目次
はじめに
「プロジェクトマネジメントは、どのような順番で進めればいいの？」
「プロジェクトを任されたけれど、最初に何を決めればいいの？」と迷っていませんか。
目標や納期は決まっていても、計画を作るタイミングや進捗を確認する方法、プロジェクト完了時に行うことまで分からないと、次に何をすればよいのか迷ってしまいますよね。
この記事では、プロジェクトマネジメントの基本的なフローと、各段階で行うことを整理します。
プロジェクトマネジメントの基本的なフロー
プロジェクトマネジメントは、立ち上げから終結まで複数の段階に分けて進めます。
ここでは、立ち上げ・計画・実行・監視とコントロール・終結の順に、各段階で行う内容を説明します。
立ち上げで目的と関係者を整理する
立ち上げでは、プロジェクトの目的と、成果物を利用・承認する人や作業を担当する人を整理します。
「何を、いつまでに、どの状態にするのか」を明確にし、関係者の役割も確認しておくことで、その後の判断や調整を進めやすくなります。
計画でタスク・スケジュール・予算・リスクを決める
計画では、必要なタスクを洗い出し、担当者や期限を決めてスケジュールを作成します。
あわせて必要な予算を見積もり、想定されるリスクと対応方法を整理して、実行後の進捗や費用を確認できる状態にします。
実行で計画に沿ってプロジェクトを進める
実行では、計画したタスクやスケジュールに沿って作業を進めます。
各担当者が期限を意識して作業しながら必要な情報を共有し、プロジェクトマネージャーは担当者間の調整を行います。
監視・コントロールで進捗を確認して修正する
監視・コントロールでは、タスクの進み具合や実際にかかった費用を確認し、計画との差を把握します。
遅れや予算超過の可能性がある場合は、担当者や期限、作業内容などを見直し、現在の状況に合わせて計画を修正します。
終結で成果物を確認してプロジェクトを完了する
終結では、完成した成果物が決めた要件を満たしているか確認し、必要な承認を受けます。
未完了の作業がないことも確認したうえで、成果物の引き渡しや資料の整理を行い、プロジェクトを完了します。
プロジェクトマネジメントのフローは一直線に進むとは限らない
プロジェクトマネジメントでは、立ち上げから終結までの各段階が必ず一方向に進むわけではありません。
ここでは、実行と進捗確認を並行して行いながら、計画を修正する流れを説明します。
実行しながら進捗を確認して必要に応じて計画を修正する
プロジェクトでは、計画に沿って作業を進めながら、タスクの進捗や実際にかかった費用を確認します。
遅れや予算との差が生じた場合は原因を確認し、担当者や期限、作業内容を見直しながら、現在の状況に合わせて計画を修正します。
まとめ
プロジェクトマネジメントは、立ち上げ、計画、実行、監視・コントロール、終結という流れで進めます。
立ち上げでは目的と関係者を整理し、計画ではタスク・スケジュール・予算・リスクを決めたうえで、実際の作業を開始します。
実行中は進捗や費用を計画と比較し、遅れや予算との差が生じた場合は、担当者や期限、作業内容を見直して計画を修正します。
最後に成果物が要件を満たしているか確認し、承認や引き渡しなどの手続きを終えることで、プロジェクトを完了します。