目次
はじめに
本書の目的
この章では、本資料の全体像と使い方を丁寧にご案内します。プレゼンに苦手意識がある方でも、準備から実践まで段階的に身につけられるよう構成しています。具体的な例や練習法を交え、実務で使えるスキルを目指します。
誰のための資料か
・社内報告や社外提案を控えたビジネスパーソン
・発表の機会が増えた学生や新人
・伝え方を見直したいすべての方
分かりやすさを重視し、専門用語は最小限にしました。
本資料の構成と使い方
第2章から第11章まで、目的設定、準備、構成、資料作成、話し方、練習、質疑応答、オンライン対応まで順を追って説明します。各章は単独で役立つように作っていますので、必要な章だけ読むこともできます。実践を重ねるために、章末のポイントを真似して練習してください。
読むときのポイント
読むだけで終わらせず、小さな実践を繰り返してください。例えば、資料作成の章を読んだら1枚だけスライドを作ってみる。話し方の章を読んだら1分間の説明を録音して聞き直す。少しずつ改善すると自信がつきます。
プレゼンの目的を明確にする
なぜ目的を明確にするか
プレゼンの基本目的は聞き手の行動を促すことです。目的がぶれると話の焦点がぼやけ、説得力や印象が弱まります。目的を明確にすると、準備や構成が効率的になり、聞き手も理解しやすくなります。
目的を具体化するための3つの質問
1) 誰に伝えるのか（対象）
2) 何を伝えたいのか（核心メッセージ）
3) 聞き手にどんな行動を期待するか（望む結果）
これらに答えると、伝えるべき情報と削るべき情報が見えてきます。
目的のタイプと具体例
- 情報提供：現状を共有する（例：月次報告）
- 説得：意見や提案を支持させる（例：新提案の採用要請）
- 行動喚起：具体的な行動を促す（例：参加登録や購入）
- 意思決定支援：判断材料を示す（例：投資判断のための比較）
目的を測る指標（KPI）
- 行動数（申込件数、承認の有無）
- 理解度（簡単な確認アンケート）
- 満足度（聞き手の反応）
目的を伝えるコツ
冒頭で目的を明言し、スライドや口頭で要約を繰り返します。最後に具体的な次の一手（例：承認をお願いします、資料を配布します）を示すと行動につながりやすくなります。
事前準備の重要性と方法
なぜ事前準備が大切か
プレゼンは準備が結果を左右します。準備を丁寧に行うと話す内容が整理され、自信を持って臨めます。想定外のトラブルにも落ち着いて対応できます。
具体的な準備項目
- プレゼンの流れ・段取り確認：導入、要点、結論の順を決め、時間配分を決めます。要点は3つ前後に絞ると伝わりやすいです。
- 練習：声の大きさ、語尾の確認、間の取り方を意識して何度か通します。実際に声に出すと改善点が見つかります。
- 資料の作成・修正：スライドは一枚一メッセージ。図や箇条書きを使い、文字は読みやすくします。配布資料は要点を補強するものにします。
- 会場・機材の下見：プロジェクターや音響、ケーブル類を事前に確認します。接続アダプタや予備のバッテリーも用意します。
本番に近い予行演習のすすめ方
会場に近い環境でリハーサルします。時間を測り、想定質問を受ける練習もします。録音や録画をすると自分の話し方や姿勢が客観的に分かります。
当日の余裕を作るコツ
準備は前日までに完了させ、当日は余裕を持って会場入りします。早めに到着して機材確認を終え、深呼吸して落ち着いて開始できるようにします。
伝わる構成とPREP法の活用
PREP法とは
PREPはPoint（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論の再提示）の順で話す構成です。結論を先に示すため、聞き手が全体像をつかみやすくなります。
各要素の書き方とポイント
- Point：一文で簡潔に。聞き手が覚えやすい言葉で伝えます。
