はじめに
「ファシリテーターとは、具体的に何をする人？」
「会議の進行役を任されたけれど、どう進めればいいの？」と疑問に感じていませんか。
複数人が参加する会議やワークショップで、なかなか意見が出なかったり、一部の人だけが話し続けたりすると、どのタイミングで声をかけ、話をまとめればよいのか迷ってしまいますよね。
この記事では、ファシリテーターの役割をはじめ、求められるスキルや会議・話し合いの具体的な進め方について順を追って説明していきます。
ファシリテーターとは？
ファシリテーターとは、会議や話し合いで参加者の意見を引き出し、論点を整理しながら議論を進める役割を担う人です。
ここでは、ファシリテーターが担う役割と、司会・進行役との違いについて説明します。
ファシリテーター
ファシリテーターは、参加者から意見を引き出し、出た意見を整理しながら話し合いを進める役割です。
発言が少ない人に声をかけたり、話がそれたときに議題へ戻したりしながら、参加者が意見を出しやすい状態をつくり、目的や結論に向けて議論を進めます。
司会・進行役とは役割が異なる
司会・進行役は、決められた順番や時間に沿って会議を進めることが主な役割です。
一方、ファシリテーターは進行だけでなく、参加者から意見を引き出して論点を整理し、話し合いを結論につなげる役割も担います。
ファシリテーターの主な役割
ファシリテーターの主な役割は、参加者が意見を出しやすい状態をつくり、出された意見を整理しながら話し合いを前に進めることです。
ここでは、意見を引き出すことから議論の整理、合意形成の支援まで、ファシリテーターが担う役割を説明します。
参加者から意見を引き出す
ファシリテーターは、発言していない参加者にも質問を投げかけ、意見を出しやすい雰囲気をつくります。
「この案についてどう考えますか」のように自由に答えられる質問をすることで、さまざまな意見を引き出しやすくなります。
出た意見を整理して議論を前に進める
複数の意見が出たら、内容が近いものをまとめたり、異なる点を分けたりしながら論点を整理します。
話が本題からそれたときは会議の目的や議題を確認し、何について話し合うのかを共有することで、議論を前に進めやすくなります。
意見の対立を調整して合意形成を支援する
意見が対立したときは、どちらか一方を支持するのではなく、それぞれの主張や理由を確認します。
共通している点と意見が分かれている点を整理することで、参加者が納得できる結論を一緒に考えやすくなります。
ファシリテーターに必要なスキル
ファシリテーターには、参加者の話を正確に聞くだけでなく、要点を整理し、必要な発言を引き出しながら議論をまとめる力が求められます。
ここでは、傾聴力や質問力、議論を整理する構成力、状況に応じて対応する力について説明します。
相手の話を聞いて要点を整理する傾聴力
ファシリテーターには、参加者の話を最後まで聞き、主張や理由を整理して受け取る傾聴力が必要です。
発言が長い場合は「つまり〇〇という意見ですね」と要点をまとめて確認することで、認識のずれを防ぎながら議論に反映できます。
発言を引き出す質問力
参加者から意見を引き出すには、「どう考えますか」「その理由は何ですか」など、自由に答えられる質問をすることが大切です。
発言が少ない人にも声をかけながら、さまざまな意見が出るように働きかけます。
議論を整理してまとめる構成力
議論をまとめるには、出された意見を論点ごとに分け、共通点や異なる点を整理する力が必要です。
話題が複数ある場合は、何を決めるのかを一つずつ確認し、最後に決定事項と未決定の内容を整理します。
参加者や状況に応じて対応する対応力
ファシリテーターは、参加者の様子や議論の進み具合に合わせて、進め方を調整することも大切です。
発言が少なければ質問を増やし、話がそれたときは議題に戻すなど、その場に合った働きかけをしながら話し合いを進めます。
ファシリテーターの基本的な進め方
ファシリテーターが話し合いを進めるときは、まず事前に目的やゴールを明確にし、開始時に参加者へ進め方とあわせて共有します。
ここでは、事前準備から意見の整理、合意形成、決定事項と次の行動を確認するまでの基本的な流れを説明します。
事前に目的やゴールを明確にする
話し合いを始める前に、何について話し、終了時に何が決まっていればよいのかを明確にします。
「意見を集める」「案を一つに決める」などゴールを具体的にしておくと、話し合う内容も絞りやすくなります。
参加者に目的と進め方を共有する
話し合いの開始時には、今回の目的やゴールを参加者へ伝えます。
あわせて議題の順番や終了時刻なども共有しておくと、参加者も何について意見を出せばよいのか分かりやすくなります。
意見を引き出して整理する
議題に沿って質問しながら、発言が少ない人にも声をかけて意見を引き出します。
出された意見は共通点や異なる点を整理し、話がそれたときは目的に戻しながら議論を進めます。
議論をまとめて合意点を確認する
意見が出そろったら、それまでの議論をまとめ、参加者の意見が一致している点と残っている論点を整理します。
どこまで合意できているのかを一つずつ確認することで、結論に向けて話し合いを進めやすくなります。
決定事項と次の行動を確認する
話し合いの最後には、決定した内容を参加者全員で確認します。
次に必要な作業がある場合は「誰が・何を・いつまでに行うか」まで決めておくと、会議後もスムーズに行動へ移せます。
ファシリテーターがうまく進行するためのポイント
ファシリテーターが話し合いをうまく進めるには、自分の考えに誘導せず、中立的な立場で参加者の意見を扱うことが大切です。
ここでは、中立的な進行、発言の偏りへの対応、議論が脱線したときの戻し方について説明します。
自分の意見を押し付けず中立的に進める
ファシリテーターは、自分が賛成する意見だけを取り上げたり、特定の結論へ誘導したりせず、中立的な立場で進めることが大切です。
自分の考えと進行を切り分け、出された意見を公平に扱うことで、参加者もさまざまな意見を出しやすくなります。
発言が偏らないよう参加者に働きかける
特定の人の発言が続いているときは、いったん内容を整理し、まだ発言していない参加者にも意見を求めます。
全員の様子を見ながら発言の機会をつくることで、一部の人だけに偏らず、さまざまな意見を集めやすくなります。
議論が脱線したときは目的に戻す
議論が本題からそれたときは、いったん話を区切り、最初に共有した目的や現在の議題を確認します。
今話し合う必要がある内容を整理して元の論点へ戻すことで、限られた時間を有効に使いやすくなります。
まとめ
ファシリテーターは、参加者が意見を出しやすい場をつくり、さまざまな考えを整理しながら話し合いを目的や結論へ導く役割を担います。
自分の意見で方向を決めるのではなく、一人ひとりの発言に耳を傾け、必要に応じて質問や論点整理を行うことが大切です。
初めてファシリテーターを担当するときは、すべてを上手に進めようとする必要はありません。
まずは会議の目的やゴールを明確にし、「参加者の意見を聞く」「話がそれたら目的に戻す」「最後に決まったことを確認する」という基本を意識するところから始めてみましょう。