目次
はじめに
「プロジェクトマネジメントのリスク管理は、何を確認すればいいの？」
「問題が起きてから対応するのではなく、事前にどこまで備えておけばいいの？」と迷っていませんか。
プロジェクトを進めていると、納期の遅れや担当者の不足、予算の超過など、予定どおりに進まなくなる可能性があります。
特に、起こるかどうか分からない問題まで考え始めると、何をリスクとして管理すればよいのか分からず、対策を決めるところで手が止まってしまいますよね。
この記事では、プロジェクトマネジメントにおけるリスク管理の意味や基本的な進め方、実施するときのポイントについて、順を追って説明していきます。
プロジェクトマネジメントにおけるリスク管理とは？
プロジェクトでは、計画どおりに進めていても、納期の遅れや予算超過、担当者の離脱など、将来起こる可能性のある問題が発生することがあります。
ここでは、プロジェクトマネジメントにおけるリスクの意味や、リスク管理が必要な理由、すでに発生している課題との違いについて説明します。
リスクとは
リスクとは、プロジェクトを進めるなかで、将来発生する可能性がある事象のことです。
納期や予算、品質、体制などに影響しそうな事象を洗い出し、発生する可能性や影響の大きさをあらかじめ確認しておくことが大切です。
リスク管理がプロジェクトに必要な理由
問題が起きてから対応すると、納期の遅れや予算の増加などにつながる可能性があります。
あらかじめリスクを把握して対応方法を決めておけば、実際に問題が発生したときも落ち着いて対応しやすくなり、影響を抑えることにつながります。
リスクと課題の違い
リスクは、まだ発生していないものの、将来起こる可能性がある事象です。
一方、課題はすでに発生しており、対応が必要な問題を指します。
リスクには事前に対策を考え、課題には現在の状況を確認しながら解決に向けて対応するという違いがあります。
プロジェクトマネジメントにおけるリスク管理の進め方
プロジェクトのリスク管理は、起こりそうな問題を考えるだけでなく、リスクを洗い出し、発生確率や影響度を確認したうえで、対応する順番や担当者を決めて進めます。
ここでは、リスクの洗い出しから評価、対応、監視・見直しまで、具体的な進め方を順を追って説明します。
1．プロジェクトのリスクを洗い出す
プロジェクトの開始時に、納期や予算、品質、担当者、設備などを確認し、予定どおり進まなくなる可能性がある事象を洗い出します。
過去の類似プロジェクトで起きた問題も参考にしながら、「何が起こる可能性があるのか」を具体的に整理しておきましょう。
2．発生確率と影響度からリスクを評価し、優先順位を決める
洗い出したリスクについて、発生する可能性と、納期や予算、品質などに与える影響の大きさを評価します。
たとえば、それぞれを1～5の5段階で評価し、発生する可能性と影響が大きいリスクから優先して対応すると管理しやすくなります。
3．リスクへの対応策と担当者を決める
優先度の高いリスクから、発生を防ぐ方法や、発生した場合の影響を抑えるための対応策を考えます。
あわせて担当者や期限を決めておくことで、実際に対応が必要になったときも、誰が何をするのか迷いにくくなります。
4．対応策を実行する
決めた対応策を実行し、リスクの発生を防いだり、発生した場合の影響を抑えたりします。
実施した内容や結果を記録し、十分な効果が得られていない場合は、必要に応じて追加の対応を検討しましょう。
5．リスクを継続的に監視・見直す
プロジェクトの進行中は、定例会議や進捗確認の際に、リスクの状況や評価に変化がないか確認します。
新しいリスクが見つかった場合は追加し、対応が不要になったものは完了とするなど、状況に合わせて見直していくことが大切です。
プロジェクトのリスクに対する主な対応方法
プロジェクトでリスクが見つかったら、すべてを同じ方法で処理するのではなく、発生確率や影響度、対応にかかるコストなどを踏まえて方法を選ぶ必要があります。
ここでは、プロジェクトで使われる主なリスク対応方法について説明します。