- Reason：結論を裏付ける理由を2〜3点に絞ります。順序は重要度順に。
- Example：具体的な事例や数字、短いエピソードで裏付けます。図やグラフも効果的です。
- Point（再提示）：最初の結論を短く繰り返し、行動につながる一言を添えます。
話す順序と見せ方の工夫
最重要点を先に示し、理由→具体例の流れで深めます。スライドは1スライド1メッセージを心がけ、見出しに結論を入れると親切です。転換時には「次に理由を説明します」と簡潔に宣言してください。
具体例（短いスクリプト）
Point：来期は週1回の報告会を廃止し、週報で情報共有します。
Reason：会議時間が削減でき、生産性が上がるためです（平均30分×週4回→週2時間削減）。
Example：先月の試行でメール中心にしたチームは週3時間の残業減少を確認しました。
Point：まずは1か月の試行で効果を測定しましょう。
よくある失敗と対策
長く説明しすぎる、具体例が抽象的、結論を最後に出す、の三つが多いです。話は短くし、例は必ず一つだけ具体的な数字やエピソードを入れてください。練習では時間配分を守ることを意識しましょう。
効果的な資料作成のポイント
基本方針
資料は「伝えたいことだけ」を載せ、視覚的に見やすくします。情報を絞ると聞き手が集中しやすくなります。専門用語は極力避け、どうしても使う場合は一言で注釈を付けます。
スライドの構成（1枚1メッセージ）
・1枚につき伝えたいメッセージを一つに絞ります。
・箇条書きは3〜5行までにし、長文は避けます。
デザインのコツ
・フォント：タイトルは32〜40pt、本文は24〜28ptを目安にします。
・色使い：背景と文字は高いコントラストにして読みやすくします。重要な語は色や太字で強調します。
・余白：詰め込みすぎないで、余白を大切にします。
図表と画像の使い方
・数字や傾向は図表で示すと理解が速くなります。グラフはシンプルにして注目点を一つに絞ります。
・画像は説明に直結するものだけ使い、画質は高く保ちます。
テキストと話し手の役割
資料は補助に徹し、説明は話し手がします。スライドをそのまま読むのは避けてください。スピーカーノートで詳細を管理すると便利です。
作成時のチェックリスト
・伝えたいメッセージが一目で分かるか
・文字は読みやすい大きさか
・図表がシンプルか
・色やフォントに統一感があるか
・スライドを読むだけの構成になっていないか
これらを意識すると、より伝わる資料になります。
話し方のコツとボディーランゲージ
1. 第一声と話すスピード
第一声は印象を左右します。明るく、自信を持って始めましょう。たとえば「おはようございます。本日は〜についてお話しします」とはっきり言うだけで聞き手の集中を引けます。声は大きすぎず聴衆全体に届く程度にし、普段より少しゆっくり話すと伝わりやすくなります。
2. 間（ポーズ）の使い方
要点の前後で短い間を置くと、話にメリハリが付きます。重要な結論の直後に一呼吸置くと、聞き手が内容を整理できます。数秒の沈黙を恐れず、意図的に使いましょう。
3. 声の高さと抑揚
単調にならないよう、声の高さや強弱をつけます。キーワードで声を少し強める、結論は低めにして安定感を出すなど、場面に合わせて変えると説得力が増します。
4. 視線と表情
聞き手に視線を配り、全体をまんべんなく見ると一体感が生まれます。一人に長く視線を留めすぎないよう、2〜3秒ずつ区切って視線を動かすと自然です。適度な笑顔は安心感を与えます。
5. ジェスチャーと姿勢
開いた姿勢で胸を張り、手は腰の高さで見える位置に保ちます。ジェスチャーは言葉と連動させ、過度にならないように意識します。歩き回るときは目的を持った移動にし、落ち着いて始めと終わりの位置を決めると見やすくなります。
6. 聞き手の反応を読む
頷きや表情を見て話す速度や説明の深さを調整します。質問が出やすそうなら、要点を短く区切って確認を入れると双方向になります。
