はじめに
「プロジェクトマネジメント技術には、具体的にどんな手法があるの？」
「進捗管理や課題管理など、実務ではどの手法を使えばいいの？」と迷っていませんか。
プロジェクトを任されると、作業の洗い出しやスケジュール作成、進捗確認、リスクへの対応など、管理する内容が増え、どの方法をどの場面で使うべきか分からなくなることがありますよね。
この記事では、実務で使われる主なプロジェクトマネジメント技術と、それぞれの特徴や使う場面、目的に応じた使い分けを紹介します。
プロジェクトマネジメント技術とは？
プロジェクトマネジメント技術とは、プロジェクトの目標達成に向けて、必要な作業や人員、期限、課題などを管理するための技術です。
ここでは、プロジェクトを管理する技術と、人を動かすための技術に分けて説明します。
計画・実行・進捗・リスクを管理するための実践的な技術
プロジェクトマネジメント技術には、必要な作業を整理して担当者や期限を決め、計画に沿って進めるための技術が含まれます。
実行後は進捗を確認し、遅れがあれば原因や影響を把握して必要な対応を考えます。
また、想定されるリスクを事前に洗い出し、発生する可能性や影響を確認して対応方法を決めておくことも大切です。
チームや関係者を動かす技術もプロジェクトマネジメントに含まれる
プロジェクトマネジメントには、作業の管理だけでなく、チームや関係者と情報を共有し、スムーズに行動できるよう調整する技術も含まれます。
担当者には作業内容や期限、優先順位を伝え、関係者には進捗や課題、判断が必要な内容を共有します。
認識のずれをその都度確認することで、関係者が同じ方向を向いてプロジェクトを進めやすくなります。
プロジェクトマネジメントで使う主な技術
プロジェクトマネジメントでは、作業内容を整理するだけでなく、スケジュールやコスト、品質、リスク、関係者との情報共有まで管理する必要があります。
ここでは、プロジェクトの計画から実行までに使う主な技術を順に説明します。
WBSでタスクを分解して整理する
WBSは、プロジェクトに必要な作業を細かく分解し、実施するタスクを整理する技術です。
成果物や工程ごとに作業を分け、担当者が実行できる単位まで整理することで、作業の抜けや重複を確認しやすくなります。
整理したタスクは、担当者や期限を決める際の基準としても活用できます。
ガントチャートでスケジュールと進捗を可視化する
ガントチャートは、各タスクの開始日と終了日を横棒で示し、プロジェクト全体のスケジュールを見える形にする技術です。
タスクを並べることで、作業の順番や期間の重なり、予定と実際の進捗の違いを確認できます。
遅れが見つかった場合は、後続のタスクやプロジェクト全体の完了予定日への影響も確認します。
コスト管理と品質管理で予算と成果を管理する
コスト管理では、あらかじめ設定した予算と実際に発生した費用を比較し、予算内で進んでいるかを確認します。
品質管理では、完成した成果物が事前に決めた要件や品質基準を満たしているかを確認します。
費用と成果物の状態を継続して確認することで、予算と品質のバランスを保ちながらプロジェクトを進められます。
リスク管理で問題の発生に備える
リスク管理では、プロジェクトの進行に影響する可能性がある問題を事前に洗い出します。
発生する可能性や影響の大きさを確認し、優先度の高いリスクには予防策や発生した場合の対応方法を決めておきます。
プロジェクト開始後も状況を確認し、リスクに変化があれば対応方法を見直すことが大切です。
コミュニケーション管理で関係者の認識をそろえる
コミュニケーション管理では、誰にどの情報をいつ共有するのかを決め、関係者の認識をそろえます。
進捗や課題、変更内容などを必要な相手に共有し、情報の不足や認識のずれがないか確認します。
認識に違いが見つかった場合は、決定事項や担当範囲を確認し、同じ内容を共有したうえで作業を進めます。
問題解決と意思決定でプロジェクトを前に進める
問題が発生した場合は、原因やプロジェクトへの影響を整理し、必要な対応方法を検討します。
複数の選択肢がある場合は、納期・コスト・品質への影響を比較したうえで、実施する方法や担当者、期限を決めます。
状況に合わせて必要な判断を行うことで、作業の停滞や遅れをできるだけ抑えながらプロジェクトを進められます。
課題に合わせてプロジェクトマネジメント技術を使い分ける
