目次
はじめに
「やるべきタスクが多くて、どれから手をつければいいの？」
「複数のプロジェクトが同時に進んでいるけれど、何を優先すればいいのか判断できない」と迷っていませんか。
締め切りが近い仕事、売上に関わる案件、ほかのメンバーが作業を待っているタスクなどが重なると、目の前の仕事から処理してよいのか、それとも重要な仕事を先に進めるべきなのか分からなくなりますよね。
この記事では、優先順位を決めるときの判断基準や具体的な決め方、整理に使えるフレームワークを紹介します。
タスクやプロジェクトの優先順位を決める基本的な考え方
タスクやプロジェクトの優先順位を決めるときは、重要な仕事から取り組めるように順番を整理する必要があります。
ここでは、優先順位を決める目的やタスクとプロジェクトの考え方の違い、判断前に整理しておきたい項目について説明します。
優先順位を決める目的
優先順位を決める目的は、限られた時間のなかで重要な仕事から取り組めるようにすることです。
すべての仕事を同じように扱うと、期限が近い仕事や成果への影響が大きい仕事への対応が遅れることがあります。
期限や重要度を確認して順番を決めておけば、今取り組むべき仕事が分かりやすくなります。
タスクとプロジェクトでは優先順位の考え方が異なる
タスクは1つの作業単位なので、期限や重要度、作業時間をもとに優先順位を決めます。
一方、プロジェクトは複数のタスクで構成されるため、全体の期限や目的を確認し、それぞれのタスクを進める順番まで考えることが大切です。
優先順位を決める前に整理しておきたい項目
優先順位を決める前に、期限・重要度・作業量を整理しておきましょう。
「いつまでに終える必要があるか」「完了しないとどの程度影響するか」「何時間・何日かかるか」を確認しておくと、どの仕事から取り組むべきか判断しやすくなります。
タスクやプロジェクトの優先順位を判断する基準
タスクやプロジェクトの優先順位を決めるときは、感覚だけで順番を決めず、複数の基準に沿って判断することが大切です。
ここでは、重要度・緊急度・影響度や効果・期限やリスクの4つの基準から、優先順位の判断方法を説明します。
重要度で判断する
重要度は、その仕事を完了しなかった場合にどの程度の影響が出るかで判断します。
目標の達成や業務の進行に大きく影響する仕事は重要度を高くし、後回しにしても影響が少ない仕事は低く設定します。
「高・中・低」の3段階に分けると、優先する仕事を判断しやすくなります。
緊急度で判断する
緊急度は、期限までにどのくらい時間が残っているかで判断します。
当日や翌日までに対応が必要な仕事は高く、期限まで余裕がある仕事は低く設定します。
残り時間を確認しておくと、すぐに取り組むべき仕事が分かりやすくなります。
影響度・効果の大きさで判断する
影響度・効果は、その仕事によってどの程度の成果が得られるかで判断します。
売上やコスト、作業時間などの指標を決め、数値で比較できる場合は同じ基準で確認しましょう。
同じ作業時間であれば、より大きな効果が期待できる仕事を優先します。
期限やリスクを考慮して判断する
期限やリスクは、期限までの残り時間と、対応が遅れた場合の影響を確認して判断します。
後続の作業が遅れたり、納期に間に合わなくなったりする仕事は、優先順位を高くします。
期限が近く、遅れた場合の影響も大きい仕事ほど、早めに取り組みましょう。
優先順位を決める代表的なフレームワーク
タスクやプロジェクトの優先順位に迷ったときは、判断基準を整理できるフレームワークを使う方法があります。
ここでは、代表的な2つのフレームワークの特徴と、目的に合わせた選び方を説明します。
アイゼンハワーマトリクス
アイゼンハワーマトリクスは、仕事を「重要度」と「緊急度」の2軸で4つに分ける方法です。
「重要かつ緊急」「重要だが緊急ではない」などに分類することで、どの仕事から取り組むべきか整理しやすくなります。
複数の仕事を抱えていて、着手する順番に迷ったときに役立ちます。