回避｜リスクの原因となる計画や方法を変更する
回避は、リスクの原因となる計画や方法を変更し、発生する可能性をなくす対応です。
たとえば、納期遅延につながりそうな工程がある場合は、その工程をなくしたり別の手順に変更したりして、リスクそのものを避けます。
軽減｜発生確率や影響を小さくする
軽減は、リスクが発生する可能性を下げたり、発生した場合の影響を小さくしたりする対応です。
たとえば、作業ミスが心配な場合は確認工程を追加するなど、問題が起こりにくい方法を取り入れます。
転嫁｜リスクの負担を第三者へ移す
転嫁は、リスクが発生した場合の費用や対応などの負担を、契約などによって第三者へ移す方法です。
たとえば、専門的な作業を外部業者へ委託し、責任範囲や費用負担を契約で明確にしておく方法があります。
受容｜リスクを認識したうえで受け入れる
受容は、リスクの発生可能性や影響を把握したうえで、あえて追加の対策を行わずに受け入れる方法です。
対策にかかる費用や手間が大きい場合などに選び、必要に応じて発生したときの対応方法も決めておきます。
リスク管理を進めるときのポイント
リスク管理を実行するときは、起こり得る問題を具体的に整理し、発生確率や影響度を基準に優先順位を決めることが重要です。
ここでは、リスクを洗い出して優先順位を付け、担当者や期限を決めたうえで継続的に見直すポイントについて説明します。
リスクを具体的な事象として洗い出す
リスクを洗い出すときは、「問題が起こる」といった曖昧な表現ではなく、何が起こり、どのような影響が出るのかを具体的に整理します。
たとえば、「担当者の離脱によって作業が5営業日遅れる可能性がある」のように書くと、その後の評価や対応策を考えやすくなります。
発生確率と影響度を基準に優先順位を付ける
リスクの優先順位は、発生する可能性と、発生した場合の影響の大きさをもとに決めます。
それぞれを1～5点などで評価し、重要度の高いリスクから対応することで、限られた時間や予算を必要な対策に振り分けやすくなります。
リスクごとに担当者と対応期限を明確にする
リスクごとに担当者を決め、いつまでに何をするのかを具体的にしておきます。
「確認する」だけで終わらせず、対応内容と期限まで決めておくことで、誰が対応するのか分からず、そのまま放置されることを防ぎやすくなります。
定期的にリスクを確認して追加・更新する
リスクは最初に洗い出して終わりではなく、定例会議などで状況を確認しながら継続的に見直します。
新しいリスクは追加し、発生確率や影響度に変化があれば更新することで、プロジェクトの状況に合わせて管理しやすくなります。
リスク管理表・リスク登録簿を活用する
リスク管理表やリスク登録簿を使うと、プロジェクトで発生する可能性があるリスクと、その対応状況をまとめて管理できます。
ここでは、リスク管理表・リスク登録簿に記録する項目と、対応状況を管理する方法について説明します。
リスクの内容・発生確率・影響度を記録する
リスク管理表・リスク登録簿には、どのようなリスクが発生する可能性があるのかを具体的に記録します。
発生確率と影響度を1～5段階などの共通基準で評価しておくと、リスクを比較しながら優先順位を判断しやすくなります。
対応策・担当者・期限・状況を一元管理する
リスクごとに対応策や担当者、期限、現在の状況を記録し、一つの表で確認できるようにします。
「未対応」「対応中」「完了」などの状況も更新しておくことで、対応の遅れや漏れに気づきやすくなります。
まとめ
プロジェクトマネジメントにおけるリスク管理では、将来起こる可能性がある問題を事前に洗い出し、発生確率や影響度をもとに優先順位を決めて対応します。
リスクごとに対応策や担当者、期限を明確にしておくことで、実際に問題が起きた場合もスムーズに対応しやすくなります。
また、リスクはプロジェクトの進行に合わせて変化するため、最初に確認して終わりではありません。
リスク管理表などを活用して定期的に状況を見直し、新しいリスクの追加や優先順位の変更を行いながら継続して管理していくことが大切です。