実践の短い練習法
・冒頭の一文を何度か録音して聞き比べる。\
・重要な一文の前後で1〜2秒のポーズを作る練習をする。\
・鏡やスマホで表情とジェスチャーをチェックする。
これらを意識して少しずつ改善すると、聞き手に伝わるプレゼンになります。
体験談やストーリー性を加える
なぜ重要か
自分の体験やストーリーは、数字や事実よりも感情に訴えます。聞き手が共感しやすくなり、メッセージが記憶に残りやすくなります。説得力を高めたいときは、まず一つの具体的な事例を用意しましょう。
どんな体験を使うか
- 個人的な失敗や学び
- 顧客の成功事例
- 日常での気づきや観察
これらは身近で具体的なほど効果的です。専門用語は避け、誰でもイメージできる場面に置き換えてください。
構成（状況→行動→結果）
簡潔な流れを作ります。まず状況（いつ・どこで・誰が）を示し、次に自分が何をしたか、最後に得られた結果や気づきを伝えます。結果はできれば数値や具体的な変化で示すと説得力が増します。
作り方の手順
- 話す目的に合う体験を一つ選ぶ
- 3〜4文で状況を説明する
- 主な行動を1〜2文で述べる
- 結果と学びをまとめる（1文）
- 聞き手への問いかけや示唆でつなげる
実例（短め）
「初めての提案で予算が通らず悔しい思いをしました。改善点をチームで話し合い、顧客の優先順位を再定義したところ、次回は受注率が30%上がりました。この経験から準備の視点が変わりました。」
注意点
個人情報や他者のプライバシーは守ること。話が長くなりすぎないよう簡潔にまとめ、主題と関係のない細部は省きましょう。
効果的な練習方法
1. 練習の目的を明確にする
まず、練習ごとに目標を決めます。構成の確認、時間配分、身振り、表情、声の質など、テーマを絞ると効率が上がります。短時間で一つに集中して繰り返すと身につきやすいです。
2. 繰り返しと段階的練習
最初は通しで流れをつかみ、次にパートごとに分けて重点練習します。時間計測をしながら本番に近い回数をこなすことで自然に調整できます。
3. 録画・録音で客観視する
自分を録画・録音して見返します。話す速さ、間の取り方、視線や手の動きが客観的に分かります。改善点をメモにして次回に活かします。
4. 体と声のコンディションを整える
良い姿勢は声の通りを良くし、自信にもつながります。深呼吸や発声練習を行い、滑舌や抑揚をチェックします。短いウォームアップを習慣にしてください。
5. 実践的な準備
鏡やスマホを使ったリハーサル、同僚や友人を観客にしてリハーサル、想定問答での質疑応答練習を取り入れます。本番に近い環境で試すと緊張対策になります。
6. フィードバックと改善のサイクル
第三者の意見を取り入れ、課題を絞って再練習します。小さな改善を積み重ねると大きな差になります。
7. 継続のコツ
短時間・頻度高めの練習を続けることが大切です。練習記録を残すと進歩が見え、モチベーションにつながります。
プレゼン上手な人を参考にする
なぜ参考にするか
上手な人を観察すると、短時間で効果的な技術を学べます。声の使い方や間、ジェスチャー、構成の進め方など、実践的なヒントが多く見つかります。自分に合う部分だけ取り入れると無理なく上達します。
観察ポイント（具体例）
- 声：強弱や速さ、抑揚のつけ方を聞き取る。
- 間の取り方：重要な箇所でのポーズや沈黙の長さを確認する。
- 身振り・表情：視線や手の動きが話を補助しているか見る。
- 構成の流れ：導入→本論→結論のつなぎ方を意識する。
- 資料との連携：スライドをめくるタイミングと説明の一致を観察する。
分析と記録の方法
短いクリップ（1〜3分）を選び、2〜3回見ると細かい工夫が分かります。気づきをタイムスタンプとともにメモし、特に使えそうなフレーズや動きを抜き出します。
取り入れ方と練習法
