はじめに
「KPIって具体的に何を設定すればいいの？」
「売上目標は決まっているけれど、日々どの数字を追えばいいのか分からない」と感じていませんか。
仕事で目標管理を任され、売上や契約数などのゴールは決まっていても、そこへ到達するために何を数値化し、どのくらいの目標値を設定すればよいのか迷うことがありますよね。
この記事では、KPIの基本的な意味から設定方法、業務で使える具体例まで順を追って説明していきます。
KPIとは？
KPIは、最終的な目標に向けて計画どおりに進んでいるかを途中で確認するための指標です。
ここでは、KPIの意味、KGIとの違い、KPIを設定する目的について順に解説します。
KPIとは
KPIは、最終目標を達成するまでの進み具合を、数値で確認するための指標です。
目標達成に必要な行動や成果を、件数・割合・金額などの数値で設定し、週単位や月単位で実績を確認します。
目標として設定した数値と実績を比べることで、計画どおりに進んでいるかを把握しやすくなります。
KGIとの違い
KGIは最終的に達成したい目標を数値で示す指標で、KPIはKGIを達成するまでの進み具合を確認するための指標です。
たとえば、KGIで最終的な売上額や契約件数を設定した場合、KPIでは達成するために必要な行動や途中の成果を数値で設定します。
KGIが「最終的にどこまで達成できたか」を確認するのに対し、KPIは「目標に向けて計画どおり進んでいるか」を確認する点に違いがあります。
KPIを設定することで目標達成までの行動を管理しやすくなる
KPIを設定すると、目標達成に必要な行動を数値で確認できるため、計画に対してどの程度進んでいるのかを把握しやすくなります。
週単位や月単位で目標値と実績値を比べれば、差が生じた段階で行動量や進め方を見直すこともできます。
最終的な結果が出る前に進み具合を確認できるため、必要に応じて調整しながら目標達成を目指せます。
KPIを設定する方法と基本的な流れ
KPIを設定するときは、最初に達成したい最終目標であるKGIを明確にし、その目標につながる行動を整理することが大切です。
ここでは、KGIの設定から指標の選定、数値化、改善・見直しまでの流れを順に解説します。
達成したい目標（KGI）を明確にする
KPIを設定する前に、まずは最終的に達成したいKGIを数値と期限で明確にします。
「売上を増やす」といった曖昧な目標ではなく、「6か月後までに売上1,000万円を達成する」のように、達成できたかどうかを判断できる形にしましょう。
KGIが明確になると、目標達成に向けて何を管理すればよいのかも整理しやすくなります。
目標達成につながる重要な行動指標を選ぶ
KGIを設定したら、その達成につながる行動の中から、KPIとして管理する指標を選びます。
KGIを達成するまでの流れを分けて考え、どの行動が最終的な目標の数値に影響するのかを確認しましょう。
単に測定しやすい指標を選ぶのではなく、KGIとのつながりを考えて必要なものに絞ることが大切です。
進捗を判断できる具体的な数値を設定する
KPIには、達成状況を確認できる具体的な目標値を設定します。
「問い合わせを増やす」ではなく「月50件」のように数値で示し、いつまでにどの程度達成するのかを明確にしましょう。
週単位や月単位で目標値と実績値を比べられるようにしておくと、計画に対してどのくらい進んでいるのかを確認しやすくなります。
定期的に確認してKPIを改善・見直しする
設定したKPIはそのままにせず、週1回や月1回など確認するタイミングを決めて、目標値と実績値を比べます。
KPIを達成しているのにKGIの数値が伸びていない場合は、設定した指標が最終目標につながっているかを確認しましょう。
KGIとのつながりが弱い場合は指標を変更し、目標値と実績値に大きな差がある場合は、数値や行動内容を見直すことが大切です。
良いKPIを設定するための判断ポイント
KPIは数値を設定するだけでなく、実際の成果につながる指標になっているかを確認することが大切です
ここでは、良いKPIを設定するために確認したい判断ポイントを順に解説します。
成果につながる指標になっているか確認する