プロジェクトマネジメント技術は、プロジェクトで発生している課題に合わせて使い分ける必要があります。
ここでは、プロジェクトで直面する課題ごとに、どの技術を使えばよいのかを説明します。
タスクを整理したいときはWBSを使う
プロジェクトで必要なタスクを整理したいときは、WBSを使って作業を細かく分解します。
成果物や工程ごとに作業を分け、担当者が実行できる単位まで具体化することで、必要な作業の抜けや重複を確認しやすくなります。
整理したタスクをもとに担当者や期限を決めれば、誰が何を行うのかも明確にできます。
日程や遅れを把握したいときはガントチャートと進捗管理を使う
日程や作業の遅れを把握したいときは、ガントチャートで各タスクの期間を整理し、予定と実際の進捗を比較します。
作業の順番や期間の重なりを見える形にすることで、遅れているタスクも把握しやすくなります。
遅れが見つかった場合は、後続のタスクやプロジェクト全体の完了予定日への影響も確認します。
問題の発生に備えたいときはリスク管理を使う
問題の発生に備えたいときは、リスク管理を使って起こる可能性のある問題を事前に洗い出します。
発生する可能性や影響の大きさを確認し、優先度の高いリスクには予防策や発生した場合の対応方法を決めておきます。
プロジェクトの進行中も状況を確認し、リスクに変化があれば対応方法を見直します。
関係者との認識をそろえたいときはコミュニケーション管理を使う
関係者との認識をそろえたいときは、共有する情報や相手、タイミングをあらかじめ決めておきます。
進捗や課題、変更内容、決定事項などを必要な相手に共有し、それぞれの認識に違いがないか確認します。
認識のずれが見つかった場合は、決定事項や担当範囲を改めて確認し、作業に影響が出る前に調整することが大切です。
問題が発生したときは状況を把握して対応を判断する
問題が発生したときは、まず状況を確認し、原因や影響するタスク、期限などを整理します。
複数の対応方法が考えられる場合は、スケジュール・コスト・品質への影響を比較し、適した方法を選びます。
対応方法が決まったら担当者と期限を明確にし、必要な対応を進めていきます。
プロジェクトマネジメント技術を実務で活かすポイント
プロジェクトマネジメント技術を実務で活かすには、WBSやガントチャートなどの手法を使うこと自体を目的にしないことが重要です。
ここでは、プロジェクトマネジメント技術を実務で活用するための3つのポイントを説明します。
手法を使うこと自体を目的にしない
WBSやガントチャートなどの手法は、作成すること自体ではなく、プロジェクトに必要な情報を整理して管理するために使います。
WBSで整理したタスクには担当者や期限を設定し、ガントチャートでは予定と実際の進捗を比較するなど、その後の管理につなげることが大切です。
手法を使って何を把握し、どのような判断や行動につなげるのかを意識しましょう。
プロジェクトの規模や状況に合わせて必要な技術を選ぶ
使用する技術は、プロジェクトの規模や進行状況、抱えている課題に合わせて選びます。
タスクを整理するならWBS、日程や遅れを確認するならガントチャート、問題に備えるならリスク管理というように、目的に合ったものを取り入れます。
すべての技術を使うのではなく、その時点で必要な管理に合わせて選ぶことが大切です。
進捗を確認しながら計画や対応方法を見直す
プロジェクト開始後は、予定と実際の進捗を定期的に比較し、計画どおりに進んでいるかを確認します。
遅れや問題、新たなリスクが見つかった場合は、影響するタスクや期限を確認し、作業の順番や担当者、対応方法を見直します。
実際の状況に合わせて計画を更新することで、現状とのずれを抑えながらプロジェクトを進めやすくなります。
まとめ
プロジェクトマネジメント技術とは、プロジェクトの目標達成に向けて、タスクやスケジュール、コスト、品質、リスク、関係者との情報共有などを管理するための技術です。
実務では、タスクを整理するWBS、日程や進捗を確認するガントチャート、問題に備えるリスク管理、関係者の認識をそろえるコミュニケーション管理などを目的に応じて使い分けます。
重要なのは、手法を使うこと自体を目的にせず、プロジェクトの規模や状況、発生している課題に合わせて必要な技術を選ぶことです。
プロジェクト開始後も進捗や問題を確認しながら計画や対応方法を見直し、現状に合わせて管理を続けていきましょう。