はじめに
「取引先へのメールで『了解しました』と書いても大丈夫？」
「上司にお願いするとき、失礼にならない敬語はどれ？」と迷っていませんか。
仕事では、メールや電話、会議などで敬語を使う機会が多く、普段何気なく使っている言葉でも「この表現で合っているかな」と送信前に迷うことがありますよね。
この記事では、ビジネスでよく使う敬語を一覧で整理し、正しい使い方や具体的な例文、間違えやすい表現まで順を追って説明していきます。
ビジネス敬語の基本となる3つの種類
ビジネス敬語の基本は、尊敬語・謙譲語・丁寧語の3つです。
ここでは、3つの敬語がどのような場面で使われるのか、それぞれの意味と違いを順番に説明します。
尊敬語｜相手の動作や状態を高めて表す
尊敬語は、上司や取引先、お客様など、相手の動作や状態を高めて表す敬語です。
「言う」を「おっしゃる」、「見る」を「ご覧になる」のように、相手が行う動作に使います。
謙譲語｜自分の動作をへりくだって表す
謙譲語は、自分の動作を低く表すことで、相手を立てる敬語です。
「言う」を「申し上げる」、「行く」を「伺う」のように、自分から相手に対して行う動作に使います。
丁寧語｜「です・ます」などで丁寧に表す
丁寧語は、「です」「ます」などを使って、文章や会話を丁寧にする敬語です。
「行く」を「行きます」、「予定だ」を「予定です」のように、相手に失礼のない丁寧な表現に整えます。
ビジネスでよく使う敬語一覧
ビジネスでは、普段使っている言葉を尊敬語や謙譲語に言い換える場面が多くあります。よく使う敬語を一覧で確認しておきましょう。
| 基本の言葉 | 尊敬語 | 謙譲語 |
|---|---|---|
| 言う | おっしゃる | 申す・申し上げる |
| 行く | いらっしゃる・おいでになる | 伺う・参る |
| 来る | いらっしゃる・お越しになる | 参る |
| いる | いらっしゃる | おる |
| 見る | ご覧になる | 拝見する |
| 聞く | お聞きになる | 伺う・拝聴する |
| 知る | ご存じだ | 存じる・存じ上げる |
| 食べる・飲む | 召し上がる | いただく |
| 会う | お会いになる | お目にかかる |
| する | なさる | いたす |
| 読む | お読みになる | 拝読する |
| もらう | お受け取りになる | いただく |
尊敬語は相手の動作、謙譲語は自分側の動作に使うのが基本です。迷ったときは「誰がその動作をするのか」を確認すると、適切な敬語を選びやすくなります。
ビジネスでよく使う敬語表現と例文
ビジネスでは、普段使っている言葉をそのまま使うと、相手によってはくだけた印象になることがあります。
ここでは、ビジネスでよく使う言葉をどのような敬語に言い換えればよいのか、具体的な表現と例文を順番に紹介します。
「わかりました」は「承知しました」
上司や取引先からの依頼や連絡に対して、内容を理解したことを伝えるときは「承知しました」を使います。
「承知しました。内容を確認して対応いたします」のように伝えると丁寧です。
「すみません」は「申し訳ございません」
仕事上のミスや迷惑をかけたことを謝るときは、「申し訳ございません」を使います。
「ご連絡が遅くなり、申し訳ございません」のように、ビジネスでの謝罪に適した表現です。
「どうしますか」は「いかがなさいますか」
上司や取引先、お客様に希望を尋ねるときは、「いかがなさいますか」を使います。
「こちらの資料はいかがなさいますか」のように、相手を立てながら丁寧に確認できます。
「待ってください」は「お待ちください」
相手に少し待ってもらいたいときは、「お待ちください」を使います。
「確認いたしますので、少々お待ちください」のように伝えると、やわらかく丁寧な印象になります。
「確認してください」は「ご確認ください」
書類や内容を確認してもらいたいときは、「ご確認ください」を使います。
「添付した資料をご確認ください」のように、仕事でも自然に使える表現です。
「できません」は「いたしかねます」
依頼や要望に対応できないことを伝えるときは、「いたしかねます」を使います。
「本日中の発送はいたしかねます」のように伝えることで、直接的な言い方を避けながら丁寧に断れます。
間違いやすいビジネス敬語と正しい言い換え
ビジネスでは、普段から耳にする表現でも、上司や取引先、お客様に対して使うと不適切になる場合があります。
ここでは、間違いやすいビジネス敬語を取り上げ、それぞれの正しい言い換え方を紹介します。
「了解しました」は目上の人には「承知しました」とする
上司や取引先への返答では、「了解しました」より「承知しました」を使うと丁寧です。
依頼や連絡の内容を理解したことを伝えるときに使えます。
「ご苦労さまです」は目上の人には「お疲れさまです」とする
「ご苦労さまです」は、目上の人から目下の人に使われることが多い表現です。
上司など目上の人をねぎらうときは、「お疲れさまです」と伝えるのが一般的です。
「なるほどですね」は「おっしゃるとおりです」などに言い換える
上司や取引先の意見に同意するときは、「おっしゃるとおりです」などに言い換えると丁寧です。
「なるほどですね」は相手を評価するような印象を与える場合があるため、ビジネスでは使う相手に気をつけましょう。
「よろしかったでしょうか」は現在の確認なら「よろしいでしょうか」とする
現在の内容や相手の意向を確認するときは、「よろしいでしょうか」を使います。
「こちらの内容でよろしいでしょうか」のように尋ねると、自然で丁寧な表現になります。
「お名前を頂戴できますか」は「お名前を伺ってもよろしいでしょうか」とする
相手の名前を尋ねるときは、「お名前を伺ってもよろしいでしょうか」と伝えると自然です。
「頂戴する」ではなく「伺う」を使うことで、名前を尋ねる場面に合った表現になります。
ビジネス敬語を正しく使い分けるポイント
ビジネス敬語を正しく使うには、誰の動作について話しているのかを確認することが大切です。
ここでは、ビジネス敬語を使い分ける3つのポイントを説明します。
相手の動作には尊敬語を使う
上司や取引先、お客様など、相手の動作について話すときは尊敬語を使います。
「言う」は「おっしゃる」、「見る」は「ご覧になる」のように、誰の動作なのかを確認して使い分けましょう。
自分や身内の動作には謙譲語を使う
自分や自社の社員など、自分側の人が相手に対して行う動作には謙譲語を使います。
社外の人に自社の上司について話す場合も、「申し上げる」「伺う」などの謙譲語を使うのが基本です。
二重敬語や過剰な敬語を避ける
丁寧にしようとして敬語を重ねると、かえって不自然になることがあります。
たとえば「おっしゃられる」ではなく「おっしゃる」とするなど、必要以上に敬語を重ねないようにしましょう。
まとめ
ビジネス敬語では、相手の動作には尊敬語、自分側の動作には謙譲語を使うのが基本です。
まずは「承知しました」「申し訳ございません」など、仕事でよく使う表現から覚えていくとよいでしょう。
敬語は、丁寧な言葉を重ねればよいわけではありません。メールや電話、会議などで少しずつ正しい表現を意識し、相手や場面に合った自然な敬語を身につけていきましょう。