業務では「報告・依頼・相談」が頻繁に発生しますが、言い回しひとつで伝わりやすさや相手の反応が変わります。
ここでは、どんな場面でも使える基本の型と具体例をまとめました。メールでも口頭でも使える内容です。
目次
伝わる報告の基本
報告は
の順でまとめるとスムーズです。
最初に“何を伝えたいか”を示すと、相手が読みやすくなります。
報告の型
- 結論
- 背景・理由
- 詳細・補足
- 今後の対応
報告の例文
例1：進捗報告
「〇〇の資料作成は、本日中に初稿を提出できます。内容の確認が必要なため、最終版は明日の午前中にお送りします。」
例2：トラブル報告
「システムに不具合が発生しております。現在、原因調査を進めています。判明次第、対応方針をご報告いたします。」
依頼を伝える時のポイント
依頼は“相手の負担を考えること”がもっとも重要です。期限・目的・メリットを添えると受け入れられやすくなります。
依頼の型
- 目的
- やってほしい内容
- 期限
- 配慮の一言
依頼の例文
「お手数ですが、添付資料の確認をお願いできますでしょうか。
〇〇の記載内容について、今日の17時までに問題ないかお知らせいただけると助かります。」
悪い例 → 「確認お願いします」
良い例 → 「〇〇の確認を、本日17時までにお願いできますか？」
相談を円滑に進めるコツ
相談は、情報の整理が不十分なまま話すと相手が判断しづらくなります。
事前に「現状・課題・選択肢」をまとめておくと話が早くなります。
相談の型
- 現状
- 課題・懸念
- 選択肢（自分の考えを含む）
- 判断してほしいポイント
相談の例文
「現在、A案とB案で迷っています。A案はコストが高い一方、スケジュールが短縮できます。
B案は安いものの、完成が遅れます。今回は納期を優先すべきと考えていますが、ご意見をいただけますでしょうか。」
場面別で使える便利フレーズ
進捗を伝える時
- 「予定どおり進んでおります」
- 「当初計画より遅れていますが、〇日までに調整可能です」
期限を伝える時
- 「〇日までにご確認いただけると助かります」
- 「締切の関係上、早めにご意見をいただけますと大変助かります」
緊急連絡の時
- 「至急ご確認いただきたく、ご連絡しました」
- 「急ぎのご相談があり、ご都合の良い時間を教えていただけますか？」
相手への配慮
- 「お忙しいところ恐れ入りますが」
- 「ご負担をおかけしますが」
- 「差し支えなければ」
文章で伝えるときに気をつけたいこと
主語を入れる
「確認します」→「こちらで確認します」
「必要です」→「当社としては必要です」
一文を短くする
長文は読み手が迷います。区切って簡潔に。
曖昧語を避ける
「なるべく早く」→「明日の午後までに」
「問題なさそう」→「現時点では問題ありません」
報告・依頼・相談がうまくいくと何が変わるか
- 仕事の誤解が減る
- やり取りがスムーズになる
- 相手のストレスを減らせる
- 信頼関係が築きやすくなる
- プロジェクト全体の進み方が変わる
「上手に話す」より「整理して伝える」だけで成果は大きく変わります。
まとめ
報告・依頼・相談は、型を覚えるだけで誰でも上達します。
結論から伝え、短く区切り、必要な情報だけを整理する。
たったこれだけで相手の理解度が上がり、コミュニケーションの質が大きく変わります。
日常のメールやミーティングで、今日から取り入れてみてください。