KPIを設定するときは、数値が伸びることでKGIの達成に近づく指標になっているかを確認します。
候補となる指標ごとに、数値の増減が最終目標にどのような影響を与えるのかを考えてみましょう。
KPIを達成しているのにKGIの数値が伸びない状態が続く場合は、成果とのつながりが弱い可能性があるため、指標を見直すことが大切です。
達成状況を数値で判断できる指標にする
KPIは、「取り組みを強化する」といった曖昧な表現ではなく、件数・金額・割合・時間などを使って具体的な数値を設定します。
「月50件」「達成率80％」のように基準を決めておくと、達成できたかどうかを同じ基準で判断できます。
週1回や月1回など確認するタイミングも決め、目標値と実績値を比べられるようにしておきましょう。
現場が継続して取り組める目標に設定する
KPIは、担当者が日々の業務の中で無理なく続けられる数値に設定することも大切です。
現在の実績や担当人数、1日に確保できる作業時間を確認し、期間内に取り組める行動量を考えます。
設定した行動を続けても通常の業務に支障が出ないかを確認し、実行が難しい場合は目標値を調整しましょう。
KPIの具体例を業務別に紹介
KPIとして設定する指標は、担当する業務や達成したい目標によって異なります。
ここでは、営業・マーケティング・業務改善で設定されるKPIの例を順に紹介します。
営業で設定されるKPIの例
営業では、「月100件の新規顧客へアプローチする」「月20件の商談を行う」「商談からの成約率を25％にする」などがKPIの例です。
最終的な売上目標や契約件数から逆算し、必要なアプローチ数や商談数、成約率などを設定すると、営業活動の進み具合を確認しやすくなります。
マーケティングで設定されるKPIの例
マーケティングでは、「Webサイトから月100件の問い合わせを獲得する」「広告のクリック率を3％にする」「資料請求を月50件獲得する」などがKPIの例です。
問い合わせや購入などの最終的な成果につながる数値を設定することで、施策の効果を確認しやすくなります。
業務改善で設定されるKPIの例
業務改善では、「1件あたりの作業時間を60分から45分に短縮する」「月の入力ミスを10件から5件以下に減らす」「月20時間の残業時間を15時間以下にする」などがKPIの例です。
改善前の数値を基準に目標値を設定すると、取り組みによってどの程度改善したのかを比較しやすくなります。
KPI設定でよくある失敗例
KPIを設定しても、数値を測定すること自体が目的になると、目標達成に必要な行動につながりにくくなります。
ここでは、KPI設定で起こりやすい失敗例を順に解説します。
測定すること自体が目的になってしまう
KPIは、数値を毎週・毎月集計するだけではなく、その結果を次の行動に活かすことが大切です。
目標値と実績値を比べ、未達の場合はどの行動をどの程度増やす、または減らすのかを考えます。
数値を記録して終わりにせず、実績に合わせて次の行動を決めることで、KPIを進捗管理に役立てられます。
成果につながらない指標を設定してしまう
KGIとのつながりが弱い指標をKPIにすると、その数値を達成しても最終目標の達成につながらないことがあります。
KPIを設定するときは、その数値の増減がKGIにどのような影響を与えるのかを確認しましょう。
KPIを達成しているのにKGIが改善しない状態が続く場合は、指標そのものを見直すことが大切です。
設定後に確認や改善を行わない
KPIを設定した後は、週1回や月1回など確認するタイミングを決め、目標値と実績値を比べることが大切です。
確認をしないままでは、計画との差やKGIとのつながりに気づきにくくなります。
未達が続く場合や、KPIを達成してもKGIが改善しない場合は、目標値や指標を見直しましょう。
まとめ
KPIは、最終目標であるKGIに向けて、どの程度進んでいるのかを数値で確認するための指標です。
設定するときはKGIから逆算し、成果につながる行動を具体的な数値にすることが大切です。
また、KPIは一度決めて終わりではなく、定期的に実績を確認し、必要に応じて目標値や指標を見直します。まずは達成したいKGIを明確にし、そのために必要な行動を数値に置き換えるところから始めてみましょう。