MoSCoW法
MoSCoW法は、仕事や要件を「Must」「Should」「Could」「Won't」の4段階に分ける方法です。
「必ず対応する」「対応するべき」「余裕があれば対応する」「今回は対応しない」と分類することで、限られた期間のなかで優先するものを整理できます。
どのフレームワークを使えばよい？選び方のポイント
重要度と緊急度から着手する順番を決めたい場合は、アイゼンハワーマトリクスが向いています。
一方、仕事や要件を必要性に応じて分けたい場合は、MoSCoW法が適しています。
何を基準に優先順位を決めたいのかを確認して、自分の目的に合う方法を選びましょう。
フレームワークを使った優先順位の決め方
フレームワークを使って優先順位を決めるときは、最初に対応が必要なタスクをすべて洗い出します。
ここでは、タスクの洗い出しから分類、優先順位を決定して実行するまでの手順を説明します。
タスクを洗い出す
最初に、対応が必要なタスクをすべて書き出します。
「何を完了すれば終わりか」が分かる作業単位に分け、期限や必要な作業時間も確認しておきましょう。
一覧にまとめることで、優先順位を決めるタスクを整理しやすくなります。
判断基準に沿って分類する
洗い出したタスクを、使用するフレームワークの基準に沿って分類します。
アイゼンハワーマトリクスなら重要度と緊急度、MoSCoW法ならMust・Should・Could・Won'tの4段階で整理します。
同じ基準で分類することで、それぞれの優先度を比べやすくなります。
優先順位を決定して実行する
分類した結果をもとに、タスクへ取り組む順番を決めます。
アイゼンハワーマトリクスなら「重要かつ緊急」、MoSCoW法なら「Must」に分類したタスクから取り組みましょう。
優先度の高いタスクから順番に進めることで、やるべき仕事を迷わず進めやすくなります。
優先順位付けで失敗しやすいポイントと対処法
優先順位を付けても、緊急度だけを基準にしたり、一度決めた順番を見直さなかったりすると、本来優先すべき仕事への対応が遅れることがあります。
ここでは、優先順位付けで起こりやすい失敗と、それぞれの対処法を説明します。
緊急度だけで判断してしまう
緊急度だけで優先順位を決めると、期限が近い仕事に追われ、重要な仕事への着手が遅れることがあります。
期限だけでなく、完了しなかった場合の影響も確認して判断しましょう。
緊急度が低くても重要な仕事は、あらかじめ着手日を決めておくことが大切です。
優先順位を見直さず固定してしまう
一度決めた優先順位をそのままにすると、期限の変更や新しいタスクに対応しにくくなります。
状況が変わったときは、既存のタスクと重要度・緊急度を比べ、取り組む順番を見直しましょう。
その時点で優先すべき仕事を確認することで、状況に合わせて進めやすくなります。
すべてを最優先にしてしまう
すべての仕事を最優先にすると、どれから取り組むべきか判断できなくなります。
重要度や緊急度をもとに「高・中・低」などに分け、優先度に差をつけましょう。
同じ優先度の仕事がある場合は、期限が近いものから取り組みます。
優先順位に迷ったときの判断基準
優先順位に迷ったときは、重要度や期限、対応が遅れた場合の影響を確認します。
まず完了しなかった場合の影響を比べ、次に期限までの残り日数を確認しましょう。
それでも迷う場合は、対応が遅れることで後続の作業や納期に影響する仕事を優先します。
まとめ
タスクやプロジェクトの優先順位を決めるときは、目の前の仕事から取りかかるのではなく、重要度や緊急度、期限などを確認して順番を整理することが大切です。
判断に迷った場合は、アイゼンハワーマトリクスやMoSCoW法を使うと、何を優先すべきか整理しやすくなります。
また、一度決めた優先順位にこだわる必要はありません。新しい仕事が増えたり期限が変わったりしたときは、その都度見直していきましょう。
まずは今抱えている仕事を書き出し、優先順位を付けるところから始めてみてください。