まずは“模倣”から始めます。好きな部分を真似て録音や撮影を行い、自分の癖と比べます。次に自分流にアレンジして自然にできる範囲で取り入れます。フィードバックをもらって調整すると効果が高まります。
参考になるプレゼンの種類
- TED風：短く強いメッセージを届ける構成。
- 社内リーダー：実務に即した説得的な説明。
- 教授や講師：論理的で段階的な説明。
短時間でできる練習メニュー
1) 1分間の導入部分を模倣して録音する。 2) 重要な一文の前後で意識的に2秒間の間を作る。 3) 観察したジェスチャーを1分間だけ繰り返す。
これらを繰り返すことで、参考にした良い部分が自分の武器になります。
質疑応答・双方向性の工夫
想定質問と準備
事前に想定質問をリスト化し、短く分かりやすい答えを用意します。例えば「費用は？」には具体的な数字と条件を一文で示す練習をします。難しい質問は受け流すための一文（例：「後ほど詳しくご説明します」）を用意しておくと安心です。
会場での受け答えのコツ
質問を受けたらまず相手の言葉を繰り返して確認します（例：「つまり導入期間について、ということでよろしいですか？」）。声をはっきりさせ、簡潔に答えます。時間が限られる場合は「手短にお答えします」などを宣言します。
双方向性を高める工夫
聞き手に問いかけを挟みます。具体例：選択肢を示して「どれが当てはまりますか？」と手を挙げてもらう、簡単なアンケートやクイズを行う。話を途中で止めて反応を待つことで集中を促します。
難しい質問や批判への対応
感情的にならず礼儀正しく受け止めます。分からない場合は正直に「確認して折り返します」と伝え、フォローの方法を明確にします。相手の懸念を受け止めつつ事実で補足する姿勢が信頼につながります。
終了とフォローアップ
Q&Aの終わりに重要点を一言でまとめ、連絡先や資料の入手方法を案内します。個別に話したい人には時間を取る旨を伝え、後日のフォローを忘れないようにします。
オンラインプレゼンの注意点（補足）
1. 事前チェックは念入りに
オンラインでは会場での臨機応変が難しいです。カメラの位置は目線と同じ高さにして、顔全体が映るようにします。マイクやヘッドセットの音質を確認し、雑音が入らないように周囲を整えます。通信は可能なら有線接続を使い、回線速度が不安な場合は画質を下げる準備をしておきます。
2. 視線・表情の工夫
カメラを見ることで相手には“目を見て話している”印象を与えます。画面の参加者を見続けるより、たまにカメラに視線を戻すことを意識してください。表情は大げさにならない程度に明るくすると、受け手に伝わりやすくなります。
3. 声の調子と話すペース
オンラインでは声がこもりやすく、間も伝わりにくいです。はっきりとした声量で、句読点ごとに少し間をとると理解されやすくなります。重要なポイントは声のトーンを変えて強調すると効果的です。
4. 資料と画面共有のポイント
スライドは文字を大きくし、コントラストを強めにします。画面共有時は必要なウィンドウだけを見せ、通知や余計なタブは閉じておきます。動画や音声を流す場合は、その機能を事前にテストしてください。
5. 双方向性の維持
反応が見えにくいので、定期的に問いかけを入れます。チャットやリアクション機能を活用し、簡単な挙手やアンケートで参加を促します。短いQ&Aや休憩をはさむと集中が続きます。
6. トラブル時の対応とバックアップ
開始前に接続テストを行い、事前に代替手段（電話番号や資料の共有方法）を用意します。トラブルが起きたら落ち着いて状況を伝え、簡潔に次の手順を提示してください。録画機能を使えば、後から内容を補完できます。
7. リハーサルの重要性
実際の環境で一度通しで練習します。音量や画面切り替え、資料の見え方を確認しておくと当日の余裕が生まれます。相手役に録画を見てもらい、第三者の視点で改善点を探しましょう。