達成日と条件を明確にすることが大切です。まずはプロジェクト全体の流れを整理し、進捗を確認したい地点からマイルストーンを設定してみましょう。